3. Средства ms outlook для организации рабочего места

Для решения задач по планированию и организации работы в приложении Microsoft Outlook имеются следующие функциональные элементы: Календарь, Организатор задач, Обработчик сообщений, Организатор контактов и собраний, Дневник, Записная книжка.

Перечисленные элементы способны непосредственно взаимодействовать друг с другом, так как представляют собой набор фильтров единой базы данных Outlook. To есть вся информация хранится в одном массиве, работа с которым происходит на основе определенного набора полей, характерного для данной функции. Физически не существует папок Календарь, Дневник и др., все это логические, а не физические структуры. Это важно знать, когда необходимо перенести данные из Microsoft Outlook на другой диск или компьютер. Стандартными средствами программ: Microsoft Outlook, Microsoft Office или Windows, – такую операцию выполнить не возможно. Но существуют специальные служебные средства, позволяющие выполнить перенос данных и даже преобразовать их в другие форматы.

Календарь – это электронный аналог настольного перекидного календаря, но имеющий более широкие возможности. В Календаре указываются:

• встречи, назначенные на определенное время;

• собрания – встречи с контактами;

• события – встречи длительностью более одного дня.

Используя эти данные, папка Календарь позволяет:

• вести расписание;

• фиксировать повторяющиеся встречи и даты;

• оповещать и приглашать участников на встречи;

• организовывать собрания по сети.

По умолчанию каждые сутки в Календаре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной строкой записи. Это напоминает запись в настольном календаре о теме, времени и участниках некоторого мероприятия. Календарь способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный распорядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, то программа может автоматически средствами электронной почты по локальной сети рассылать им предупреждения.

С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в виртуальном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети, или сетевыми конференциями. Они удобны при обсуждении вопросов между участниками, находящимися в разных офисах и даже в разных городах и странах. Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и мероприятиями происходит автоматически.

Компонент Организатор задач предназначен для планирования конкретных работ и контроля их исполнения. Здесь указываются планы с датами их начала и завершения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие указать время начала и окончания работ, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состояние дел в текущий момент.

Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя записи базы данных Outlook. Автоматически проводится и синхронизация действий пользователя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями, внесенными в иные категории.

В целом папка Задачи позволяет:

• фиксировать процесс выполнения задачи;

• напоминать о задаче;

• группировать задачи;

• поручать задачи другому лицу.

Компонент Обработчик сообщений выполняет функции «центра связи» Microsoft Outlook. Основным видом обрабатываемых сообщений являются сообщения электронной почты. Кроме того, обрабатываются сообщения и других служб, например, почты на основе Web-страниц и документов, отправленных по локальной сети.

Компонент Организатор контактов является адресной книгой с расширенными возможностями. В нее заносятся подробные сведения о людях и организациях, а именно:

• имена, псевдонимы, обращения;

• телефонная книга;

• адресная книга;

• личные сведения;

• привычки, особые приметы;

• даты рождения.

Папка Контакты позволяет:

• упорядочить информацию по стандартным полям и полям пользователя;

• присвоить категории, например: друг, одноклассник;

• группировать контакты;

• получить доступ к Календарю контакта.

Данные из папки Контакты используются остальными средствами Outlook и другими приложениями Microsoft Office. Набор фильтров позволяет сортировать данные различными способами в зависимости от конкретной задачи.

Дневник – это средство для внесения записей самого различного характера, а именно:

• фиксирование информации о взаимодействии с контактами, о работе с документами Microsoft Office;

• внесение любых необходимых записей.

Папка Дневник позволяет:

• группировать записи;

• автоматически фиксировать выполненные действия;

• находить местоположение созданных файлов.

Его отличие от Календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и др.

Вторая функция Дневника – автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена.

Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако он присутствует в некоторых других компонентах, в частности, в Дневнике в виде кнопки [Организовать]. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конференций, определение состава участников, рассылка извещений, получение ответов.

Как известно, непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом случае можно совместно работать над документами Microsoft Office, например, над презентацией PowerPoint; во втором – предусмотрена лишь возможность обмена сообщениями.

Записная книжка фиксирует сведения для памяти. Это средство призвано заменить клочки бумаги, на которых часто записывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабочим инструментом руководителя, записанные заметки помогут сохранить мало значимую информацию, которая впоследствии может оказаться востребованной. Папка заметки позволяет:

• различать заметки по цвету;

• группировать заметки по категориям.

Очевидно, что для того чтобы электронная Записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook – запущена.