Настройка рабочей среды

Окно программы Microsoft Outlook имеет элементы, типичные для приложений Windows и Microsoft Office, например такие как: строка меню, панели инструментов, рабочая область. Содержание меню и состав отображаемых панелей инструментов можно изменять командой Настройка.

В рабочем поле отображаются данные в форме, определяемой выбранным вариантом представления. Особенностью интерфейса Microsoft Outlook является также возможность доступа к любым дискам, папкам и файлам непосредственно из программы. При работе надо помнить, что ярлыки: Мой компьютер, Мои документы, Избранное, – находятся в группе Другие ярлыки. При работе с Microsoft Outlook используются папки двух типов: физические, то есть находящиеся на дисках, и логические, то есть представляющие собой фильтры базы данных Microsoft Outlook.

Для полноценной работы в локальной сети рекомендуется установить следующие службы:

• Microsoft Exchange Server;

• Microsoft Mail,

• Microsoft Fax,

• Адресная книга Outlook,

• Личная адресная книга,

• Электронная почта Internet,

• Личные папки.

Если Microsoft Outlook используется на автономном компьютере без подключения к локальной сети, то первые две службы можно не устанавливать.

Совместный, а также удаленный доступ к папкам Microsoft Outlook с удаленного (например, мобильного) компьютера обеспечивает служба Microsoft Exchange Server. Компьютер, который пользуется этой службой, должен быть подключен к локальной сети, работающей под управлением операционной системы Windows NT/Windows 2000 и выше.

Параметры доступа, такие как: имя сервера, почтовое отделение, имя почтового ящика, – определяет администратор локальной сети. Обычно такие настройки проводятся заранее, и пользователю не нужно об этом беспокоится.

Служба Microsoft Mail работает совместно с сервером Microsoft Exchange и обеспечивает обработку сообщений в почтовом ящике при доступе к нему с удаленного компьютера. То есть, находясь в другом городе, можно через Internet подключиться к локальной сети своего предприятия, прочитать, составить и отправить сообщения, используя все средства Microsoft Outlook.

Служба Microsoft Fax обеспечивает отправку факсимильных сообщений. Для ее работы необходимы либо модем, установленный на автономном компьютере и подключенный к телефонной линии, либо подключение к локальной сети, имеющей выход в телефонную сеть.

Адресная книга Outlook позволяет хранить и обрабатывать адресные данные частных лиц и организаций. Доступ к данным адресной книги может быть общим или ограниченным.

Личная адресная книга предназначена для выполнения тех же функций, только доступ к ней, как правило, личный.

Служба Электронная почта Internet обеспечивает обработку сообщений электронной почты, поступающих в адрес учетной записи, открытой на узле сервис-провайдера. Возможен доступ к своей учетной записи на узле сервис-провайдера через локальную сеть, если это предусмотрено ее конфигурацией.

Наличие или отсутствие перечисленных служб определяет параметры элементов интерфейса Outlook при работе с конкретными папками и формами представлений.

Хранение информации осуществляется в папках разного типа: Папки органайзера и Почтовые папки.

• Папки органайзера включают в себя: Дневник, Задачи, Заметки, Календарь, Контакты.

• Почтовые папки включают в себя: Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные, Черновики.