2. Программа microsoft outlook

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения этого пакета: Word, Excel, Access, PowerPoint, – являются автономными средствами подготовки документов, то Microsoft Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. В англоязычной литературе такие продукты относят к классу Workflow management – систем управления ходом работ.

С точки зрения пользователя, программа Microsoft Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. Ряд пользователей применяют Microsoft Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции этой программы значительно шире. Эта программа является универсальным средством организации работы и обладает следующими функциональными средствами:

• адресной книгой (телефонным справочником);

• электронной перепиской;

• организацией совместной работы: встреч, собраний, мероприятий, общения on-line;

• проведением мероприятий;

• работой в общем приложении.

Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими приложениями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовывать работу с документами, разработанными в других программах Microsoft Office так, чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения работ, проверялась синхронизация версий документов, устанавливалось соответствие между документами и задачами, людьми и сроками.

Так как программа Microsoft Outlook ориентирована на применение в корпоративных сетях, то она является средством организации групповой работы. На локальном компьютере или в одноранговой сети некоторые функции этой программы могут быть не доступны.

Программу Microsoft Outlook можно интегрировать с другими приложениями: Outlook Express для выполнения функций почтового клиента и с Net Meeting для:

• организации сетевого собрания;

• совместной работы в приложении;

• беседы в Chat.

Создание гиперссылок. В приложении Microsoft Outlook 2000 имеется возможность размещать в тексте сообщений различные виды гиперссылок. Помимо общеупотребимых в Internet видов гиперссылок, имеются средства создания ссылок на элементы самого приложения Microsoft Outlook.

Однако следует иметь в виду, что в этом случае браузер, установленный у получателя сообщения, должен поддерживать службы и протоколы Internet, задействованные в гиперссылках. Так, для перехода по гиперссылке, ведущей к ресурсу, находящемуся на FTP-сервере, необходимо наличие клиента службы FTP и поддержка соответствующего протокола.

Программа Microsoft Outlook позволяет создавать следующие основные виды гиперссылок:

• на файлы, размещенные в интрасети предприятия (file://);

• на файлы, расположенные на серверах FTP (ftp://);

• на Web-страницы (http://);

• на защищенные Web-страницы (https://);

• на адрес электронной почты отправителя (mailto:);

• на группы новостей Internet (news:);

• на доступ к удаленному компьютеру (telnet://);

• на доступ к папкам, элементам, файлам Outlook (Outlook:, или Outlook://).

Для указания доступа к элементам и файлам Microsoft Outlook следует соблюдать следующие правила написания гиперссылок.

Для папки Входящие – Outlook:Inbox. Если ссылка требуется на конкретное сообщение – Outlook:Inbох-тема сообщения.

Для папки Контакты – Outlook:Contacts. Если требуется ссылка на конкретный контакт – Outlook:Contacts-имя контактного лица.

Для папки, находящейся в почтовом ящике сервера Microsoft Exchange,–Outlook:имя папки\имя вложенной папки.

Для папки Календарь – Outlook:Calendar.

При наличии в локальной сети сервера Microsoft Exchange становятся доступными несколько способов защиты данных от несанкционированного доступа:

• цифровая подпись сообщений, гарантирующая их подлинность;

• шифрование сообщений; скрытие отдельных личных сведений от лиц, имеющих доступ к вашим папкам;

• отправка частных сообщений, не подлежащих изменению; запрет доступа к общим папкам из Интернета.

Цифровая подпись является уникальным средством идентификации личности, владеть которой может только одно лицо. Пользователь либо получает ее вместе с сертификатом открытого ключа у администратора локальной сети, либо создает самостоятельно с помощью программного средства электронной цифровой подписи, после чего получает сертификат на открытый ключ в уполномоченной организации.

Если сообщение должно быть отправлено в зашифрованном виде, его шифруют с помощью открытого ключа получателя.