Технология работы в MathCad

Перед набором текста надо предварительно открыть специальную область – Текстовый регион (Текстовая область), используя меню Вставка. После выполненных действий появится черная рамка, определяющая текстовую область.

Математические функции:

СУММ – абсолютное суммирование значений

ОКРУГЛ – обычное округление

ЦЕЛОЕ – округление вниз до ближайшего целого

ПРОИЗВЕД – произведение чисел

ОСТАТ – остаток от деления

КОРЕНЬ – положительный квадратный корень

LOG – логарифм по заданному основанию

LN – логарифм натуральный

EXP – константа Е в заданной степени

SIN – синус и др.

К логическим функциям относятся функции для записи условия: ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ.

Статистические функции:

МАКС – находит максимальное значение

МИН – находит минимальное значение

СРЗНАЧ – находит среднее значение и др.

Функции даты и времени: ВРЕМЯ, ГОД, ДАТА и др. С помощью этих функций можно решать задачи, связанные с определением стажа работы, числом рабочих дней и др.

Функции ссылок и массивов:

ПРОСМОТР таблицы

ТРАНСП – транспонирование таблицы

ВЫБОР – выбирает и возвращает значение элемента из списка аргументов

ВПР и ГПР – выполняет поиск информации в таблицах соответственно по вертикали (ВПР) и горизонтали (ГПР) и др.

Функции работы с базой данных:

ДМАХ – нахождения максимума по базе

ДМИН – нахождения минимума по базе

ДСРЗНАЧ – нахождения среднего значения и др.

К финансовым функциям относят функцию ПЗ, возвращающую текущий объем вклада и др.

В MathCAD реализована интеграция с общераспространенными настольными приложениями. В отличие от других пакетов, которые выполняют роль основного инструмента специалиста, MathCAD пригоден и в качестве вспомогательного средства. Например, если пользователя не удовлетворяют возможности Excel, он может использовать MathCAD.

Технология работы в средах Excel и MathCAD имеет много общего:

• встроено большое количество математических операторов и функций;

• математический аппарат можно расширять, создавая пользовательские операторы, функции и процедуры.

В силу своей схожести, эти пакеты могут работать совместно. Экспортировать данные из таблицы Excel в матрицу MathCAD можно. Но провести обратную операцию нельзя. Для решения этой задачи надо задействовать таблицу Excel как компонент MathCAD.

Контрольные вопросы

1. Пакеты для математической обработки данных

2. Пакет MatLab

3. Программа Mathematica

4. Пакет MathCAD

5. Технология работы в MathCAD

Тема 10. Программы-органайзеры Вопросы

1. Программы-органайзеры

2. Органайзер MS OutLook

3. Средства MS OutLook

4. Средства MS OutLook для организации совместной работы

5. Тенденции развития программного обеспечения

1. Программы-органайзеры

Сегодня остро стоит вопрос автоматизация документооборота. Причин этому много. Во-первых, информационные потоки не менее важны, чем материальные и информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись достаточно дорого.

Существует ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

• документы теряются;

• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;

• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

• создается несколько копий одного и того же документа – в результате на копирование тратиться немало средств;

• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить перечисленные проблемы, а также дополнительно:

• обеспечит слаженную работу всех подразделений;

• упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

• повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

• повысит оперативность доступа к информации;

• позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Системы электронного управления делятся на следующие подсистемы автоматизации документооборота:

• системы автоматизации делопроизводства;

• архивы документов;

• системы ввода документов и системы обработки образов документов;

• системы управления стоимостью хранения документов;

• системы маршрутизации документов;

• системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Принято выделять три уровня внедрения информационных технологий в делопроизводство.

1 уровень: автоматизированные системы управления бумажным документооборотом. Эти системы обращаются не с самим документом, а с сопровождающей информацией. По сути, это электронный аналог регистрационных карточек, журналов «Входящие и исходящие документы». Реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных, по ним и определяется, чей он, когда поступил и т.д. В настоящее время в большинстве организаций данный уровень считается пройденным этапом.

2 уровень. Ключевой признак этого уровня – наличие в системе электронной версии каждого документа. Это позволяет вести поиск по содержимому документа, обмениваться документами по сети, пересылать документы по электронной почте. В системе второго уровня обычно присутствуют справочные базы данных для облегчения деятельности (например, «код товара – наименование товара»). Нередко в качестве подсистемы систем второго уровня поставляются программы сканирования и распознавания текста.

Системам второго уровня присущи следующие ограничения: они оперируют не с электронными документами, а с электронными копиями бумажных документов. Бумажные документы все равно есть и именно они имеют юридическую силу (подпись/печать). Именно бумажные документы обязаны храниться в архивах, а их электронные копии сохраняются только для удобства.

3 уровень. Система электронного управления документами третьего уровня должна обладать следующими возможностями:

• процедурой экспертизы целостности документа;

• поддержкой сертифицированных средств электронной цифровой подписи;

• подсистемой хранения ключей к цифровой подписи.

В настоящее время в Беларуси действует только одна полноценная система 3-го уровня: Автоматизированная система межбанковских расчетов, которая поддерживается Белорусским межбанковским расчетным центром (БМРЦ) (разработчик – IBA). Система позволяет выполнять платежи между банками в электронной форме с поддержкой цифровой подписи без бумажных подтверждений.

Для активного внедрения систем третьего уровня должна быть решена задача обеспечения подлинности электронных документов на таком уровне, который бы позволил отказаться от бумажных двойников. Также необходимы изменения в законодательной базе для архивов, чтобы они могли принимать электронные документы на хранение.

Рассмотрим специфику, присущую корпоративным системам электронного управления документами. Корпорация – это крупное, территориально распределенное предприятие с многоуровневой системой управления.

Основные функции корпоративной электронной системы управления документами:

• единая система нумерации и учета документов;

• возможность обмена регистрационными данными и электронными документами между подразделениями;

• сквозная система контроля исполнения документов;

• аккумулирование всех документов, материалов и информации о документах, относящихся к одному вопросу в одно «дело»;

• создание единого эталонного бланка нормативных актов корпорации;

• организация рассылки нормативных актов в подразделение;

• внедрение единой технологии делопроизводства во всех подразделениях;

• возможность обмена электронными документами с другими системами управления документами.

К программам-органайзерам относят группу программ, предназначенных для организации работы и ее упрощению. Представителями этой группы являются следующие программы:

1. Dynamic Notes, Smart Reminder, NotesHolder Lite, Удобные заметки, Супернапоминатель – напоминатель, хранитель заметок;

2. Longsoft NetBook – ведение баз контактов с сетевым доступом;

3. Call’em All – номеронабиратель, телефонный справочник;

4. Freebie Notes, ReboClick – менеджер заметок, организатор задач, напоминатель, будильник;

5. Rom@nSoft CD Organizer – систематизатор файлов;

6. Power Notes – планировщик, напоминатель, организатор календаря;

7. Reminder 2000, Личный секретарь, Microsoft Outlook – универсальные средства: дневник, задачи, календарь и др.

8. Microsoft Office Groove 2007.

Microsoft Office Groove 2007 – система организации совместной работы, предназначенная для управления широким спектром проектных работ, начиная с совместной разработки документов и заканчивая специализированными решениями, интегрированными с бизнес процессами.

Основные преимущества Office Groove 2007, способствующие более динамичной и эффективной работе отдельных пользователей и групп, независимо от их местоположения и подключения к сети:

• возможность собрать рабочую группу, инструменты и данные в одной рабочей области, которая доступна всем участникам группы на их компьютерах;

• настройка каждой рабочей области в соответствии с потребностями конкретной рабочей группы;

• совместная работа с коллегами, партнерами и клиентами с помощью одного продукта;

• эффективная работа независимо от местонахождения и режима (интерактивного или автономного);

• эффективная автоматическая синхронизация работы;

• полная информация о том, кто, когда и с чем работает;

• синхронизация библиотек документов SharePoint;

• создание формы в Microsoft Office InfoPath 2007 для общего доступа с использованием Office Groove 2007;

• эффективное оперативное взаимодействие за счет интеграции Microsoft Office Communicator;

• работа в международных коллективах с использованием разных языков.