7. Возможности excel по работе со списком (базой данных)

Чтобы использовать таблицу Excel как базу данных, ее надо рассматривать как списки. Список – непрерывный диапазон ячеек, содержащий данные одной определенной структуры. Например: фамилии, телефоны. В Excel имеются следующие средства работы с таблицей как с базой данных:

1. Сортировка данных.

2. Фильтрация данных.

3. Использование форм.

4. Подведение итогов.

5. Сводные таблицы.

В Excel можно сортировать как числовые, так и текстовые данные. Числовые данные можно сортировать по возрастанию или убыванию, а текстовые – по алфавиту или в обратном порядке. При сортировке строки таблицы переставляются физически (!) в соответствии с выбранным порядком сортировки.

Фильтры предназначены для упрощения процесса поиска и удаления данных. Например, из списка жильцов надо выбрать записи, которые удовлетворяют заданному месту проживания. При фильтрации записи не переупорядочиваются физически (!) – результат применения этой функции – скрытие записей, не соответствующих критерию. При фильтрации записи, которые не соответствуют заданному критерию, скрываются, однако порядок их расположения остается прежним.

Существует два типа фильтров: Автофильтр и Расширенный фильтр. В отличие от команды Автофильтр, команда Расширенный фильтр требует задания в отдельном диапазоне рабочего листа условий отбора строк, что позволяет:

• задать условия для нескольких столбцов, соединенные логическим оператором ИЛИ;

• задать три и более условий для одного конкретного столбца с использованием оператора ИЛИ;

• задать вычисляемые условия.

Формы позволяют представить данные таблицы построчно, что удобно, когда таблицы больших размеров, а работать требуется с каждой строкой отдельно. Режим реализуется командой Форма. Форму удобно использовать для просмотра записей, изменения записей, добавления записей, удаления записей списка, поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям.

Итоги. Для данных, представленных в виде списка, Excel позволяет суммировать данные, получая промежуточные и окончательные итоги. В результате получения итогов таблица дополняется строками, содержащими итоговые данные для каждого выбранного элемента. В последнюю вставляемую строку таблицы будет помещена информация об общем итоге для всех элементов списка.

Excel предлагает встроенные функции для получения итогов и анализа: Сумма, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение и др.

Команда Итоги вычисляет и общие итоги. Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении исходных данных.

Контрольные вопросы

1. Назначение табличных процессоров

2. Табличный процессор MS Excel и его основные понятия

3. Функциональные возможности MS Excel

4. Технология проектирования таблицы

5. Типы данных в MS Excel

6. Возможности деловой графики MS Excel

7. Технология создания связанных таблиц

Тема 8. Системы обработки графической информации Вопросы

1. Классификация компьютерной графики

2. Системы компьютерной графики

3. Системы создания динамических презентаций

4. Система создания презентаций PowerPoint

5. Презентация и ее структура