Технология проектирования таблицы

При проектировании таблицы с использованием табличного процессор рекомендуется придерживаться следующих этапов.

Этап 1. Формулировка задачи в терминах конечного пользователя:

• описание предметной области,

• общая характеристика задачи,

• описание входной и выходной информации.

Здесь следует продумать и алгоритм расчетов.

Этап 2. Разработка, проектирование и согласование форм выходных документов на основе исходных данных.

Этап 3. Проектировании электронной таблицы. На этом этапе следует учитывать, что любой экономический документ состоит из следующих частей: заголовочной, содержательной, оформительной.

Заголовочная часть содержит: верхний колонтитул, номера страниц, выходные данные предприятия (организации), его логотип, название, дата составления документа, заголовок и подзаголовок документа, его шапка с нумерацией граф.

Содержательная часть – строки, заполненные постоянной и переменной информацией, а также расчетные формулы.

Оформительная часть содержит подписи лиц, удостоверяющих подлинность документа: руководителя предприятия, главного бухгалтера; дополнительные сведения о предприятии или документе, нижний колонтитул, номера страниц и дата, если они проставляются внизу.

Технология проектирования электронной таблицы:

Шаг 1. Проектирование заголовочной части таблицы и установка оптимальной ширины столбцов.

Шаг 2. Разработка алгоритма решения задачи и запись его в содержательной части таблицы в виде формул в ячейки таблицы.

Шаг 3. Ввод постоянной информации.

Шаг 4. Проектирование оформительной части таблицы, включая итоговую строку и формулы.

Шаг 5. Введение функционально значимых визуальных эффектов: цветности, шрифтов, рамки и пр.

Шаг 6. Защита не меняющейся части таблицы: заголовка, шапка, постоянной информации и формул (!) для расчета.

Шаг 7. Фиксация заголовка и, если необходимо, – левого боковика.

Шаг 8. Переход в режим формул и сохранение полученной таблицы в качестве макета.

Шаг 9. Ввод в макет таблицы переменной информации.

Шаг 10. Переход в режим расчета, расчет и сохранение расчетной таблицы.

Шаг 11. Предварительный просмотр и печать расчетной таблицы.

3.Типы данных в ms excel

В ячейки листа можно вводить константы и формулы. Константы бывают числовые, текстовые, даты и времени. Есть специальный тип констант – ошибочные значения. Ошибочные значения – это результаты вычислений по формулам, которые Excel не может разрешить:

# ДЕЛ/О!	Деление на ноль
#Имя?	Ссылка на отсутствующее в списке имя
#Знач!	Ссылка в математической формуле на текстовое значение
#Ссылка!	Отсутствует диапазон ячеек, на который ссылается формула
#Н/Д	Нет данных для вычисления
#Число!	Неправильный аргумент функции или значение формулы велико или мало
#пусто!	В формуле указано пересечение диапазонов, но эти диапазоны не имеют общих ячеек

Форматирование предназначено для облегчения восприятия данных. Форматирование можно выполнять с помощью меню Формат, а также Панели инструментов. Имеются следующие числовые форматы:

Общий – по умолчанию отображается содержимое ячейки, с округлением числа или отображением его в экспоненциальном формате; убираются незначащие нули.

Числовой – выводятся числовые значения в виде целых чисел или чисел с фиксированной запятой.

Денежный – управляет выводом денежной единицы.

Финансовый – соответствует денежному формату, но выводит денежную единицу с выравниванием по левому краю, а само число выравнивается по правому краю.

Процентный – выводит числа в виде процентов.

Дробный – выводит фактические дроби, а не в виде их десятичных значений.

Экспоненциальный – для вывода очень больших и очень маленьких чисел.

Текстовый – обозначает, что значение, хранящееся в ячейке, должно трактоваться как текст.

Дополнительный – это форматы почтовых индексов, номеров телефонов, табельные номера.

Стили предназначены для достижения единообразия в форматировании как в одном рабочем листе, так и в нескольких листах или книгах. Ко всем ячейкам в каждой новой книге применяется стиль Обычный, устанавливаемый автоматически по умолчанию.

Каждый стиль имеет от одного до шести атрибутов:

• числовой формат;

• шрифт;

• выравнивание;

• рамки;

• узоры;

• защита.

Стандартные стили можно изменять, можно добавлять новые стили.

Автоматические форматы – заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, рамки, узора, ширины столбца, высоты строки. Автоматические форматы реализуются командой Автоформат. Команда Автоформат предлагает набор готовых форматов и текстовых надписей. После выбора этой команды можно использовать другие команды форматирования для изменения предлагаемых форматов.

Шаблон – образец, который содержит оформление рабочего листа, текст, формулы, стили ячеек, пользовательские меню и макросы. Шаблон может включать данные и информацию о форматировании. В комплект поставки Excel входят шаблоны, автоматизирующие решение задач, связанных с заполнением счетов, авансовых отчетов и заказов.