Заключительный этап – подготовка к печати и печать документа:

Шаг 11. Предварительный просмотр.

Шаг 12. Печать.

Шаг 13. Анализ подготовленного документа.

Шаг 14. Завершение работы.

Контрольные вопросы

1. Прикладное программное обеспечение

2. Виды пакетов прикладных программ

3. Офисные пакеты

4. Защита информации в приложениях Microsoft Office

5. Системы обработки текстовых документов

6. Системы распознавания текстов

7. Текстовый процессор Microsoft Word

Тема 7. Системы обработки табличной информации

Вопросы

1. Табличные процессоры

2. Табличный процессор MS Excel

3. Типы данных в MS Excel

4. Автозаполнение данных в MS Excel

5. Возможности деловой графики MS Excel

6. Технология создания связанных таблиц

7. Возможности MS Excel по работе со списком (базой данных)

1. Табличные процессоры

По-английски электронная таблица – SpreadSheet – протяженный лист. Концепция электронной таблицы была впервые реализована в начале 80-х годов ХХ века в системе VisiCalc. Идея оказалась удачной и была подхвачена рядом фирм, которые стали выпускать системы такого класса.

На рынке ПО наиболее популярными табличными процессорами являются: Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development Inc.; Quattro Pro фирмы Corel; Excel фирмы Microsoft.

Они являются компонентами соответствующих офисных пакетов: Lotus SmartSuite; Perfect Office; Microsoft Office.

В настоящее время с помощью табличных процессоров решаются следующие задачи:

• ведение бухгалтерских книг для учета платежей;

• подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц;

• бюджетные и статистические расчеты;

• прогнозирование продаж, дохода и др.

Сегодня ситуация на рынке электронных таблиц характеризуется лидирующим положением фирмы Microsoft – до 80% всех пользователей предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц незначительна.

После своего появления в 1995 году Excel получил признание наиболее мощного продукта этого класса. В каждой новой версии Excel предлагаются новинки, делающие его более гибкими и удобными. Хотя Excel и считается самым популярным, но, по мнению экспертов, он таковым не является. Корни его популярности – в маркетинговой политике компании Microsoft.

2. Табличный процессор ms excel

Электронная таблица на экране представляется в виде двумерной матрицы, состоящей из строк и столбцов. На пересечении строк и столбцов образуются клетки, называемые ячейками. Таблица обрамлена сверху и слева границами – бордюром, который помогает при адресации ячеек. Верхняя граница содержит буквенные обозначения столбцов (в латинице!), а левая граница – цифровые обозначения строк (их номера). Имена столбцов меняются от A до IV, а строк – от 1 до 65536. При 256 столбцах и 65536 строках на листе размещается более 15 млн. ячеек. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, являющийся ее координатами. Он состоит из имени столбца и строки, где находится ячейка. Например: A8, C6. Внутри таблицы имеется табличный курсор, размер его равен размеру занимаемой ячейки таблицы. Ячейка, в которую находится курсор, называется активной, или текущей.

Важными понятиями в электронной таблице являются диапазон и блок.

Диапазон – группа смежных ячеек в одной строке или одном столбце. Для ссылки на диапазон необходимо задавать адрес первой и последней ячеек диапазона через двоеточие. Например, A1:A5.

Блок – группа смежных ячеек в нескольких строках и столбцах. Для ссылки на блок необходимо задать адрес верхней левой и нижней правой ячеек блока через двоеточие. Например, A1:D5.

Формула – вычислительная процедура, выполняемая для определения значения в заданной ячейке с использованием значений, имеющихся в других ячейках. Например: =25*A, =(A7+B7)*C7/С5. В качестве операндов в формуле участвуют адреса ячеек, то есть ссылки на ячейки. Ссылки бывают абсолютные, относительные, смешанные.

Абсолютная ссылка указывает на ячейку на основе ее фиксированного положения на листе. Для указания абсолютной ссылки используется знак $. Например, если ячейка находится в столбце A и в строке 2, то абсолютная ссылка на нее будет: =$A$2.

Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положение относительно ячейки, в которой находится формула. Например:=A2.

Смешанная ссылка содержит относительную и абсолютную ссылки. Например: =$A2, =A$2.

Функция – заранее определенная формула, которая оперирует одним или несколькими значениями и возвращает полученный результат. Каждая функция имеет имя и аргументы, заключенные в круглые скобки. Например, СУММ(A1:A6).

В Excel имеется много встроенных функций, которые группируются следующим образом: финансовые; даты и времени; математические (арифметические и тригонометрические); статистические; ссылки и массивы; работа с базой данных; текстовые; логические; проверка свойств и значений.