4.5. Організація зберігання документів.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська звітність підлягають обов’язковій передачі до архіву.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи, повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на магнітних, магнітно-оптичних носіях визначається технічними умовами.

Первинні документи, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою до архіву.

Зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності, оформлення і передачу їх до архіву, забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Документи відрізняються за обсягом зафіксованої інформації, складності і трудомісткості складання і обробки, ступенем аналітичності.

При розробці плану документування господарських операцій складають перелік операцій, які належить документувати, якими документами буде оформлятися та чи інша операція, кількість примірників кожного виду документів, порядок складання кожного з них.

Документи класифікуються:

1. За призначенням:

   • Розпорядчі;

   • Виправдні;

   • Бухгалтерського оформлення;

   • Комбіновані.

2. За кількістю об’єктів:

   • Одно строкові:

   • Багато строкові.

3. За інформаційною місткістю:

   • Разові;

   • Нагромаджу вальні.

4. За способом складання:

   • Вручну;

   • Частково механізовані;

   • Механізовані.

5. За способом обробки:

   • Ручним способом;

   • Автоматизованим.

Перелік зберігання бухгалтерських документів визначається головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Згідно з наказом головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97р. N 11-а (про терміни зберігання бухгалтерських документів // 2 к 1998, № 13, ст..164

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств може бути здійснено:

• органами дізнання

• прокуратури і судів

• державної контрольно-ревізійної служби (податкової інспекції)

Підставою для вилучення документів є Постанова органу, який робить вилучення за підписом керівника органу і завіреною печаткою.

В постанові вказуються які документи підлягають вилученню. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

Вилучення здійснюється в присутності тих осіб, у яких вилучають документи. Зазначені особи мають право робити заяви з приводу дій посадових осіб, які вилучають документи.

4.6. Організація первинного обліку.

Первинний облік є початковим етапом облікового процесу. Головним змістом його є спостереження і вимірювання фактів господарської діяльності (явищ, процесів), фіксація результатів спостереження і вимірювання в носії облікової інформації – документі.

Спостереження і вимірювання можуть успішно застосовуватись, якщо їх об’єкти будуть відображені у вигляді облікових номенклатур. Тому першим етапом організації первинного обліку є облікова номенклатура.

Організація первинного обліку розпочинається з вибору облікових номенклатур. В першу чергу визначають господарські факти, які повинні знайти відображення в системі бухгалтерського обліку і бути зафіксованими в носії облікової інформації. На склад облікових номенклатур впливають система показників звітності і об’єкти проміжного контролю їх формування. Тому важливим є приведення у відповідність облікових номенклатур з системою показників фінансової і внутрівиробничої звітності. Для цього за складом господарських засобів, джерел їх формування і господарських процесів відповідних об’єктів обліку (оборотних і необоротних активів, капіталу і т.п.) складаються детальні переліки об’єктів, що підлягають фіксації в первинних документах.

При розробці облікових номенклатур первинного обліку необхідно домагатись укрупнення одиниць виміру облікової інформації. Це дасть змогу зменшити кількість носіїв, що веде до спрощення обліку, зниження витрат на його ведення і трудомісткість облікових робіт