Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Тернопільський національний технічний університет імені І. Пулюя

Управлінські інформаційні системи

в аналізі і аудиті

Опорний конспект лекцій

для студентів спеціальності

«Облік та аудит»

всіх форм навчання

Тернопіль, 2011

Управлінські інформаційні системи в аналізі і аудиті: Опорний конспект лекцій (для студентів денної і заочної форм навчання спеціальності "Облік і аудит") / Укл. С.М. Співак – Тернопіль, 2011. – с 62

Укладач: Співак С.М., асист.

Рецензенти: Павликівська О.І, к.е.н, доц.

Синькевич Н.І.., к.е.н., доц.

Навчально-методичні матеріали розглянуті і затверджені на засіданні кафедри фінансів, обліку та аудиту

Протокол № ___ від _________________ 2011.

Схвалено і рекомендовано методичною радою факультету економіки та підприємницької діяльності.

Протокол № ___ від _________________ 2011.

Зміст

Тема 1: Економічна інформація як об’єкт автоматизованої обробки 5

1.1. Поняття, види, властивості економічної інформації 5

1.2. Структура, форми подання та відображення економічної інформації 7

1.3. Оцінка економічної інформації. 9

1.4. Інформаційні процедури 11

1.5. Роль облікової інформації в управлінні підприємством 13

Тема 2: Загальні принципи побудови інформаційної системи 14

2.1. Поняття інформаційної системи 14

2.2. Властивості інформаційних систем 15

2.3. Класифікація інформаційних систем 17

2.4. Принципи створення і реалізації інформаційних систем 17

2.5. Аналіз існуючих інформаційних систем 18

Тема 3: Основи системного аналізу 20

3.1. Поняття системного підходу 20

3.2. Сутність та принципи системного аналізу 21

3.3. Технологія системного аналізу 21

3.4. Аналіз процесів прийняття рішень 22

3.5. Аналіз комунікаційних та інформаційних зв’язків системи 23

Тема 4. Організація облікового процесу 25

1. Загальна побудова облікового процесу. 25

2. Організація облікових номенклатур. 26

3. Організація носіїв облікової інформації. 27

4. Організація руху носіїв облікової інформації (документооборот і документопотік). 29

5. Організація зберігання документів. 34

6. Організація первинного обліку. 35

7. Організація поточного обліку. 35

8. Організація підсумкового обліку(балансового узагальнення даних). 36

9. Організація і проведення інвентаризації об’єктів бухгалтерського обліку.

Тема 5. Організація контрольного процесу 38

1. Загальна організаційна побудова контрольного процесу. 38

2. Контрольні номенклатури і носії контрольної організації. 39

3. Організація технології контрольного процесу. 41

Тема 6. Організація аналітичного процесу 43

1. Загальна побудова контрольного процесу. 43

2. Організація підготовчого етапу аналітичного процесу. 44

3. Організація аналітичної обробки інформації. 45

4. Організація підсумкового етапу аналітичного процесу. 45

Тема 7. Основи побудови обліку в умовах автоматизованої обробки інформації 47

1. Загальна принципи побудови автоматизованої інформаційної системи. 47

2. Інформаційно-технологічна архітектура інформаційної системи. 48

3. Система класифікації і кодування облікової інформації. 51

4. Організація і ведення нормативно-довідкової інформації. 52

5. Формування вхідної інформації в умовах АОІ. 54

6. Організація відображення вихідної інформації. 56

7. Організація створення розподільних баз даних. 59

Тема 1: Економічна інформація як об’єкт автоматизованої обробки

1.1. Поняття, види, властивості економічної інформації

1.2. Структура, форми подання та відображення економічної інформації

1.3. Оцінка економічної інформації.

1.4. Інформаційні процедури

1.5. Роль облікової інформації в управлінні підприємством

1.1. Поняття, види, властивості економічної інформації

Під інформацією розуміють ті відомості, які зменшують ступінь невизначеності нашого знання про конкретний об'єкт. Під відомостями розуміють дані, які містять знання відносно будь-кого і будь-чого.

Інформація виникає перед прийняттям рішення або в процесі його підготовки. Іншими словами інформація це – повідомлення, яке отримало оцінку в процесі підготовки рішення.

Кожна наукова галузь, а також людська практика пов'язані зі «своєю» інформацією. Економічна наука, господарська діяльність суспільства пов'язані з інформацією, яка називається економічною, і є інструментом управління. Отже, економічна інформація - сукупність відомостей (даних), які відображають стан або визначають напрям змін і розвитку підприємств та їх структурних підрозділів і суспільства в цілому.

Економічна інформація невіддільна від інформаційного процесу управління, який відбувається у виробничій або невиробничій сфері. Тому економічна інформація використовується в усіх галузях народного господарства й у всіх органах загальнодержавного управління.

Економічній інформації притаманні деякі особливості, що випливають із її сутності. Найважливішими з них є:

• залежність від об'єкта управління;

• переважання алфавітно-цифрових знаків як форми подання даних;

• необхідність оформлення таких результатів у формі, зручній для сприйняття людиною, значне поширення документів як носіїв вхідних даних та результатів обробки даних;

• значні розміри оброблюваної інформації у випадку використання її в процесах обробки поряд зі змінними і сталими (постійними) даними;

• необхідність одержання значної кількості підсумків при обробці одних і тих самих даних за різними критеріями;

• необхідність стиснення розмірів при передачі з нижчої ланки управління до вищої;

• необхідність нагромадження й тривалого зберігання тощо.

Економічна інформація налічує багато різновидів (типів), які виділяються на основі відповідних класифікаційних схем за обраними критеріями.

Економічна інформація класифікується за стадіями відтворення та елементами виробничого процесу, що розглядаються як об'єкт управління. Відповідно до цього виділяється інформація постачання і збуту, за матеріальними і трудовими ресурсами тощо.

Економічну інформацію розглядають за стадіями управління, виділяючи різновиди прогнозованої, планової, облікової, нормативної інформації та інформації для аналізу господарської діяльності, оперативного управління.

Нормативна інформація виникає і використовується на стадіях технічної підготовки виробництва, а також в інших випадках, наприклад, при формуванні цін, тарифікації. Нормативна інформація містить норми і нормативи, ціни, розцінки, тарифи, а також деякі інші дані, наприклад, заздалегідь обумовлені табличні величини (ставки прибуткового податку з громадян тощо).

Така інформація використовується переважно при виконанні будь-яких функціональних управлінських робіт: прогнозування, планування, облік та ін.

Такі ж властивості має частина економічної інформації, яка належить усім функціональним різновидам. (Прикладом є назви підприємств, міністерств, відомств, перелік працівників на підприємстві чи в установі, перелік постачальників і покупців тощо.) Цю інформацію називають довідковою. Як правило, її формують разом із нормативною, створюючи нормативно-довідкову інформацію (НДІ).

З позицій стадій виникнення економічна інформація буває первинна та вторинна. Первинна - виникає під час дії джерел інформації, до яких належить діяльність народного господарства і його ланок, діяльність органів загальнодержавного управління та інших громадських організацій. Тому первинна інформація за джерелами виникнення поділяється на виробничо-господарську та директивну, а також на колективну та індивідуальну залежно від характеру джерела інформації.

Вторинна інформація виникає в результаті обробки первинної. Вторинну поділяють на проміжну та результатну інформацію. Результатна інформація і є метою обробки даних. Проміжна інформація, роль якої значна, виникає під час досягнення цієї мети. Часто на базі такої інформації робиться вибір варіанта завершення обробки даних у тому чи іншому напрямку.

За повнотою економічна інформація поділяється на достатню, надмірну й недостатню. Для розв'язування задач потрібна досить конкретна за змістом мінімальна інформація - достатня. Надмірна - містить зайві дані, що або зовсім не використовуються при розв'язуванні конкретних задач.

Економічна інформація поділяється за стабільністю на постійну (сталу), умовно-постійну та змінну. Постійна Інформація не змінює своїх значень (наприклад, звітні дані); умовно-постійна зберігає їх протягом тривалого періоду (наприклад, нормативи, норми), а змінна характеризується частою зміною своїх значень (наприклад, відомості про нарахування заробітної плати). При цьому важливо підкреслити, що період стабільності має конкретний характер для певних задач, управлінських робіт. Так, стабільність можна, встановлювати за часовим періодом (наприклад, місяць) або за іншими факторами.

З позицій технології розв'язування економічних задач розрізняють інформацію вхідну, проміжну і вихідну. Інформація, яка піддягає обробці (предмети праці), в управлінському процесі називається вхідною, або вхідними даними, наприклад: первинна і повторна інформація та константи - постійні величини. До вхідної Інформації може належати не лише змінна, а й умовно-постійна інформація при особливо великій ролі умовно-постійної. Вхідна інформація є підсумком обробки (продуктом праці) вхідних даних, але вона містить, поряд із результатною інформацією, деякі первинні дані. Специфічного значення набуває проміжна інформація, яка потрібна для розв'язування цих же задач у наступних періодах.

Відомі й інші схеми класифікації економічної інформації; вхідна і вихідна, внутрішня і зовнішня, алфавітна, цифрова, алфавітно-цифрова, оперативна тощо.

Різновиди економічної інформації слід враховувати при організації обробки даних, побудові комп'ютерних інформаційних систем, виборі варіантів технології розв'язування тих чи інших економічних задач.