Введение

В наше время компании создают и обрабатывают огромные объемы данных - от оценок эффективности работы до объемов продаж. Сбор такой информации занимает все больше и больше сил. В частности, исследования Microsoft показывают, что на сегодняшний день в США в регулярном или периодическом сборе информации путем заполнения форм принимают участие 70 млн человек, или 59% взрослого работающего населения.

Сейчас основные способы сбора данных - это неудобные бумажные формы, сообщения электронной почты, реже - компьютерная обработка документов и бланков. Правда, многие компании используют для заполнения и последующей обработки таких форм офисные приложения (Microsoft Excel или Word) или даже создают собственные программы на основе Windows- или Web-форм, но все же с такими средствами в повседневной жизни работать не очень удобно. Именно поэтому в последнее время все большим спросом пользуются специализированные готовые инструменты, изначально ориентированные на работу с динамическими электронными формами.

Microsoft Office InfoPath - как раз такое удобное средство, которое упрощает процесс сбора данных и предоставляет возможность многократного их использования по всей организации. InfoPath представляет собой приложение, с помощью которого сотрудники могут прямо с рабочего стола получать доступ к хранящимся в компании данным, а также интеллектуальный клиентский доступ к Web-сервисам. Как правило, для решения таких задач раньше приходилось создавать специальное приложение, в котором функции управления внешним интерфейсом и связями с источниками данных были реализованы посредством программного кода (хотя бы с помощью Visual Basic). InfoPath делает то же самое, но без программирования.

Данный продукт впервые был выпущен в составе Microsoft Office 2003 (на этапе бета-тестирования он имел кодовое название XDocs - оно должно было отражать тот факт, что приложение работает с документами формата XML). Это произошло два с половиной года назад, но создается впечатление, что InfoPath не сразу попал в поле зрения российских пользователей. Наверное, одна из причин такой ситуации была в том, что InfoPath входил только в состав пакета Office 2003 Professional Enterprise Edition, распространяемого в виде корпоративных лицензий, и был фактически недоступен заказчикам из числа малых и средних предприятий (он был представлен и как автономный продукт, но коробки у нас не очень любят покупать). Однако ситуация меняется: некоторые организации уже внедрили InfoPath в свои бизнес-процессы, да и российское отделение Microsoft активизировало пропаганду этого полезного инструмента (русская локализованная версия появилась в 2004 г.

Рассказывать о возможностях InfoPath в рамках короткой статьи довольно сложно: это как раз тот случай, когда нужно просто сидеть за компьютером и показывать различные приемы работы с приложением.

Что же можно делать е его помощью?

Обмен информацией между бизнес-процессами и организацией. InfoPath позволяет применять собранную информацию повторно или в других целях. Собранные данные могут использоваться в любом отделе организации. InfoPath поддерживает стандарт XML и определяемые пользователем схемы, поэтому накопленную информацию можно хранить на серверах и в базах данных. Поддержка XML и баз данных позволяют InfoPath взаимодействовать с бизнес-процессами предприятия.

Гибкое управление информацией. InfoPath дает большую гибкость при работе с постоянно изменяющимися данными. Эта программа исходно предназначена для создания и изменения форм, которые легко приспосабливаются к требованиям организации, и работы с формами, по удобству не уступающей работе с документами. Например, формы можно сохранять на локальном компьютере и работать с ними даже без подключения к сети. В InfoPath можно использовать мощные клиентские средства, в том числе средства форматирования текста, автоматического исправления, поддержки таблиц и рисунков и проверки правописания. Программа также позволяет собирать всю необходимую информацию с помощью повторяющихся разделов и необязательных полей форм.

Сохранение вложений в ИТ. Внедрение InfoPath 2003 не требует больших дополнительных вложений. Он имеет привычный интерфейс программ Microsoft Office, что снижает расходы на обучение сотрудников. Новые формы устанавливаются автоматически, позволяя работать с их последними версиями.

Сценарии применения

Их можно придумать довольно много, мы приведем лишь два.

Интеграция бизнес-процессов. InfoPath выступает в качестве интерфейса пользователя для бизнес-процессов, отвечающих за сбор и получение информации. Поддержка стандарта XML позволяет InfoPath одинаково успешно взаимодействовать как с приложениями Microsoft, так и с программами независимых разработчиков. Собранные данные можно также включать в базы данных и бизнес-процессы компании.

Например, с помощью InfoPath можно создать формы для сбора сведений о работе отдела продаж. Затем эти данные будут использоваться во всех бизнес-процессах компании, например, в системах управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и планирования ресурсов (ERP), а также помещаться в базу данных SQL. При этом не потребуется преобразование данных, поскольку InfoPath поддерживает XML на основе схем, определенных в данной компании. Собранные с помощью InfoPath сведения можно быстро и эффективно использовать повторно или применять при решении других задач.

Сбор информации для групп, организаций и партнеров. С помощью InfoPath можно организовать сбор информации для рабочих групп, сотрудников организаций и организаций, работающих с партнерами и клиентами. Например, отделы могут собирать отчеты своих сотрудников. Отдел по работе с персоналом компании может использовать InfoPath для создания заявок для сотрудников и распространения их внутри компании. А производственная компания может с помощью InfoPath создавать и размещать в своей экстрасети предложения о закупке для потенциальных поставщиков.

InfoPath + Tablet PC

В Интернете нашел одну любопытную историю, рассказанную студентом, который с помощью Tablet PC и приложения Microsoft Office InfoPath 2003 провел в аэропорту Окленда небольшое социологическое исследование среди пассажиров, заполняя анкеты по форме, которая содержала только фиксированные варианты ответов на шесть вопросов. Для этого достаточно было просто тыкать пером в экран. За час ему удалось опросить 35 человек и сразу после этого получить готовую сводную таблицу результатов.

Оказалось, что в Tablet PC можно заполнять поля прямо пером, причем с очень хорошим качеством распознавания вводимого текста Дело в том, что тут применяется механизм контекстно-зависимого распознавания (Contextual Awareness) с возможностью использования различных правил обработки вводимой информации. Это особенно актуально для работы с документами, представленными в виде форм с полями, которые заполняются данными определенного типа (телефонные номера, имена людей, списки профессий и т. п.). Этот механизм существенно повышает скорость ввода данных и улучшает качество распознавания.

InfoPath 2007/2010. В нем довольно много новшеств. Например, можно преобразовывать документы Word и электронные таблицы Excel в формы InfoPath, использовать для построения форм готовые фрагменты (а не отдельные компоненты), сохранять документы в форматах PDF и XPS. Пользователи могут также передавать данные с форм InfoPath на браузеры и мобильные устройства и наоборот, получать информацию из почтовых сообщений Outlook 2007.

С помощью новых служб InfoPath Forms Services расширены возможности проектирования и управления формами. Например, интеграция с workflow-функциями Office SharePoint Server 2007 обеспечит автоматизацию бизнес-процессов. Добавлены средства управления правами доступа к информации. Логику обработки данных в форме можно выполнять с помощью нового инструмента Office InfoPath 2007 Logic Inspector. И наконец, для создания расширенных приложений в среде InfoPath 2007 можно воспользоваться Visual Studio 2005.

Лабораторная работа INFOPATH

C помощью Microsoft Office InfoPath можно создать форму для подключения к базе данных Microsoft Office Access. При совместном использовании этих двух приложений становятся доступными все преимущества InfoPath, связанные со сбором данных, и возможности хранения данных, предлагаемые программой Access.

К преимуществам InfoPath относятся возможность использования форм, которые можно заполнять в автономном режиме, наличие обширного набора элементов управления, облегчающих построение и заполнение форм, а также поддержка правил проверки данных (Проверка данных. Процесс проверки точности данных; набор правил, которые можно применить к элементу управления для определения типа и диапазона данных, вводимых пользователем.), автоматически импортируемых при подключении формы к базе данных.

При подключении формы InfoPath к базе данных Access можно настроить базу данных в качестве основного источника данных (Источник данных. Набор полей и групп, который определяет и сохраняет данные в форме InfoPath. Элементы управление на форме привязаны к полям и группам источника данных.) формы или в качестве ее дополнительного источника данных (Дополнительный источник данных. Файл данных XML, база данных или веб-служба, которая используется на форме для хранения записей списка или для выполнения сценариев.). Если необходимо иметь возможность изменять записи базы данных путем заполнения полей формы InfoPath и добавлять записи в базу данных, следует настроить базу данных как основной источник данных формы.

Далее объясняется, как настроить базу данных в качестве основного источника данных формы. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• Подключить форму к базе данных

• Выполнить разметку формы

• Настроить параметры отправки для формы

• Запросить и отправить данные в процессе заполнения формы