3.2. Закладки и перекрестные ссылки

При работе над длинными документами, в одной части которого регулярно приходится ссылаться на другую, можно воспользоваться перекрестными ссылками, которые существенно облегчают участь читателя. Word позволяет ссылаться на различные элементы документа: заголовки, разделы, сноски и закладки.

3.2.1. Работа с закладками

Добавление закладки. Закладка — это элемент документа, которому присвоено уникальное имя. Это имя можно использовать для последующих ссылок. Например, можно использовать закладку для определения текста, который необходимо проверить позже. Чтобы в следующий раз не искать данный текст во всем документе, можно перейти к нему с помощью диалогового окна Закладка.

1. Выделите элемент, которому следует назначить закладку, или щелкните в документе место для ее вставки.

2. В меню Вставка выберите команду Закладка.

3. В поле Имя закладки введите или выберите нужное имя. Имя закладки должно начинаться с буквы; в нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки, пользуйтесь знаком подчеркивания, например «Первый_заголовок».

4. Нажмите кнопку Добавить.

Отображение закладок. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Вид. Установите флажок Закладки.

Закладки, соответствующие элементам, отображаются на экране в квадратных скобках […], причем эти скобки не печатаются..

Переход к определенной закладке. В меню Вставка выберите команду Закладка. Чтобы отсортировать список закладок в документе, выберите команду Имя или Место. Если необходимо отображать скрытые закладки, такие как перекрестные ссылки, то установите флажок Скрытые закладки. В поле Имя закладки выберите закладку, к которой необходимо перейти. Нажмите кнопку Перейти.

Задание 5. Создайте закладки на пункты Задание 6, Задание 7, Задание 8, расположенные ниже по этому тексту.

3.2.2. Создание перекрестных ссылок

Для создания перекрестной ссылки достаточно:

1. Установите курсор в нужное место текста.

2. Выберите команду Вставка, Ссылка, Перекрестная ссылка. На экране появится диалоговое окно Перекрестные ссылки.

3. В раскрывающемся списке выберите тип объекта, на который организуется ссылка: Абзац, Заголовок, Закладка, Сноска, Концевая сноска, Формула, Рисунок, Таблица.

4. Выберите в списке Вставить ссылку на элемент, который нужно вставить в документ в месте расположения текстового курсора.

5. В поле Для кого выделите элемент, на который нужно сослаться.

6. Нажмите кнопку Вставить.

7. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы вернуться к документу.

Для проверки работоспособности перекрестной ссылки нужно щелкнуть по ней, удерживая клавишу Ctrl.

Задание 6. Исходя из логики работы документа Упражнение_10_Word, создайте перекрестные ссылки, позволяющие осуществить переход от указанного вами места в документе к заголовку, абзацу, закладке, рисунку. Сохраните изменения, внесенные в ваш документ.

Задание 7. Убедитесь, что созданные вами оглавления обладают свойствами перекрестных ссылок.

4. Указатели

Указатель – это словарь основных терминов, содержащихся в документе, включающий наименование терминов с указанием страниц документа, на которых раскрывается их смысл.

Существует несколько правил, позволяющие создать хороший указатель:

1. Используемость. Убедитесь, что вы включили в указатель документа все основные темы, учли все возможные формулировки и термины.

2. Удобочитаемость. Важно использовать термины, понятные всем читателям, независимо от их степени знакомства с предметной областью.

Создание указателя в Word – интерактивный процесс, выполняемый частично вручную, частично автоматически. Процесс создания указателя состоит из трех стадий:

1. Обозначение элементов указателя в документе.

2. Задание параметров указателя.

3. Создание индекса.

Word сортирует все элементы указателя в алфавитном порядке, вставляет номер страницы и удаляет повторы. В процессе обработки указателя Word вставляет коды, обозначающие начало и конец темы, и вносит в список соответствующие номера страниц. Каждый элемент указателя маркируется кодом XE, но все коды являются скрытыми знаками. Чтобы отобразить их на экране, нажмите кнопку Непечатаемые символы стандартной панели инструментов.