3.2.1. Работа с закладками 10

3.2.2. Создание перекрестных ссылок 11

1. Структура документа и ее возможности

С точки зрения современных информационных технологий книгу можно рассматривать как электронный документ, содержащий различные типы данных: текст, таблицы, формулы, рисунки, диаграммы, графики, фотографии и т.д. В свою очередь в тексте можно выделить заголовки различных уровней, абзацы, предложения, строки, слова и символы. Практически каждый из перечисленных элементов в электронном документе можно пронумеровать. Из заголовков различных уровней формируются логические структуры: списки (нумерованные, маркированные, многоуровневые), таблицы, иерархические схемы и т.д. Поэтому разработку большого документа целесообразно начинать с его структуры. Возможность создания структуры документа существенно упрощает планирование, систематизацию и работу с черновиками документа. Опытные разработчики больших документов пользуются структурой еще не созданного документа приблизительно так же, как картой улиц в городе. Создание структуры документа позволяет обдумать его логическую основу, чтобы процесс формирования текста был уже более целенаправленным. Современные текстовые процессоры, в частности Word, предоставляют в ваше распоряжение специальные средства для работы со структурой.

1.1. Десять причин для структуризации длинного документа

При создании большого и важного документа вручную приходится сначала писать план, потом наброски, потом черновик, и уже потом – собственно документ. К счастью, работа в Word не имеет ничего общего с ручной работой. Структура документа в Word сама по себе является материалом для работы. Ее не нужно переписывать снова и снова – она станет основой для создания документа, его редактирования и систематизации.

Основными причинами для структуризации длинных документов являются:

1. Упрощение решения поставленных задач. Документ должен соответствовать поставленной задаче. Написав все заголовки, вы тем самым задаете этапы на пути к цели. Заголовки должны отражать основные категории информации, содержащейся в документе. Создав структуру документа, легко можно проверить, что не забыта ни одна из необходимых тем.

2. Облегчение создания систематизированного, продуманного документа. В структуре документа присутствуют не только названия крупных разделов, но и более мелкое разбиение. Word предлагает возможность создания многоуровневой структуры (до девяти уровней), позволяющей продумать документ вплоть до небольших деталей.

3. Заголовки разделов не позволяют уклониться от темы. Первоначально в каждом разделе рекомендуется написать несколько фраз: завязка, необходимые детали и заключение.

4. Упрощение реализации фрагментов документа. Word предоставляет возможность перемещать части документа, даже очень длинные.

5. Разделы можно разворачивать и сворачивать. Полностью развернутая структура документа содержит все – текст, подзаголовки и заметки. После сворачивания остаются только заголовки и подзаголовки, что помогает проверить логичность построения документа, полноту охвата тем, а также упорядоченность разделов.

6. Длинный документ можно разбить на части для ускорения работы. Использование главных и вложенных документов позволяет разделить длинный документ на части, а затем отдать их другим людям на доработку. Word располагает специальными средствами для работы с главным и вложенными документами. Наличие структуры документа позволяет выбрать наиболее логичные места для разбиения документа.

7. Облегчение поиска несоответствий. Структура позволяет увидеть, что в документе хорошо, а что плохо. В режиме Структура можно редактировать, перемещать и добавлять текст.

8. Упрощение изменения уровней заголовков. Для этого Word обладает специальной панелью инструментов Структура.

9. Облегчение работы с оглавлением. Если сразу же создать оглавление документа, то можно изменять его по ходу дела. Эта возможность практически исключает ситуацию, когда оглавление не соответствует структуре.

10. Структуру документа можно распечатать для корректировки и обсуждения.