Страховые взносы во внебюджетные фонды

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ при непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Аналогичная норма предусмотрена и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Как указано выше, в случае направления в служебную командировку рабо­тодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения (абз. 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным дого­вором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

• Таким образом, в случае, если работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, то данные расходы могут быть освобождены от обложения страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, а также от обложения страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных за­болеваний только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (письмо Минздавсоцразвития России от 26.05.2010 №1343-19).

Командировочные расходы учитываются в периоде утверждения авансового отчета

Командировочные расходы при методе начисления признаются на дату утверждения авансового отчета, даже если подтверждающие документы датированы другим налоговым периодом. Например, сотрудника направили в командировку в конце декабря , авансовый отчет утвердили в январе и командировочные учитываются при расчете налога на прибыль за новый год. (Постановление ФАС Московского округа от 18.11.09 №КА-А-40/10898-09).

Расходы на командировки подрядчика: организация заключила с частным лицом договор подряда. Для выполнения работ по договору он будет ездить в командировки в подразделения организации, расположенные в других городах. Можно ли учесть его расходы на командировку (суточные, проезд, проживание) при расчете налога на прибыль как командировочные расходы?

Нет, как командировочные такие расходы учесть нельзя. Это связано с тем, что служебной командировкой признают поездку по распоряжению работодателя именно штатных сотрудников организации, а также совместителей. Такое определение дано в статье 166 ТК. Подтверждают это и судьи: постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.12.09 №А42-5562/2008.

Однако для заказчика возмещение командировочных расходов подрядчика в любом случае является расходом по гражданско-правовому договору. Ведь цена договора подряда включает в себя компенсацию всех издержек контрагента (ст.709 ГК). Поэтому когда в договоре и смете расходов прямо предусмотрены затраты на командировку подрядчика и есть копии документов, на основании которых организация их возмещает, затраты можно учесть (постановление ФАС Западно-сибирского округа от 12.03.09 №Ф04-1010/2009(961-А27-31 )). Но чтобы избежать возможных споров, эти затраты лучше заложить в общую стоимость договора.

Если в договоре подряда предусмотрены регулярные ежемесячные платежи, налоговики могут признать отношения трудовыми. Запрета на оплату работ и услуг ежемесячно равными долями нет (ст.711, 781 ГК). Однако безопаснее, когда сроки выплаты вознаграждения по договору не привязаны ко дню зарплаты. А размер ежемесячной суммы зависит от объема выполненных работ, а не количества отработанных часов.

«Об учете расходов на проезд работника в командировку». Письмо Минфина России от 03.02.10 №03-03-06/1/41

Расходы на проезд сотрудника в командировку организация может учесть, даже если работник отправляется в служебную поездку не из города, в котором находится офис, а из города, где живет. Главное, чтобы были документы, подтверждающие проезд, а его стоимость была экономически обоснована.

До сих пор чиновники из финансового ведомства однозначно считали стоимость билета на проезд в командировку не с места постоянной работы личным доходом сотрудников (письмо Минфина России от 11.06.08 №03-04-06-01/164). Соответственно и учесть такие расходы при расчете налога на прибыль запрещали. Правда, специалисты финансового ведомства уточнили, что затраты на проезд работника можно учесть только при их экономической обоснованности. То есть если, например, билет из дома до места командировки сотруднику обойдется дешевле, чем билет из офиса в тот же пункт назначения. Доказывать экономическую оправданность затрат обязаны налоговики (согласно данному письму).

Судьи разрешают списать расходы по несостоявшимся командировкам.

Организация планировала направить за границу группу сотрудников. Организацией поездки, в частности заказом виз и билетов, гостиницы, обеспечением трансферта, занималась сторонняя компания. В последний момент поездка сорвалась.

Расходы посредника при организации поездки можно учесть при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Хотя инспекторы могут посчитать, что полученные посредником деньги являются авансом и на основании п.14 ст.270 НК РФ их нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Тем не менее, тот факт, что сотрудники не выехали в командировку, не означает, что услуги по организации поездки не были оказаны. Посредник оформил визы, забронировал гостиницу и проездные билеты, а значит, оказал услуги, предусмотренные посредническим договором. Следовательно, расходы на его вознаграждение является не авансом, а платой за фактически оказанные услуги. К такому выводу приходят и судьи (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.12.09 №А56-16206/2009). Тот факт, что служебная командировка по каким-либо причинам не состоялась, также не повод для отказа в признании расходов. Подтверждают это в своих разъяснениях и специалисты Минфина России (письмо от 25.09.09 №03-03-06/1/616).

Об учете расходов за возврат проездных билетов. Письмо Минфина России от 25.09.09 №03-03-06/1/616

Если служебная командировка не состоялась и компания сдала билеты, купленные сотруднику, то разницу между начальной и возвращенной стоимостью можно учесть при расчете налога на прибыль.

Минфин пояснил, что неустойка, которую удерживает перевозчик при возврате неиспользованных билетов, является штрафом компании за нарушение условий договора перевозки пассажира – своего сотрудника. А санкции за нарушение договорных обязательств относятся к внереализационным расходам (пп.13 п.1 ст.265 НК). Поэтому при отмене командировки компания может уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на недополученную от контрагента сумму. Главное – подтвердить ее документально, например, квитанцией. При этом Минфин считает, что пошлины за оформление и выдачу виз по несостоявшейся командировке не учитываются при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина России от 06.05.06 №03-03-04/2/134).

В каком размере можно списывать доплату до фактического заработка при командировке?

«Об учете расходов в виде доплаты до оклада сотруднику, направленному в командировку» Письмо Минфина России от 14.09.10 №03-03-06/2/164

При расчете доплаты командированному сотруднику до фактического заработка можно учесть не только его оклад, но и все надбавки и премии, которые входят в систему оплаты труда и предусмотрены трудовым или коллективным договором. Такие расходы уменьшают прибыль компании в обычном порядке.

До сих пор чиновники разрешали учитывать в расходах доплату сотрудникам до фактического заработка за период временной нетрудоспособности (письмо Минфина России от 21.05.10 №03-03-06/1/340), а также разницу между месячным окладом и суммой отпускных, выплачиваемую работнику, при условии, что доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором (письмо Минфина России от 09.08.10 №03-03-06/1/535). Что касается командировок, то похожие разъяснения были. Но в них Минфин допускал возможность учета доплат до размера оклада, установленного сотруднику (письмо Минфина России от 03.04.09 №03-03-06/2/77). И было не понятно: если компания восполняет сотруднику разницу между средним заработком и фактическим, в который входит не только оклад, но и надбавки, премии и т.п., то можно ли списывать эти суммы в расходах на оплату труда. В данном письме Минфин ответил, что можно, если перечисленные выплаты предусмотрены в трудовом или коллективном договоре (п.25 ст.255 НК РФ).

С суммы доплаты работодателю необходимо удержать НДФЛ и начислить обязательные страховые взносы (п.1 ст.210 НК РФ, п.1 ст.7 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ).

ПРИМЕР: С сентября сотрудник получает оклад 21000 руб. и премию 2100 (10% от оклада). В сентябре 21 рабочий день. 11 из них сотрудник был в командировке. По закону за 10 дней работы в офисе ему положено 10000 руб. (21000 /21 день х 10 дней), а за 11 дней служебной поездки – средний заработок: допустим, это 9000 руб. Компания может доплатить сотруднику не только 2000 руб. до оклада, но и всю премию полностью – 2100 руб. Рассчитывать ее пропорционально дням работы в офисе не надо. Всю выплаченную сумму доплат можно учесть в расходах.

Какие расходы принимается для целей налогового учета, если командировка пошла не по плану

Из-за отмены рейса или переноса переговоров сотрудники могут задержаться в командировке, по разным причинам компания может вообще отменить деловую поездку или перенести ее дату. По общему правилу если командировка отменена или перенесена по объективным причинам, но изначально была связана с производственной деятельностью, то учесть можно любые дополнительные затраты (п.1 ст.252 НК РФ).

Как подтвердить дополнительные командировочные расходы

1. Командировку пришлось отложить или отменит, например, из-за погодных условий, переноса даты встречи, производственной необходимости или срыва переговоров. Билет вернули, но перевозчик удержал сбор.

Удерживаемый при возврате купленных билетов сбор можно списать в расходы (письмо Минфина России от 25.09.09 №03-03-06/1/616). При методе начисления эту сумму признают на дату возврата билета (пп.13 п.1 ст.265 НК РФ).

Какими документами подтвердить расходы

Необходим приказ руководителя об отмене командировки или ее перемещении на более поздний срок. В нем лучше привести причину, по которой поездка не состоялась. Также можно составить служебную записку о необходимости переноса даты командировки. Расходы на возврат билета подтвердит квитанция перевозчика.

2. Работник собирался в загранкомандировку, и ему была оформлена виза. Однако поездка сорвалась, например, из-за отмены рейса и пропуска мероприятия, ее нецелесообразности, отмены переговоров, болезни или увольнения сотрудника.

Расходы на оформление сотруднику визы в случае отмены поездки чиновники в затратах не признают (письмо Минфина России от 06.05.06 №03-03-04/2/134). Однако, если организация сможет документально подтвердить, что запланированная поездка носила деловой характер и ее срыв обусловлен объективными причинами, затраты на получение визы можно учесть (пп.49 п.1 ст.264, пп.20 п.1 ст.265 НК РФ).

Какими документами подтвердить расходы

Потребуется приказ руководителя об отмене командировки с пояснением причины, по которой поездка не состоялась. К нему лучше приложить копии документов, подтверждающих деловой характер поездки. Например, переписку с контрагентом, план мероприятий в командировке. Также можно приложить справку авиакомпании о том, что рейс был отменен, или справку об отмене поезда и т.д. (Возможно отстаивание своих интересов в суде, на данный момент арбитраж отсутствует).

3. Командировку пришлось прервать, например, по семейным обстоятельствам или из-за производственной необходимости. Поменять билет сотрудник не смог, поэтому купил новый.

Если возврат билета невозможен, списать его стоимость на затраты, по мнению чиновников, можно как прочие обоснованные расходы (письмо Минфина России от 14.04.06 №03-03-04/1/338). Соответственно стоимость нового билета можно учесть как обычно.

Какими документами подтвердить расходы

Подтвердить то, что командировка была прервана по объективным причинам, может приказ руководителя о сокращении сроков командировки, служебная записка руководителя сотрудника о необходимости его отзыва из командировки или личное заявление работника. Невозможность возврата билета лучше подтвердить письмом перевозчика.

4. Командировку потребовалось продлить, например, из-за задержки рейса или из-за производственной необходимости. Сотрудник поменял билет на другую дату или продлил срок пребывания в гостинице.

Расходы на гостиницу, суточные и обратный билет можно учесть только при условии, что сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя (письмо Минфина России от 01.04.09 №03-04-06-01/74, от 26.03.09 №03-03-06/1/191).

Какими документами подтвердить расходы

Необходим приказ руководителя о продлении командировки. Вынужденное продление командировки из-за проблем с транспортным сообщением может подтвердить и справка из аэропорта о причинах задержки вылета. Но чтобы без проблем признать расходы на проезд, суточные и проживание, проще задним числом переоформить документы на командировку исходя из ее реальной продолжительности.

В каком размере можно списывать доплату до фактического заработка при командировке?