Документы для отчета работника после командировки

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (абз. 2, 3 п. 26 Положения о командировках № 749):

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и про­извести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (разд. 12 «Краткий отчет о выполнении задания» формы № Т- 10а «Служебное задание для направле­ния в командировку и отчет о его выполнении», утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, — до 1 января 2013 г.).

Особенности учета отдельных видовкомандировочных расходов

В пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ приведен список затрат, которые организация может признать в качестве командировочных расходов:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной ра­боты;

• наем жилого помещения, включая расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование Рекреационно-оздоровительными объектами);

суточные или полевое довольствие;

• оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных анало­гичных документов;

• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Этот перечень не является исчерпывающим. Поэтому организация может от­нести к командировочным и другие, не поименованные в нем расходы, которые обусловлены командировкой.

Положения гл. 25 НК РФ не содержат ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезд любого работника организации к месту командировки и обратно. Существенным при этом является факт наличия соответствующих оправдатель­ных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствие размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, уста­новленному коллективным договором или приказом руководства организации.

Следовательно, при командировках любых работников организация вправе включить в состав командировочных расходов затраты на оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс» или на оплату железнодорожных билетов в вагонах повышенной комфортности при наличии соответствую­щих проездных билетов, а также при условии, что соответствующий размер возмещения стоимости проезда установлен коллективным договором или приказом руководителя организации (письмо Минфина России от 21.04.2006 №03-03-04/2/114).

Стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности), также можно полностью учесть для целей на­логообложения прибыли, поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость услуги по проезду по железной дороге (письмо Минфина России от 24.07.2008 № 03-03-06/2/93). Возможность использования для проезда к месту загранкомандировки вагонов повышенной комфортности для отдельных сотрудников (в частности, для главного бухгалтера) должна быть зафиксирована приказом руководителя организации или трудовым договором.