Глава 14. Обслуживание банкетов и приемов Порядок обслуживания торжеств

В ресторанах осуществляют обслуживание приемов, юбилеев, свадеб и других торжеств; организуются банкеты с полным и час­тичным обслуживанием официантами: банкет-фуршет, банкет- коктейль, банкет-чай.

Подготовительная работа к проведению банкета состоит из при­ема заказа, подготовки к проведению банкета, обслуживания.

Прием заказа. Правильное оформление заказа во многом зави­сит от того, насколько подробно и своевременно продуманы и согласованы все условия и порядок проведения банкета между его устроителем (заказчиком) и администрацией ресторана. Практика показывает, что организация банкета проходит наи­более успешно, если заявку на его проведение принимает мет­рдотель, т.е. тот, кто будет непосредственно руководить обслу­живанием.

Прежде чем принять заказ, метрдотель обязан ознакомить за­казчика с залом, в котором будет проходить банкет, согласовать с ним план расстановки столов. При этом оговариваются такие воп­росы, как места для почетных гостей или план размещения гостей за каждым столом в отдельности; уточняют, будет ли подан гос­тям аперитив, нужны ли цветы для украшения стола, музыкаль­ное сопровождение и место для танцев. Одновременно знакомят заказчика с правилами ресторана, порядком обслуживания и воз­мещения возможных убытков. Администрация ресторана не имеет права устанавливать минимальную стоимость заказа, а также пред­лагать заказчику принудительный ассортимент блюд, напитков, кондитерских изделий и т.д.

При оформлении заказа согласовывают дату, время начала и окончания, место проведения торжества, число участников, при­мерное меню и предварительную стоимость заказа. Заказ регист­рируют в специальной книге заказов по установленной форме (рис. 14.1). Первоначально заполняют графы 1, 6, 12, 13. После предварительного согласования заказчик вносит в кассу аванс в размере не менее 50 % стоимости заказа на основании выписан­ного бухгалтерией приходного ордера и получает квитанцию.

Книга учета заказов на обслуживание торжеств на 200 г.

№ заказа	Дата приема заказа	Фамилия заказчи­ка, адрес, телефон	Дата торжест­ва, часы начала обслужи­вания	Количе­ство персон	В каком зале, характер меро­приятия	Оплачено				Всего	Дата прихода заказчика для со­ставления заказа- счета	Фамилия лица, приняв­шего заказ	Отметка об исполнении заказа		Фамилия ответст­венного за выпол­нение заказа
						аванс		доплата					отпуще­но про­дукции	возвраще­но налич­ными деньгами, номер расходно­го ордера
						дата, номер приход­ного ордера	сумма	дата, номер приход­ного ордера	сумма
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Рис. 14.1. Форма книги учета заказов на обслуживание торжествВ дальнейшем, не позднее чем за два дня до начала торжества, метрдотель совместно с заказчиком оформляет заказ-счет.

Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается ру­ководителем ресторана и передается в кассу. Кассир принимает от заказчика доплату за заказ (на основании приходного кассового ордера), заверяет заказ-счет своей подписью и ставит штамп «оп­лачено». Первый экземпляр заказа-счета передается заказчику, второй остается у кассира, а третий, четвертый и пятый направ­ляются соответственно бригадиру официантов (который будет проводить обслуживание торжества), материально ответственным лицам кухни и буфета. Номер приходного ордера и суммы допла­ты, а также итоговую сумму вносят в книгу учета заказов (графы 9—11 на рис. 14.1).

Кассир на основании заказа-счета печатает на контрольно-кас­совой машине чеки и передает их работнику, выполняющему за­каз (бригадиру официантов или официанту). Бригадир официан­тов (официант) подтверждает получение чека своей подписью на втором экземпляре заказа-счета. Материально ответственные лица кухни и буфета отпускают продукцию согласно чекам и заказу- счету.

В случае уменьшения заказа на горячие блюда, напитки, кон­дитерские и другие изделия (по причинам, исходящим от заказ­чика) заказчику возвращают деньги. При этом составляют расход- но-кассовый ордер на основании письменного заявления заказ­чика, утвержденного директором и бухгалтером ресторана.

Метрдотель подтверждает на заявлении заказчика аннулирова­ние некоторых блюд и продукции в заказе. По желанию заказчика ему на эту сумму может быть отпущена другая продукция, о чем делают запись в заказе-счете.

Дополнительный заказ, сделанный во время обслуживания тор­жества, оформляет официант по счету, используя типовые блан­ки счетов.

Исправления в заказе-счете не допускаются. Форма заказа-счета приведена на рис. 14.2. Изменения в заказе-счете по разным при­чинам (отсутствие сырья для приготовления отдельных блюд, из­менение цен и т.п.) в день обслуживания отражают в соответ­ствующих графах на оборотной стороне заказа-счета (рис. 14.3) и согласовывают с заказчиком (необходима его подпись).

Если ресторан принял заказ, но по независящим от него при­чинам не может организовать обслуживание в назначенное вре­мя, то администрация обязана обеспечить возможность прове­дения торжества в другом ближайшем ресторане и сообщить об этом заказчику не позднее чем за 7 дней до назначенного торже­ства.

Ресторан осуществляет музыкальное обслуживание торжеств в установленном порядке. Однако при проведении тематических ве­

черов администрация ресторана должна предусматривать в дого­воре с концертной организацией возможность изменения про­граммы музыкальной части торжества.

Утверждаю: