2.6 Технология работы товарной конторы

2.6.1 Порядок оформления перевозочных документов при приеме груза к отправлению во внутриреспубликанском сообщении

Перевозка грузов во внутриреспубликанском сообщении осуществляется после подачи грузоотправителем месячной или дополнительной заявки.

Коммерческий агент выписывает грузополучателю счет-фактуру для оплаты провозных платежей и дополнительных сборов. Грузоотправитель производит оплату провозных платежей и дополнительных сборов по Прейскуранту 10-01 (Тарифное руководство №1) с применением индексирующих коэффициентов, действующих на момент отправления груза.

При отправлении груза во внутриреспубликанском сообщении грузоотправитель предъявляет в товарную контору заполненный в соответствии с Правилами перевозок грузов комплект перевозочных документов формы ГУ–29 для проверки правильности его заполнения и визирования. Комплект перевозочных документов может заполняться коммерческим агентом станции, как платная услуга для клиента, с использованием “Автоматизированного рабочего места товарного кассира” (АРМ ТВК).

Сведения, внесенные в соответствующие графы накладной, должны быть напечатаны на пишущей машинке или компьютере. При этом никакие сокращения, исправления, зачеркивания не допускаются. В исключительных случаях при печатании накладной работником товарной конторы допускается исправление в накладной не более чем в одной графе или двух, если они взаимосвязаны. Сделанное исправление должно быть заверено подписью соответствующего работника и штемпелем станции отправления.

Коммерческий агент проверяет правильность заполнения комплекта перевозочных документов: наличие согласованного объема на перевозку грузов; коды грузоотправителя и грузополучателя; открыта ли станция назначения для выполнения грузовых операций с данным грузом; при перевозке грузов на открытом подвижном составе – можно ли данный груз перевозить в данном подвижном составе; предусмотрена ли схема погрузки Техническими условиями погрузки и крепления грузов; при необходимости отправляет телеграмму на станцию назначения с запросом о приеме груза; правильность указания станции и дороги назначения; техническую норму загрузки; уточняет, нет ли конвенционных запрещений на погрузку.

Коммерческий агент выписывает счет-фактуру для оплаты причитающихся провозных платежей и дополнительных сборов в 2-х экземплярах (один выдается грузоотправителю, второй остается в делах станции).

После выполнения этих операций коммерческий агент производит предварительную таксировку, заполняет графу “Тарифные отметки”. Оплата за перевозку для граждан при перевозке домашних вещей осуществляется непосредственно в товарной конторе наличными деньгами, оплата за перевозку всех остальных отправок производится через банк с подтверждением платежным поручением банка.

После предварительной оплаты провозных платежей и дополнительных сборов согласно счету-фактуре отправитель предъявляет комплект перевозочных документов коммерческому агенту по учету погрузки, который проверяет наличие плана на отправление груза или письма на выделение вагона (контейнера) по дополнительной заявке, убеждается в наличии предоплаты за перевозку, после чего визирует накладную, то есть проставляет дату завоза груза (подачи вагона под погрузку), расписывается в накладной.

Завизированная накладная возвращается отправителю для сдачи груза к перевозке через склад станции или по “прямому варианту”, для выделения контейнера под погрузку.

Если погрузка груза в вагон осуществляется грузоотправителем, то после подачи вагона под погрузку старший приемосдатчик заводит памятку приемосдатчика формы ГУ-45. Памятка приемосдатчика подписывается грузоотправителем после окончания грузовой операции.

После погрузки груза в вагон приемосдатчик грузового пункта вносит в накладную необходимые сведения (дату приема груза к перевозке, сведения о ЗПУ, расписывается в приеме груза), выписывает вагонный лист. Старший приемосдатчик информирует маневрового диспетчера станции или ДСП о готовности вагона к уборке и передает комплект перевозочных документов с вагонным листом, памяткой приемосдатчика и уведомлением об окончании грузовой операции в товарную контору.

После получения комплекта перевозочных документов на принятый груз и вагонного листа коммерческий агент повторно проверяет правильность составления накладной, ее таксировку, проставляет необходимые отметки и штемпеля. Он убеждается, что груз приемосдатчиком принят к перевозке, в накладной и вагонном листе имеются подписи ответственных лиц за правильность погрузки, после чего производит окончательное оформление перевозки:

• проверяет наличие оплаты за перевозку груза по копии платежного поручения, предъявленного отправителем;

• проверяет наличие отметки о правильности погрузки груза согласно Техническим условиям. Грузоотправители, сдавшие экзамены в знании Технических условий погрузки и крепления грузов, присутствуют при погрузке груза в вагон и несут ответственность за правильность его погрузки и крепления, о чем расписываются на обороте накладной в графе 1 (указывают согласно какой главы Технических условий груз погружен и укреплен в вагоне);

• в предусмотренных случаях производит прием наличных денег за перевозку с выпиской и выдачей квитанции разных сборов и отметкой ее номера во всех листах комплекта перевозочных документов и расписывается за это;

• при оплате провозных платежей в валюте проверяет наличие поступив­шего из ЦУТО приказа-разрешения на отправление груза и оплату провозных платежей;

• производит окончательную проверку правильности заполнения документов и таксировку;

• присваивает номер отправки, указывая его в накладной, дорожной ведомости, корешке дорожной ведомости, квитанции в приеме груза к перевозке и вагонном листе, оформляет прием грузов к отправлению с проставлением календарного штемпеля. Каждая присвоенная отправка регистрируется в Книге нумерации грузовых отправок по станции формы ГУ-35 в зависимости от вида сообщения (внутриреспубликанское, международное);

• под расписку в корешке дорожной ведомости выдает отправителю квитанцию в приеме груза к перевозке;

• формирует перевозочный документ на погруженный вагон (объединяет накладную, дорожную ведомость и вагонный лист). Если отправителем приложены к накладной сопроводительные документы (ветеринарное свидетельство, карантинный сертификат, удостоверение о взрывобезопасности и др.), то они должны быть прочно объединены с накладной и коммерческий агент обязан убедиться в этом.

Причитающиеся платежи взыскиваются по платежному поручению, накопительной карточке формы ФДУ-92 или по квитанции разных сборов формы ГУ-57 (для физических лиц). В дорожной ведомости и ее корешке делается отметка “Платежи взысканы на станции отправления по платежному поручению №..., квитанции разных сборов №...”. В комплекте перевозочных документов проставляется календарный штемпель станции отправления.

Комплект перевозочных документов с отметками в Книге приема-сдачи передается на станцию для следования с грузом. Оставшиеся в товарной конторе корешки дорожных ведомостей формируются и ежесуточно записываются в Ведомость номерного учета погруженных вагонов (форма ГУ-3), которая ведется в двух экземплярах (один – в делах станции, один – для ОРЦ отделения дороги).

Ежесуточно корешки дорожных ведомостей за отчетные сутки с двумя экземплярами ведомости ГУ-3 и тремя экземплярами сопроводительной описи документов (форма ФДУ-93) отправляются в ОРЦ, где после обработки документов один экземпляр сопроводительной ведомости ФДУ-93 возвращается на станцию с отметкой ОРЦ о подтверждении поступления корешков дорожных ведомостей. Указанная сопроводительная ведомость хранится при копии ведомости ГУ-3 в архиве товарной конторы.

На основании корешков дорожных ведомостей коммерческий агент ведет учет выполнения согласованного объема перевозок грузов по месячной и дополнительным заявкам в учетной карточке формы ГУ-1. Учетные карточки ведутся в одном экземпляре отдельно по каждому грузоотправителю и по каждому коду груза номенклатуры, а по заявке грузоотправителей – в двух экземплярах. Учетная карточка подписывается грузоотправителем и начальником станции по окончании каждых отчетных суток. При отказе отправителя от подписи учетной карточки составляется акт общей формы.

Реквизиты всех отправок, за исключением грузов в контейнерах, включая номер вагона, код груза, код получателя передаются коммерческим агентом в СТЦ, где формируется макет 241. Для грузов в контейнерах макеты составляются старшим приемосдатчиком контейнерной площадки. Данные о погрузке грузов за отчетные сутки по форме макета 241 передаются в ГВЦ Белорусской железной дороги.

График оформления перевозочных документов при приеме груза во внутриреспубликанском сообщении приведен на рисунке 2.13.

Наименование операций	Время	Исполнитель
Проверка наличия согласованного объема или дополнительной заявки на перевозку грузов и правильности запол­нения комплекта перевозочных документов		Коммерческий агент по отправлению
Предварительная таксировка (расчет провозных платежей, дополнительных сборов)		Коммерческий агент по отправлению
Выдача с помощью АРМ ТВК счета-фактуры для оплаты всех причитающихся платежей		Коммерческий агент по отправлению
Проверка наличия предоплаты сумм, указанных в счете-фактуре, по копиям платежных поручений и визирование накладной		Коммерческий агент по учету погрузки
Прием комплекта перевозочных документов с грузового пункта и проверка правильности его оформления приемосдатчиком груза, наличия отметок о приеме груза и правильности погрузки		Коммерческий агент по отправлению
Повторная таксировка, проверка правильности сос­тав­ления перевозочных документов, прос­тавление штемпелей об опас­нос­ти, негабаритности груза, присваивание номера отправ­­ки, на­ложение календарных штем­­­пелей (окончательное оформ­ление и расчет с грузоотправителем)		Коммерческий агент по отправлению
Выдача грузоотправителю квитанции в приеме груза к перевозке		Коммерческий агент по отправлению
Формирование перевозочного документа (подборка накладной, дорожной ведомости и вагонного листа). Запись в Книгу сдачи документов в СТЦ		Коммерческий агент по отправлению
Составление отчета ГУ-3 о принятых к перевозке грузах, сопроводительной ведомости ФДУ-93 и подборка корешков дорожных ведомостей		Коммерческий агент по отправлению

Рисунок 2.13 – Технологический график обработки документов в товарной конторе

по отправлению груза во внутриреспубликанском сообщении