6. Организация учета и отчетности в товарной конторе

Первичные коммерческие документы и отчетность – основные источники, по которым обобщаются финансовые и экономические результаты деятельности железнодорожного транспорта. Порядок заполнения учетных и отчетных форм определяется Инструкцией по ведению станционной коммерческой отчетности и Инструкцией по учету погрузки и выгрузки грузов при перевозках железнодорожным транспортом.

На станции ежесуточно по состоянию на 17 часов составляются отчеты о грузах, принятых к отправлению и погруженных в вагоны (ГУ–3) – основной источник оперативной и статистической отчетности о погрузке грузов.

Учет выполнения согласованного объема перевозок по грузоотправителям ведется по учетной карточке ГУ–1. Учетные карточки ведутся коммерческим агентом по учету погрузки в одном экземпляре и ежесуточно подписываются грузоотправителем и коммерческим агентом; ежедекадно и за месяц – начальником станции или его заместителем. Составление учетных карточек производится в соответствии с Правилами перевозок грузов.

Ежемесячно составляется “Отчет о контейнерных перевозках и простое контейнеров на контейнерной площадке” формы КЭО-1; один раз в год – “Отчет об отправлении контейнеров по станциям и дорогам назначения” формы КЭО-2.

Документами для составления отчета служит:

а) копии вагонных листов формы ГУ-38в на контейнерные отправки;

б) книга номерного и безномерного учета простоя контейнеров;

в) отчет о движении контейнеров формы КЭО-3.

Ежемесячно составляются отчеты о поступлении разных сборов и местных доходов.

Все кассовые обороты станции ежедневно на конец отчетных суток записываются в пронумерованную и прошнурованную кассовую книгу (формы ГУ-58). Ведет кассовую книгу старший коммерческий агент. Основанием для записи сумм прихода служат итоговые суммы за сутки в корешках квитанций разных сборов местных доходов. На основании записи в кассовой книге ежемесячно составляется старшим коммерческим агентом кассовый отчет формы ФО-8 в двух экземплярах. Первый экземпляр высылается в финансовую службу Белорусской железной дороги, а второй остается на станции и подшивается к кассовой книге за соответствующий месяц.

Выручка за каждые отчетные сутки в тот же день через инкассатора сдается в банк. Препроводительная ведомость формы ГУ-24 к сумме с денежной выручкой состоит из четырех частей, заполняемых под копирку: препроводительной ведомости, накладной, квитанции, копии препроводительной ведомости.

Суммы, указанные в препроводительной ведомости, должны точно соответствовать суммам, проведенным по статьям расходов кассовой книги. Препроводительную ведомость и квитанцию с деньгами вкладывают в специальную денежную сумку, которая затем пломбируется и вместе с накладной вручается инкассатору банка под расписку в копии препроводительной ведомости.

2.6.7 Определение штата работников товарной конторы и грузового двора

Штат работников товарной конторы зависит от количества отправок.

С целью установления целесообразности открытия филиала товарной конторы на подъездном пути количество отправок для грузового двора и подъездных путей определяется отдельно.

В таблице 2.3 приведен условный пример расчета количества отправок для грузового двора.

Количество отправок на подъездных путях определяется с учетом формирования маршрутных (групповых) поездов. Например, при следовании однородного груза в количестве 50 физических вагонов от одного отправителя к одному получателю допускается оформлять данную перевозку одним перевозочным документом, т.е. будет одна отправка.

Пусть на первый и второй подъездные пути прибывает и отправляется соответственно 20, 158 и 60, 142 отправки. Тогда за год в целом по станции число отправок по прибытию и отправлению составит: (208+220+20+60+158+142)∙365=321200, в т.ч.

по прибытию – ,

отправлению – отправок.

Таблица 2.2 – Расчет количества отправок (ГД+ПП1)

Наименование груза	Количество физических вагонов		Количество отправок		Примечание
	прибытие	отправление	прибытие	отправление
Каменный уголь (ГД)	21	-	21	-	Количество вагонов равно количеству отправок
Станки (ГД)	-	20	-	20	Количество вагонов равно количеству отправок
Хлебные грузы (ПП1)	40	-	40	-	Количество вагонов равно количеству отправок
Нефтепродукты (ПП1)	2	-	2	-	Количество вагонов равно количеству отправок
Трубы металли­ческие (ГД)	-	68	-	68	Количество вагонов равно количеству отправок
СТК (ГД)	12	11	12·5=60	11·5=55	5 контейнеров в 1 вагоне
КТК (ГД)	8	8	8·2=16	8·2=16	2 контейнера в 1 вагоне
Тарно-упаковоч­ные грузы (ГД)	12	15	120+8=128	150+10=160	1/3 вагонов с мелкими отправками. В одном вагоне 30 мелких отправок
Всего	95	122	267	319

Таблица 2.3 – Расчет количества отправок (ПП2)

Наименование груза	Количество физических вагонов		Количество отправок		Примечание
	прибытие	отправление	прибытие	отправление
Каменный уголь	84	-	1+34	-	50 вагонов – отправительский маршрут
Станки	-	20	-	20	Количество вагонов равно количеству отправок
Песок	-	105	-	2+5	50 вагонов – отправительский маршрут
Нефтепродукты	10	-	10	-	Количество вагонов равно количеству отправок
Всего	94	125	45	27

Явочная численность работников товарной конторы определяется по формуле:

,

(2.5)

где – годовой фонд рабочего времени одного работника, рассчитывается исходя из среднемесячного баланса рабочего времени, равного173,1 ч; 173,1∙12∙60=124932;

к – коэффициент, учитывающий затраты времени на подготовительно-заключительные операции, организационное обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, к = 1,45;

– нормативные трудоёмкости годового объема работ по отравлению и прибытию, чел-мин,

,

(2.6)

– норматив времени на оформление перевозочных документов по прибытию и оправлению, принимается по данным таблиц 1, 2 [10].

При расчете трудоемкости для определения нормативов численности работников в товарных конторах станций, обслуживаемых ТехПД, следует пользоваться таблицами 1, 2 [10] при объемах работ по отправлению и прибытию грузов от 30 тыс. до 300 тыс. отправок в год.

Для товарных контор станций, выполняющих объем работ, превышающий 300 тыс. отправок в год, следует к нормативам времени, приведенным в таблицах 1 и 2 [10], применять коэффициент 0,9 ввиду широкого совмещения и специализации при выполнении отдельных операций на больших станциях.

При объеме работ менее 30 тыс. отправок в год выполнение работ возлагается на одного старшего товарного (грузового) кассира и одного товарного (грузового) кассира или коммерческого агента с учетом сменности работы.

На станциях IV и V классов с незначительным объемом грузовой работы, составляющим менее 6 тыс. отправок в год, нормативы численности не распространяются, а штат работников товарных контор определяется исходя из местных условий с учетом совмещения профессий и должностей.

Списочная численность работников товарной конторы

(2.7)

где – коэффициент перевода явочной численности в списочную, учитывающий очередные отпуска, отпуска по учебе, дни болезни и прочие неявки, разрешенные законом, = 1,07.

Для данных таблицы 2.1 и подъездных путей годовой объем отправок по прибытию и отправлению составляет 321200, поэтому нормативы времени следует применять с коэффициентом 0,9:

по отправлению чел-мин на один документ, по прибытию – чел-мин.

В результате расчетов по формулам (5)-(7) установлено, что списочная численность работников грузового двора составляет 20 чел, а первого и второго подъездных путей – соответственно 4 и 12 чел. Обычно дробные результаты округляют до целых единиц. При округлении результатов в большую сторону в обязанность работника вменяется совмещенное выполнение дополнительных функций с целью полной загрузки его на рабочем месте.

В курсовом проекте условно принимается, что если списочный штат работников для обслуживания второго подъездного пути составляет 8 и более человек, то на этом подъездном пути целесообразно открывать филиал товарной конторы. В противном случае весь штат размещается в основной товарной конторе.

В рассматриваемом примере на в втором подъездном пути целесообразно открыть филиал товарной конторы. Штат работников для обслуживания первого подъездного пути размещается в основной товарной конторе.

В соответствии с таблицей 1.2 приложения 3 общий штат основной товарной конторы и ее филиала имеет следующую разбивку по профессиям (таблица 2.____):

Таблица 2.----- – Разбивка штата товарной конторы по профессиям

Профессия	Штат работников, чел
	основная товарная контора	филиал товарной конторы на ПП2
Заведующий товарной конторой	1	-
Старший товарный кассир	2	1
Товарный кассир	13	8
Коммерческий агент	8	3
Итого	24	12

Норматив времени на оформление перевозочных документов по прибытию меньше, чем по отправлению. Соответственно и штат товарных кассиров по прибытию в сравнении со штатом по отправлению должен быть меньшим. С учетом данного положения разбивка явочного штата по профессиям и сменам в основной товарной конторе и ее филиале приведена в таблице 2.-----.

Таблица 2.4 – Разбивка штата товарной конторы по профессиям

Профессия		Штат работников основной товарной конторы, чел	Штат работников филиала товарной конторы на ПП2, чел
Заведующий товарной конторы		1
Старший товарный кассир		2
Товарный кассир	по отправлению
	по прибытию
Коммерческий агент
Итого		33

Таблица 2.5 - Разбивка явочного персонала по профессиям и сменам в товарной конторе

Должность или профессия	Явочный штат работников основной товарной конторы, чел
	общий	в смену	примечание
Заведующий товарной конторой	1	1	Рабочий день с 8.00 до 17.00; в неделю 5 рабочих дней
Старший товарный кассир	2	1	Рабочий день с 8.00 до 20.00 через день
Товарный кассир по прибытию
Товарный кассир по отправлению
Коммерческий агент

Штат приемосдатчиков аналогично по формулам (5) и (7).

Пример. Требуется установить списочный состав численности приемосдатчиков по переработке тарно-упаковочных грузов при следующих исходных данных: на грузовой двор станции прибывает 9, а отправляется 6 вагонов с тарно-упаковочными грузами, в том числе 1/3 вагонов с мелкими отправками. Средняя статическая нагрузка с мелкими отправками составляет 20 т, повагонными отправками – 30 т. В среднем 10% тарно-упаковочных грузов принимается и выдается по “прямому” варианту.

Решение. Число приемосдатчиков при переработке тарно-упаковочных грузов на местах общего пользования зависит от годового объема перерабатываемого груза. В связи с этим переходим от числа вагонов к числу тонн.

Повагонные отправки. Количество вагонов по прибытию