Тема 6. Уніфікація та стандартизація управлінської документації

Зміст уніфікації та стандартизації службових документів. Причини уніфікації та стандартизації документів. Головна мета уніфікації та стандартизації документів. Стандартизація як засіб уніфікації документів. Актуальність уніфікації та стандартизації управлінської документації. Процедура уніфікації документації через видання нормативно-правових актів.

Історичні витоки уніфікації документів (Давній Схід, раннє середньовіччя (Європа, Україна), початок кінець ХІХ –початок ХХ ст., радянський період). Розвиток традицій уніфікації документів та стандартизації управлінської документації в сучасній Україні (ДСТУ 2732–94 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення» (1994 р.); ДСТУ 2732 : 2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять (2005 р.); “Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (1999 р.); ДСТУ 3239-95 «Документація у сфері зовнішньої торгівлі. Формуляр-зразок» (1996 р.); “Державний класифікатор управлінської документації” (ДК 010-96); ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» (2000 р.); ДСТУ 3844-99 “Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови» (2000 р.); ДСТУ 4163–2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (2004 р.). «Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів» (2006). Типова інструкція з діловодства…. (2011) на заміну примірної, нова редакція «Переліку типових документів зі строками зберігання…….» (2012).

Регламентація процесів уніфікації управлінської документації. Основні напрями уніфікації управлінської документації. Уніфікація інформаційної частини документа та уніфікація носія інформації.

Основні поняття уніфікації документації: «створення службового документа», «текст службового документа», «оформлювання службового документа», «правила документування», «реквізит службового документа», «формуляр службового документа», «уніфікована форма службового документа», «уніфікована система документації».

Регламентація процесів уніфікації управлінської документації. Нормативні документи з розроблення уніфікованих форм документів (УФД) і створення уніфікованих систем документації (УСД). Основні етапи роботи, виконувані під час уніфікації управлінської документації (визначення номенклатури справ; побудова єдиної моделі документів для однорідних видів; встановлення загальних синтаксичних правил побудови документної інформації; визначення методів контролю інформації в документах). Категорії УФД (державні (різні міністерства, установи) уніфіковані форми документів; галузеві (рівень одного міністерства) уніфіковані форми документів; уніфіковані форми документів установ.

Уніфікація структури документа та методів контролю інформації в документах. Формуляр-зразок. ДСТУ 3844-99. Регламентація форматів паперу (A3, A4, A 5L). Вимоги до берегів управлінських службових документів (робочої площі). Конструкційна сітка. Реквізити (постійні, додаткові) документа.

Уніфікація тексту документа. Уніфікація структури тексту. Елементи формалізації. Формалізований характер текстів облікової документації. Уніфікація мовних засобів. Форми представлення уніфікованих текстів: зв'язний текст, трафарет, анкета, таблиця.

Бланк документа. ДСТУ 4163:2003. Види бланків (бланк службового документа, бланк виду документа, бланк установи). Склад бланка, порядок розташування реквізитів. Правила конструювання бланка.

Державні уніфіковані системи документації (ДУСД). ДСТУ 3843-99 про загальні положення розроблення Державної уніфікованої системи документації. Мета і завдання створення ДУСД. Склад ДУСД. Типовий склад УСД. Типовий склад уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД). Нормативні та методичні документи, що складають УСОРД.

Впровадження уніфікованих систем документації. Ведення уніфікованих систем документації.