Тема 9. Комунікації в менеджменті

1. Суть та класифікація інформації.

2. Суть та значення комунікацій. Класифікація комунікацій.

3. Організація комунікаційного процесу, його елементи та етапи.

4. Міжособові та організаційні комунікації.

1. Суть та класифікація інформації.

Інформація — це сукупність повідомлень, які відображають кон­кретний бік явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Інформацію можна класифікувати за певними ознаками:

1. За повнотою охоплення явища: повна, часткова, надлишкова.

2. За напрямом руху: вхідна, вихідна.

3. За періодом дії: разова, періодична, довгострокова.

4. За змістом: планово-економічна, фінансова, облікова, бухгалтерсь­ка, технологічна, довідкова, адміністративна та ін..

5. За рівнем доступності: відкрита, виключно для службового користу­вання, секретна.

6. За способом передання: усна, текстова, графічна, комбінована.

7. За рівнем достовірності: достовірна, недостовірна.

Законом України „Про інформацію" зі змі­нами та доповненнями виокремлено такі основні види інформації:

1. Статистична інформація — це офіційно документована держав­на інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України та підлягає систематичному відкритому опублікуванню.

2. Масова інформація — це публічно поширювана друкована та ауді­овізуальна інформація.

3. Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування — це офіційна документована інформація, яка створю­ється у процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування. Основними джерелами такої інформації є законодавчі та нормативно-правові акти.

4. Правова інформація — це сукупність документованих або публіч­но оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реаліза­цію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушен­ня і боротьбу з ними та їх профілактику. Джерелами правової інформації є Конституція України, норми і принципи міжнародного права, кримі­нальний кодекс, інші законодавчі і підзаконні правові акти тощо.

5. Інформація про особу — сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про особу є: наці­ональність, освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров'я, адреса, дата і місце народження.

6. Інформація довідково-енциклопедичного характеру — це системати­зовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє природне середовище. Основними дже­релами такої інформації є: енциклопедії, словники, довідники, рекламні повідомлення і оголошення, путівники, картографічні матеріали тощо.

7. Соціологічна інформація — це документовані або публічно оголо­шені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до су­спільних подій і явищ, процесів, фактів тощо.

Основними принципами інформаційних відносин в Україні є:

• гарантованість права на інформацію;

• відкритість, доступність інформації та свобода її обміну;

• об'єктивність, вірогідність інформації;

• повнота і точність інформації;

• законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, перфо­стрічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми та т.п.. Ос­новним носієм інформації є документ.

Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Документацію можна класифікувати за різноманітними ознаками:

• за змістом: адміністративна, планово-економічна, комерційна, фінансова, зовнішньоекономічна, бухгалтерська, з обліку кадрів, тех­нічна та ін.;

• за складністю: проста (відображає один процес), складна (відобра­жає кілька процесів);

• за призначенням: індивідуальна, типова;

• за етапами використання: первинна (містить вихідну інформацію), вторинна (є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки одного чи кількох документів);

• за місцем у менеджменті: службово-інформаційна (службові листи, записки), розпорядча (накази, розпорядження, інструкції, постанови, протоколи), спеціальна (фінансова, бухгалтерська, звітна).

Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, прохо­дженням, зберіганням тощо називається діловодством. Його функції такі:

1) попередній розгляд і облік документів;

2) довідково-інформаційне обслуговування;

3) контроль за виконанням;

4) вдосконалення (раціоналізація) документообігу;

5) експедиційна обробка та транспортування документів тощо.