4.8.2. Складений документ

Складений документ являє собою об'єднання інформацій двох докумен­тів: основного документа й джерела. Основний документ, містить постійну ін­формацію, документ джерела змінну інформацію.

Змінна інформація джерела може бути використана частково. Це дозволяє підготувати велику кількість однотипних документів, що розрізняються окре­мими текстовими фрагментами, при мінімальних трудовитратах.

В якості основного документа можуть бути наступні документи: звичай­ний документ Word, листи, електронні листи, конверт із реквізитами відправ­ника й одержувача, наклейки, каталог (систематичний перелік предме­тів, спи­сок предметів складений у порядку, що полегшує їхнє знаходження).

Джерелом змінної інформації для злиття може бути таблиця текстового редактора Microsoft Word або іншого текстового редактора, системи управ­ління базами даних (СУБД) реляційного типу (Access і ін.), електронні таблиці (Microsoft Excel), таблиці запитів Microsoft Query.

Злиття основного звичайного документа Word і джерела виконується за допомогою панелі інструментів Слияние.

Панель інструментів Слияние можна встановити через контекстне меню панелей інструментів або через команду Сервис ►Письма и рассылки ►Показать панель инструментов слияние.

Якщо як основний документ використовуються листи, каталоги й т.п. то для створення складеного документа використовується програма майстер, ви­клик якої здійснюється командою Сервис ►Письма и рассылки ►Слияние.

Підготовка основного звичайного документа Word. Основний доку­мент можна створювати в новому вікні або в поточному вікні.

Для створення основного документа необхідно виконати команду Выб­рать тип документа (самий лівий значок), на панелі інструментів Слияние (рис. 4.34), тоді відкриється вікно Тип основного документа (рис. 4.35). У цьому ві­кні необхідно вказати тип документа й клацнути по кнопці ОК.

Рисунок 4.34. Панель інструментів Слияние

Рисунок 4.35. Діалогове вікно для вибору типу основного документа

Після створення основного документа його необхідно зберегти на диску. Панель інструментів Слияние містить набір кнопок: Добавить поле слияния - вибір полів джерела для розміщення в основному документі (кнопка доступна після визначення джерела). Добавить поле Word - вибір полів Word (ключові логічні слова, що розширюють можливості для обробки текстових документів). Поля/данные (значок з буквами ABC) - підстановка значень полів джерела в основний документ або полів, якщо були значення (кнопка працює в режимі перемикача).

Перемещение по записям источника (чотири кнопки c зображенням значків (►) вказуючи напрямок) – первая запись, предыдущая запись, сле­дующая, последняя запись. Поиск ошибок - перевірка й оформлення прото­колу злиття ( ). Слияние в новый документ - запис результату злиття в но­вий документ Word ( ). Слияние при печати - печатка результа­тів злиття ( ), злиття по електронній пошті, злиття при відправленні по факсу. Вставить поля слияния - завдання установок для виконання операції злиття ( діапа­зон записів, добір записів). Найти элемент - знайти елемент за­пису джерела в полі ( ).

При відкритті списку Добавить поле Word виводиться список по­лів. Поля Word надають додаткові можливості для обро­бки текстових документів. Це зміна вмісту текстового документа, інтерактивне введення да­них у документ, зміну структури вихідного документа й т.п. Робота з полями здійснюється через діалогові вікна.

У списку Добавить поле Word є наступні поля: Поле ASK створює нову закладку із зазначеним ім'ям, значення якої привласнюється в інтерактивному режимі. Значення закладки може бути використане у формулах полів, що обчи­слюються.

Поле FILLIN забезпечує вставку в основний документ уведеного корис­тувачем відповідь на питання.

Поле IF.....THEN.. ...ELSE забезпечує альтернативне уведення тексту в основний документ. У діалоговому вікні поля задаються умови, для кожної умови визначається варіанти результату у випадку його істинності або хибно­сті. Результат виводиться за місцем перебування поля.

Поле MERGEREC забезпечує вставку в основний документ порядкового номера запису джерела.

Поле MERGESEQ - аналогічно полю MERGEREC але використовується якщо в основний документ вставляється кілька записів джерела.

Поле NEXT застосовується після поля MERGEREC для вказівки наступ­ного запису.

Поле NEXTIF забезпечує вивід у поточний документ полів злиття запису джерела у випадку істинності умови. У випадку хибності умови здійснюється перехід до наступного запису джерела даних, створюється новий складений до­кумент.

Поле SET - змінює значення закладки, запит на нове значення закладки не виводиться.

Поле SKIPIF це поле забезпечує перехід до обробки наступного запису джерела й створення нового екземпляра складеного документа, якщо зазначена умова перевірки істинна. У противному випадку здійснюється перехід до на­ступного запису джерела, але новий складовій документ не створюється.

Визначення джерела даних. Джерело даних може створюватися на ос­нові нового документа, поточного або уже існуючого. Якщо джерело даних створене на основі поточного документа або нового його необхідно зберегти на диску. Далі якщо є файл то для визначення джерела даних необхідно нажати кнопку Открыть источник данных на панелі інструментів Слияние й виб­рати файл.

Таким чином, можна вказати який файл ми вибрали як джерело. Файли можуть бути на комп'ютері користувача або на сервері.

Якщо файл джерела існує на комп'ютері користувача тоді доступні всі режими виправлення джерела, тому що вони здійснюються безпосередньо в додатку джерела.

Якщо файл знаходиться на сервері тоді доступні два варіанти виправ­лення джерела:

• с використанням стандартної мови запитів SQL-Structured Query Lan­guage - виправлення таблиці бази даних або блоку комірок електронної таблиці;

• перетворення даних у табличний документ Microsoft Word із втратою зв'язку з основним джерелом даних.

За допомогою екранної форми можна:

• додавати нові записи в джерело;

• видаляти записи джерела;

• редагувати значення полів записів джерела;

• виконувати пошук записів джерела за значенням поля.

Злиття основного документа й джерела. Перед злиттям основного до­кумента й джерела в основний документ вставляють обрані поля джерела. Крім того, в основному документі можна робити обчислення за допомогою закладок.

Злиття основного документа й джерела роблять за допомогою кнопок: Слияние в новый документ або Слияние при печати панелі інструментів Слияние.