Деловая документация

Литература: 1. Горбачев Г.Л, Давыдова «Деловая документация и делопроизводство»,

2. Стенюков Н.В. «Документы. Делопроизводство: практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия».

3. Стандарт СТБ6,38-2004 Унифицированные системы документации РБ: система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов», Минск 2004. – только им. Остальное можно не смотреть.

Журавлева Виктория Владимирована

Понятие о делопроизводстве

Цели и задачи дисциплины.

Понятие документооборота, история развития делопроизводства.

Унификация и стандартизация документов.

Виды значения документов и их классификация.

Основная задача дисциплины: подготовка компетентных специалистов, умеющих составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями действующих стандартов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения (создания) до завершения исполнения или отправки. Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления, цель которого информационное обеспечение деятельности организации, её документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. Процесс принятия решения: 1. поиск информации, 2. Документированное решение, 3. Контроль за его выполнением.

Основная цель унификации и стандартизации в документах – это создание системы документов, которая даст экономический эффект.

Основные задачи совершенствования документов:

- при унификации – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и метода его обработки

-при стандартизации – установление единых требований к реквизитам, включаемых в документ.

Стандарты должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, способствовать созданию централизованного обслуживания служебных документов, облегчение управленческого труда.

Документ (от лат. - свидетельство, доказательство) – в широком смысле слова документом принято считать материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенной для её передачи во времени и пространстве, документ в более узком смысле – деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт на что-либо.

Классификация документов:

1. В зависимости от назначения – организационные (уставы, инструкции, положения, планы, штатные расписания), распорядительные (распоряжения, приказы, постановления, указания, решения), справочно-информационные (заявления, объяснительная записка, докладная, письмо, акты, протоколы, отчеты, телеграммы, телефонограммы).

2. В зависимости от места возникновения и направления движения: исходящие, входящие, внутренние. Исходящие – документы, которые отправляются из одной организации в адрес другой или гражданам. Входящие – документы, поступающие в организацию. Внутренние – документы, которые создаются в самой организации и не подлежат отправлению.

3. По ограничению доступа к документам: секретные и несекретные. Секретные – совершенно секретные и особой важности.

4. По форме: индивидуальные, типовые и трафаретные. Типовые – образец, на основе которого строится тип документа.

5. По способу фиксации информации: рукописные, печатные и электронные, графические, звуковые, видео и фото документов.

6. По срокам хранения: постоянного и временного хранения (до 10лет и свыше 10лет).

7. !!!кроме того различают документы-подлинники и документы-копии. Подлинник – это документ, оформленный соответствующим образом и подписанный автором (руководителем). Копия – это документ, воспроизводящий подлинник. Различают следующие виды копий: факсимильная копия (факс) – копия документа, которая отражает все без исключения особенности подлинника (ксерокопия, фотокопия); свободная копия – это копия, содержащая всю информацию подлинника, но без графического соответствия последнему; выписка – это копия, содержащая полное воспроизведение какой-либо части документа; дубликат – копия, которая создается взамен утраченного или поврежденного подлинника и имеет юридическую силу подлинника.