Использование команды «Итоги» для организации списков Excel
В Excel имеется команда "Данные" - "Итоги", которая может осуществлять вывод как промежуточных, так и общих итогов в списке. При выполнении этой команды список в Excel отображается в виде структуры, что дает возможность быстро сворачивать и разворачивать записи в промежуточных итогах с помощью манипулятора мышь.
Д
ля
примера подведем промежуточные и общие
итоги столбца "№ склада" в списке
"Список учета товаров на складе".
Табл.2
Для вывода промежуточных итогов необходимо выполнить следующее:
В первую очередь отсортируйте список по тому столбцу, по которому хотите подвести итоги, в данном случае, отсортируйте "№ склада" по возрастанию
Затем выделите любую ячейку в списке и выберите команду "Итоги" в меню "Данные"
В появившемся окне диалога "Промежуточные итоги" выберите заголовок столбца "№ столбца" из списка "При каждом изменении в:"
В списке "Операция:" выберите требуемую функцию, которая может быть использована для вычисления промежуточных итогов, например функцию СУММ()
Далее в списке "Добавить итоги по" установите флажок перед заголовком столбца, по которому необходимо выполнить расчет промежуточного итога (например, стоимость)
Нажмите
кнопку ОК для того, чтобы выполнить
команду промежуточные итоги
В
результате выполнения команды "Данные"
- "Итоги" список отображается на
экране в виде структуры. На рисунке
представлен список со свернутыми
записями в группах 2, 3 и 4.С левой стороны
списка расположены кнопки со значками
"-" и "+", которые указывают на
то, что все записи в первой и пятой
группах списка отображены на экране, а
в группах 2, 3
,
4 - записи свернуты. Если щелкнуть
указателем мыши на кнопке "-", записи
в группе будут сворачиваться, а если
щелкнуть на кнопке "+", то записи в
группе будут разворачиваться.
Для
завершения работы с командой "Итоги"
щелкните указателем мыши на кнопке
"Убрать все" в окне "Промежуточные
итоги".
При выполнении лабораторной работы с помощью команды "Итоги" необходимо создать общую ведомость по зарплате за 3 месяца, оставив шапку таблицы.
Рис.3
Табл.3
Консолидация данных
Другим способом получения итоговой информации является консолидация данных (рис. 4), которая выполняется в соответствии с выбранной функцией обработки.
Консолидация - агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях - источниках
Результат консолидации находится в области-назначения. Таблица консолидации создается путем применения функции обработки к исходным значениям. Области-источники могут находиться на различных листах или рабочих книгах. В консолидации может участвовать до 255 областей-источников.
Рис.4 Представление о консолидации данных
Существуют следующие варианты консолидации данных:
с помощью формул, где используются ссылки;
по расположению данных для одинаково организованных областей-источников (фиксированное расположение);
по категориям для различающихся по своей структуре области данных;
с помощью сводной таблицы;
консолидация внешних данных.
При консолидации данных с помощью формул используемые в них ссылки могут иметь разное представление в зависимости от взаимного расположения областей-источника и области-назначения:
все области на одном листе — в ссылках указывается адрес блока ячеек, например D1.C8;
области на разных листах — в ссылках указывается название листа, диапазон, например
лист1!D1 :лист2!С8;
области в разных книгах, на разных листах — в ссылках указывается название книги, название листа, диапазон, например [книга1] лист1!D1: [книга2] лист2!С8.
При консолидации по расположению данных все источники имеют одинаковое расположение данных источников (имена категорий данных в выделяемые области-источники не включаются). Данные имеют одинаковую структуру, фиксированное расположение ячеек и могут быть консолидированы с определенной функцией обработки (среднее значение, максимальное, минимальное и т.п.) по их расположению. Для консолидации данных курсор устанавливается в область места назначения. Выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается вариант, и задаются условия консолидации.
Пример. На отдельных листах рабочей книги по каждой учебной группе хранятся сведения о среднем балле по фиксированному перечню предметов в разрезе видов занятий (рис.3.52). Серым цветом показана консолидируемая область источников.
Рис.5