Создание простейшей отчетной ведомости.
Автоматизированные программы для работы с листами, например Microsoft Office Excel, предоставляют обширные возможности расчетов и построения графиков для визуализации и управления табличными данными. Эти программы бывают полезны также для хранения списков данных, например списков рассылки или запасов.
В Excel списком называют таблицу с данными, разделёнными на столбцы - поля и строки - записи. Создаваемый список должен иметь постоянное количество столбцов. Количество строк является переменным. В каждом столбце должна содержаться однотипная информация, в списках недопустимы пустые строки и столбцы.
Программу Microsoft Excel для работы с данными следует использовать в следующих случаях:
Требуется плоское или нереляционное представление данных (то есть, нет необходимости в реляционной базе данных с множеством таблиц).
Чаще всего это справедливо по отношению к данным, представленным преимущественно в числовом виде: например, если необходим финансовый бюджет за текущий год.
Данные в основном используются в расчетах и статистических сравнениях, например при анализе затрат и прибыли по бюджету организации.
Объем данных не слишком велик (не более 15 000 строк).
Для создания ведомости начисления заработной платы проведите подготовительную работу:
создайте новую рабочую книгу командой Файл, Создать.
сохраните созданную рабочую книгу под нужным именем командой Файл; Сохранить как;
переименуйте Лист 1 на ведомость за (укажите месяц).
2.Сформируйте на листе Список шапку таблицы. Имена столбцов шапки будут в дальнейшем играть роль имен полей списка ( вашей базы данных). Следует помнить, что имя каждого поля должно занимать одну ячейку. Для этого:
выделите первую строку;
вызовите контекстное меню и выберите команду Формат, ячеек;
произведите форматирование ячеек первой строки, установив параметры вкладке Выравнивание:
По горизонтали: по значению
По вертикали: по верхнему краю
Переносить по словам: установить флажок
введите названия столбцов (имен полей) в соответствии с отображенной на рис. 3.35 таблицей;
заполните таблицу данными.
Пример готового списка в виде простейшей отчетной ведомости по зарплате за месяц:
Отчётная ведомость декабрь
№ п.п. |
Фамилия |
Должность |
Пол |
Год рождения |
Дата посту-пления на работу |
Оклад (из тариф. сетки) грн/день. |
Месяц |
Кол-во рабочих дней в месяце |
Кол-во отрабо-танных дней |
Премия 20% (грн.) |
Начислено грн. (оклад + премия) |
Подохо-дный налог |
Отчис-ления в пенсион-ный фонд (грн.) |
Отчис-ления в профсоюз (грн.) |
Отчис-ления в ФСБ (грн.) |
Удержано |
Сумма к выдаче (грн.) |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
1 |
Злодеев |
директор |
м |
1973 |
2001 |
100.00 грн. |
декабрь |
22 |
18 |
360.00 грн. |
2,160.00 грн. |
648 |
43.2 |
21.60 грн. |
10.80 грн. |
723.60 грн. |
1,436.40 грн. |
2 |
Скупердяйкина |
главный бухгалтер |
ж |
1967 |
2001 |
40.00 грн. |
декабрь |
22 |
21 |
168.00 грн. |
1,008.00 грн. |
201.6 |
20.16 |
10.08 грн. |
5.04 грн. |
236.88 грн. |
771.12 грн. |
3 |
Глупенко |
управляющий |
м |
1975 |
2001 |
40.00 грн. |
декабрь |
22 |
22 |
176.00 грн. |
1,056.00 грн. |
316.8 |
21.12 |
10.56 грн. |
5.28 грн. |
353.76 грн. |
702.24 грн. |
4 |
Лихоимцев |
юрист |
м |
1981 |
2001 |
32.00 грн. |
декабрь |
22 |
22 |
140.80 грн. |
844.80 грн. |
168.96 |
16.896 |
8.45 грн. |
4.22 грн. |
198.53 грн. |
646.27 грн. |
5 |
Лодыревич |
начальник отдела |
м |
1976 |
2001 |
35.00 грн. |
декабрь |
22 |
22 |
154.00 грн. |
924.00 грн. |
184.8 |
18.48 |
9.24 грн. |
4.62 грн. |
217.14 грн. |
706.86 грн. |
6 |
Безвкусенко |
дизайнер |
м |
1982 |
2001 |
39.00 грн. |
декабрь |
22 |
22 |
171.60 грн. |
1,029.60 грн. |
308.88 |
20.592 |
10.30 грн. |
5.15 грн. |
344.92 грн. |
684.68 грн. |
7 |
Вирусецкий |
программист |
м |
1983 |
2001 |
31.00 грн. |
декабрь |
22 |
22 |
136.40 грн. |
818.40 грн. |
163.68 |
16.368 |
8.18 грн. |
4.09 грн. |
192.32 грн. |
626.08 грн. |
8 |
Ламеровский |
системотехник |
м |
1980 |
2001 |
21.00 грн. |
декабрь |
22 |
15 |
63.00 грн. |
378.00 грн. |
75.6 |
7.56 |
3.78 грн. |
1.89 грн. |
88.83 грн. |
289.17 грн. |
9 |
Безделухо |
системный администратор |
м |
1984 |
2001 |
32.00 грн. |
декабрь |
22 |
13 |
83.20 грн. |
499.20 грн. |
99.84 |
9.984 |
4.99 грн. |
2.50 грн. |
117.31 грн. |
381.89 грн. |
10 |
Кидалов |
менеджер по работе с клиентами |
м |
1973 |
2001 |
50.00 грн. |
декабрь |
22 |
22 |
220.00 грн. |
1,320.00 грн. |
396 |
26.4 |
13.20 грн. |
6.60 грн. |
442.20 грн. |
877.80 грн. |
11 |
Неумейкина |
секретарь |
ж |
1984 |
2001 |
15.00 грн. |
декабрь |
22 |
10 |
30.00 грн. |
180.00 грн. |
36 |
3.6 |
1.80 грн. |
0.90 грн. |
42.30 грн. |
137.70 грн. |
12 |
Подсиделов |
зам. директора |
м |
1968 |
2001 |
28.00 грн. |
декабрь |
22 |
22 |
123.20 грн. |
739.20 грн. |
147.84 |
14.784 |
7.39 грн. |
3.70 грн. |
173.71 грн. |
565.49 грн. |
13 |
Замыканиевцев |
электрик |
м |
1965 |
2001 |
30.00 грн. |
декабрь |
22 |
6 |
36.00 грн. |
216.00 грн. |
43.2 |
4.32 |
2.16 грн. |
1.08 грн. |
50.76 грн. |
165.24 грн. |
14 |
Безрученко |
слесарь |
м |
1969 |
2001 |
20.00 грн. |
декабрь |
22 |
5 |
20.00 грн. |
120.00 грн. |
24 |
1.2 |
1.20 грн. |
0.60 грн. |
27.00 грн. |
93.00 грн. |
15 |
Засыпалло |
охранник |
м |
1969 |
2001 |
30.00 грн. |
декабрь |
22 |
7 |
42.00 грн. |
252.00 грн. |
50.4 |
5.04 |
2.52 грн. |
1.26 грн. |
59.22 грн. |
192.78 грн. |
16 |
Грязнухина |
уборщица |
ж |
1971 |
2001 |
10.00 грн. |
декабрь |
22 |
18 |
36.00 грн. |
216.00 грн. |
43.2 |
4.32 |
2.16 грн. |
1.08 грн. |
50.76 грн. |
165.24 грн. |
При необходимости для ввода данных можно использовать форму (Данные/Форма) Рис. 1.
В Excel имеются средства для проверки данных при вводе (Данные/Проверка при вводе) Рис. 2.
Р
ис.
1
Рис. 2