3. Понятие коммуникации и информации, их виды
Коммуникации (общение) – обмен информацией и смыслом информации между двумя и более людьми (рис. 10.2.).
Рис. 10.2 - Коммуникационный процесс
Информация – это совокупность сведений, сообщений, передаваемых людьми устно, письменно или при помощи технических средств.
Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, информация (сообщение), канал и получатель. Если коммуникации налажены плохо, то управление может уходить от цели, принимаемые решения оказаться ошибочными, а люди не верно понимать, что хочет от них руководитель.
Исследования показывают, что руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации по планированию, принятию решений и доведения их до исполнителя, по организации мотивации и контроля исполнения. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации еще называют связующим звеном.
Поскольку от руководителя зависит уровень работы организации, постановка и выполнение целей, качество обмена информацией при этом имеет огромное значение. Поэтому для практической реализации решений и целей необходимы эффективные коммуникации.
Коммуникационный процесс в организации начинается с обмена информацией между работниками индивидуально, на совещаниях, на собраниях, разговаривают по телефону, читают записки, отчеты, слушают внутренние радиопередачи. На эти процессы коммуникации приходится основная часть взаимоотношений и получения информации. Однако, коммуникация тогда считается завершенной, когда она отражает всеохватывающий, всепроникающий и объективный сбор информации.
Изложенные процессы коммуникации относятся к внутренней среде предприятия. Но есть внешняя среда, внешнее окружение. Взаимодействует с ними предприятие с помощью рекламы, встреч, выступлений по информационным каналам и совместным мероприятиям, старается поддерживать имидж на внешнем уровне.
В зависимости от целей управления различают виды коммуникаций:
межуровневые коммуникации, в этом случае информация передается внутри организации от уровня к уровню в рамках нисходящих связей. Сообщается о текущих задачах, изменениях критериев, рекомендуемых процедурах;
коммуникации по восходящей линии, когда руководителя получает информацию от подчиненных по выполнению своих приказов, поручений, заданий. Этот вид обмена идет в виде отчетов, объяснительных записок;
горизонтальные коммуникации – это коммуникации между отделами, службами. Эти коммуникации устанавливают равноправные связи между отделами и являются важнейшими составляющими удовлетворения работников организации;
коммуникации руководитель-подчиненный связаны с пояснением задач приоритетных, первоочередных в достижении результатов, вовлечением отделов и служб для обеспечения результатов, а также обсуждении проблем, мешающих получению нужных результатов;
коммуникации между руководителем и рабочей группой позволяют повысить эффективность действия группы;
неформальные коммуникации, т.е. каналы распространения слухов (коридоры, столовые), где собираются не формально люди. Слухи: - о сокращении (увольнении); - новые методы наказаний и поощрений; - уход и приход начальников; - интимные связи и др.;
межличностные коммуникации – недопущение конфликтов, сглаживание конфликтных ситуаций, использование компромиссов в решении проблем;
организационные коммуникации направлены на сдерживание достоверной информации на всех уровнях организации для совершенствования методов информации.
Правильно организованные коммуникации способствуют правильному принятию решения.
Как уже говорилось, информация – это совокупность сведений, сообщений, передаваемых людьми.
В деятельности предприятий, фирм, как внутри, так и связь их с внешней средой в повседневном их взаимодействии, передача информации является непременным и первостепенным фактором их функционирования. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.
Сущность информации проявляется в предъявляемых требованиях к информации, это конкретность, четкость формулировок, своевременность поступления; удовлетворение потребностей конкретных управляющих, точность, достоверность, систематизация и непрерывность сбора и обработки сведений.
В современных условиях развития производства и управления характерно применение различных видов высоко эффективных систем информации. На первом месте – деловые коммуникации, которые предполагают обработку информации, внутренних и внешних каналов (связей) ее передачи, путем сквозного построения и совместимости (коммуникации) информационных систем.
Эффективное использование этого вида информации основывается на определенных принципах:
создание наиболее благоприятных условий для сбора и распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих информацией;
определение требований к содержанию информации, ее характеру в зависимости от целенаправленности;
выбор системы хранения и использования информации;
определение потребностей в технических средствах и их программное обеспечение;
проведение многовариантных расчетов, используя маркетинговые исследования, планирование, контроль и обработку цифровой информации.
В современных условиях на предприятиях создаются и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие управленческий процесс, и решающие следующие задачи:
обработка данных финансовых отчетов на высоком уровне и в производственных отделениях для повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме;
определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
определение основных направлений развития технологии обработки информации;
обработка знаний, реализация интеллектуальной деятельности;
определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации – трудная задача.
Для их упрощения создаются внутрифирменные системы информации, которые выполняют следующие функции:
определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для управления фирмой;
определение потребностей в технических средствах для фирмы и каждого управляющего;
централизованное планирование всех затрат для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
определение затрат на обучение персонала для работы на технических средствах;
обеспечение должного сбора и хранения информации;
разработка программных средств, прикладных программ.
Для осуществления указанных функций разрабатывается технология информационной деятельности, которая предполагает:
создание системы записей (цифровой и текстовой) с применением средств компьютерной техники;
формирование базы данных;
создание пакетов прикладных программ.
Система ведения записей включает:
технологическую документацию;
чертежи;
инженерно-конструкторские расчеты;
научную документацию;
опытно-конструкторские разработки;
данные учета финансовой документации и финансовых отчетов;
расчеты заработной платы рабочих и служащих;
тексты контрактов и сопроводительную документацию;
тексты годовых отчетов и протоколов собраний.
Записи отчетов делают на основе статистических отчетов, первичной документации и информации по вопросам управления.
Информационная база данных включает фактологический материал по всем факторам, оказывающим влияние на состояние и развитие фирмы, набор статистических показателей производственной и финансовой деятельности, информацию о составе и текучести кадров и др.
В основе создания пакетов прикладных программ лежит комплексная автоматизированная система обработки информации. Система включает следующие технические средства:
терминальные устройства;
устройство оптического распознавания обозначений;
фотокамера для быстрого обновления информации;
устройство автоматизированного хранения и выдачи информации;
дубликатор для получения микрофильмов;
средства доведения микрофильмов и другой информации до пользователей;
использование диктофонной техники с подключением к селекторной или телефонной сети.
Для реализации информационной системы создается специализированный аппарат управления внутрифирменной системной информации. Он включает:
вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;
центральную службу информации;
информационную систему в производственных подразделениях, включающих отделы по обработке и анализу информации, обработку входящей и выходящей информации, хранение и выдачу информации, вычислительной техники.
Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность повлекло развитие новых профессий, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно: программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации.