4.3. Передача дел в ведомственный архив

4.3.1. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

4.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (см. подраздел 3.3). Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива или по описям или по номенклатурам дел.

4.3.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и организаций, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации (см. п. 12.3.1).

4.3.4. В период подготовки дел структурным подразделением (общественной организацией) к передаче в ведомственный архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения (общественной организации) обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка (см. п. 4.2.7).

4.3.5. Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) ведомственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

4.3.6. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Вместе с делами в ведомственный архив канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно - контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

 

Раздел 5. Обеспечение сохранности документов

ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

Для обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве должен проводиться следующий комплекс работ, включающий:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах и их топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из архива;

- учет документов (см. разд. 8), проверка их наличия и состояния;

- определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда;

- обеспечение физико - химической сохранности документов.

5.1. Создание оптимальных условий

хранения документов

5.1.1. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

- созданием оптимального температурно - влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.

Требования к помещению архива

5.1.2. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

5.1.3. Строительство специального здания ведомственного архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

5.1.4. Специальные помещения для ведомственного архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует ведомственный архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

5.1.5. Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для ведомственного архива:

- хранилище для хранения документов <*>;

--------------------------------

<*> Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом.

- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

- помещения для работы исследователей (читальный зал);

- рабочих комнат для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.

5.1.6. Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

5.1.7. Хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

5.1.8. Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

5.1.9. Помещение ведомственного архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно - эпидемиологической станции.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.

Электро- и противопожарное оборудование

5.1.10. В помещениях хранилищ ведомственного архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

5.1.11. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

5.1.12. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

5.1.13. Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

5.1.14. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

В хранилищах запрещается:

- курение;

- применение электронагревательных приборов;

- хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

Температурно - влажностный и световой режимы

5.1.15. Температурно - влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим данным:

┌───────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────┐

│ Виды документов │Помещения с регули- │Помещения с нерегули- │

│ │руемым климатом │руемым климатом │

│ ├────────────┬────────┼─────────────┬────────┤

│ │температу- │влаж- │темпера- │влаж- │

│ │ра, град. С │ность, %│тура, град. С│ность, %│

├───────────────────┼────────────┼────────┼─────────────┼────────┤

│Документы на бу- │ +17 - +19 │ 50 - 55│ +14 - +20 │45 - 60 │

│мажной основе │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

│Кинодокументы │ +12 │50 +/- 5│ не выше │40 - 55 │

│(ч/б), страховые │ │ │ +15 │ │

│копии │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

│Фотодокументы │ +15 - +20 │ 40 - 50│ +15 - +25 │30 - 60 │

│ │ │ │ │ │

│Фонодокументы │ +18 +/- 2 │60 +/- 5│ не выше │40 - 70 │

│ │ │ │ +20 │ │

└───────────────────┴────────────┴────────┴─────────────┴────────┘

5.1.16. В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

5.1.17. Температурно - влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах(Приложение 7). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

5.1.18. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +/- 0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.

2. Постановление Верховного Совета СССР "О порядке введения в действие Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 629.

3. Указ Президиума Верховного Совета "Об административной ответственности за нарушение правил охраны и использования памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1977, N 8, ст. 141.

4. Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 "Об утверждении "Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР". - СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.

5. Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов и формуляр - образец. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

6. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования. ГОСТ 17914-72.

7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.

8. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно - технической информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84.

9. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85.

10. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. М., 1974.

11. Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.

12. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.

13. Правила работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях СССР. М., 1984.

14. Правила издания исторических документов в СССР. М., 1969.

15. Унифицированная система организационно - распорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1981.

16. Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными органами (учреждениями). М., 1961.

17. Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов. М., 1963.

18. Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов. М., 1967.

19. Перечень научно - технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М., 1969.

20. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973.

21. Перечень документов, образующихся в деятельности научно - исследовательских и проектных организаций. М., 1978.

22. Типовое положение об архиве учреждения. М., 1965.

23. Типовое положение об объединенном ведомственном архиве. М., 1969.

24. Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. М.: НИИТруда, 1972.

25. Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно - производственного объединения. М., 1977.

КонсультантПлюс: примечание.

Постановлением Минтруда РФ от 18.12.1992 N 57 утверждены Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий.

26. Типовые нормы времени на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах. М., 1977.

27. Типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) СССР и союзной республики и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения. М., 1977.

28. Типовое положение об экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления - отдела автономной республики, края, области. М., 1978.

29. Типовое положение о Центральной экспертно - проверочной комиссии (ЦЭПК) главного архивного - архивного управления союзной республики. М., 1979.

30. Положение о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов. М., 1980.

31. Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М., 1983. (Приказ Главархива СССР от 25.04.83 N 114).

32. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. М., 1980.

33. Методические указания по осуществлению контроля за постановкой документальной части делопроизводства архивными учреждениями в ведомствах, учреждениях, организациях и на предприятиях. М., 1963.

34. Рекомендации по улучшению контроля вышестоящих учреждений за состоянием архивов и делопроизводства в подведомственных учреждениях, организациях и на предприятиях: Методическое пособие. М., 1965.

35. Рекомендации по организации и проведению общественных смотров постановки делопроизводства и архивов учреждений, организаций и предприятий. М., 1966.

36. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел: Методическое пособие. М., 1966.

37. Рекомендации по созданию объединенных ведомственных архивов и комплектованию их документальными материалами. М., 1968 (Главархив СССР).

38. Методические рекомендации по комплектованию Государственного архивного фонда СССР документальными материалами личных фондов. М., 1969.

39. Организация работы архивных учреждений с ведомственными архивами: Методическое пособие. М., 1969.

40. Методические рекомендации по научно - технической обработке документов личного происхождения. М., 1971.

41. Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу. М., 1976.

42. Методические указания по внедрению и применению государственных стандартов на организационно - распорядительную документацию (ГОСТ 6.15.1-75; ГОСТ 6.38-72; ГОСТ 6.39-72) в архивных учреждениях. М., 1981.

43. Методические рекомендации по внедрению и ведению унифицированной системы организационно - распорядительной документации (УСОРД) в организациях, учреждениях и на предприятиях. М., 1982.

44. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах. М., 1983.

© КонсультантПлюс, contact@consultant.ru