3.3. Система управління в галузі зв’язку

Система це сукупність взаємодіючих елементів, що мають визначені властивості, створюють складну єдність, цілісність, спрямовану на досягнення мети.

Основні вимоги до систем управ­ління виробництвом послуг зв'язку, адаптованих до ринкових відносин.

1. Система управління виробництвом повинна повною мірою забезпечити реалізацію мети і критеріїв, а також конкретних можливостей їх здійснення з урахуванням дії об'єктивних економічних законів і закономірностей та вимог відтворюваного процесу.

2. Система управління виробництвом повинна забезпечити узгодження основних фаз відтворюваного процесу (матеріально-технічне забезпечення, ви­робництво і надання послуг, споживання).

3. Система управління повинна забезпечити розвиток підприємства, орга­нізації в умовах наявності та виникнення суперечностей і проблем. Це означає, що специфічним способом руху та розв'язання суперечностей і проблем є науково-свідома діяльність людей, об'єднаних у трудову асоціацію.

4. У системі управління повинен бути сформований такий механізм управління, який би значною мірою був адаптований до ринкових умов функціонування об’єкта. Особливу увагу в сучасний період треба звернути на формування економічного й організаційного механізму як основи успішного функціонування підприємства, організації. Адаптація механізму управління є однією з най більш важливих проблем виживання та розвитку підприємства. При формуванні механізму потрібно враховувати його динаміку, яка враховує вплив зовніш­ніх факторів.

5. Система управління будь-якого підприємства повинна мати сучасну інформаційну основу - інформаційну систему, як сукупність взаємопов'язаних даних, що забезпечує вирішення всіх задач управління і основаної на застосу­ванні сучасних засобів автоматизованої обробки даних, які підтверджують не­обхідність удосконалення існуючих систем управління та опрацювання нових, які відповідають сучасним вимогам. Реалізація указаних вимог може бути здій­снена тільки при використанні сучасних методів.

Правильно спроектований процес управління забезпечує успіх організації. Для того щоб цей процес правильно спроектувати, необхідно знати його внутрішню структуру, рис. 3.1.

3.4. Функції, принципи та методи управління

Під функцією управління розуміється вид діяльності, що відокремилась в процесі розподілу громадської праці по управлінню виробництвом. Усі функції управління діляться на три групи: загальні (адміністративні) функції; функції апарату управління (конкретно виробничі, операційні); функції окремих пра­цівників апарату управління (задачі управління). Під задачею управління розу­міється конкретний вид управлінської діяльності, що виконується одним або декількома працівниками і має самостійне значення.

До загальних функцій управління належать:

1. Функція визначення цілей і задач діяльності підприємства спрямованих на їхнє виявлення і структуризацію, на визначення пріоритетів і послідовності їхньої реалізації.

Рисунок 3.1. Характеристика процесу управління

2. Функція планування (включаючи прогнозування) спрямована на розро­блення та забезпечення реалізації планів і прогнозів, їхнє методичне забезпе­чення, вибір планових показників і нормативів, забезпечення комплектності та неперервності планування, взаємоузгодження планів різної діяльності та спря­мованості, використання договірних відносин.

3. Функція організації спрямована на створення організаційних переду­мов ефективної роботи. Вона включає: створення (удосконалення) організацій­ної структури управління, розподіл прав, обов'язків і відповідальності в системі управління, забезпечення всіх видів діяльності необхідними ресурсами

4. Функція мотивації (активізації та стимулювання) включає використання економічного важеля (заробітна плата, премії, штрафні санкції, внутріш­ній госпрозрахунок і соціально-психологічний клімату колективі).

5. Функція координації та регулювання забезпечує функціонування управлених протесів в рамках параметрів, заданих планом. Вона спрямована на забезпечення постійного оперативного керівництва підлеглими. Реалізація цієї функції забезпечує ритмічну роботу підприємства, швидке розшиття вузьких місць, оперативний перерозподіл ресурсів, попередження можливих відхилень, установлення нормативних ділових відносин з вищестоящими органами та суміжниками. В основі даної функції лежить інформація про діяльність об'єкта управління, що надходить по каналах зворотного зв'язку.

6. Функція обліку, аналізу та контролю включає вимір, реєстрацію, обробку й аналіз даних, які характеризують різні причини відхилень від виконання задач плану і розроблення заходів щодо їхнього усунення.

Перелічені загальні функції визначають логіку здійснення будь-якої управлінської діяльності, яка починається з постановки мети, прогнозування, планування, організації та закінчується контролем.

Принципи управління виробництвом начебто вказують шляхи руху управляючої системи, визначають рамки та механізми відносин управління, що об’єктивно складаються.

Зміст поняття принцип розкривається по-різному: як початкове, основне поняття поведінки; керівна ідея, основна вимог тощо, або як засада будь – якої діяльності, як основоположна засада цієї діяльності.

Питання про наступний елемент механізму управління – принципи управління – вельми неоднозначне та доволі складне.

Більшість праць з науки управління детально розглядають цілі та функції соціального управління, не акцентуючи увагу на методах та принципах. Окремі науковці взагалі заявляли про негативне ставлення до принципів управління (К. Кіллен). А. Файоль заявляв, що поняття “принцип” не слід розуміти в науковому значенні.

Протилежного погляду дотримуються інші фахівці (Т. Куну, С.О. Доннел), які вважають, що саме наявність принципів підтверджує науковість управління.

Принцип (від латинського principum – початок, основа) – вихідне положення теорії, вчення, науки, світогляду, політичної організації. Вони суб’єктивні за природою, оскільки формулюються суб’єктами (людьми) на основі пізнання закономірностей та досвіду практичної діяльності.

Принципи соціального управління – це основні положення, які відображають пізнані та засвоєні людиною об’єктивні закони та закономірності, якими органи управління керуються у процесі створення і функціонування соціальних систем управління.

Принципи управління є результатами узагальнення людьми об’єктивно діючих законів та закономірностей, притаманних їм загальних рис, характерних фактів та ознак.

Таким чином, принципи соціального управління повинні:

• бути заснованими на законах розвитку суспільства, його соціальних та економічних законах, а також на законах і закономірностях соціального управління;

• відповідати цілям соціального управління, відображати основні властивості, зв’язки та відносини управління;

• ураховувати часові та територіальні аспекти процесів соціального управління;

• мати правове оформлення.

Особливого значення набуває систематизація принципів соціального управління, що ґрунтується на пізнанні його закономірностей.

Розрізняють дві групи принципів:

– загальні, що впливають на всі сфери суспільного управління (суспільно-політичні);

– спеціальні принципи побудови системи управління і здійснення процесу управління.

До загальних належать такі принципи управління, як:

Принцип науковості (наукової обґрунтованості, об’єктивності) передбачає цілеспрямований вплив на суспільну систему в цілому або на її окремі ланки на основі пізнання та використання об’єктивних законів та закономірностей. Управляти науково – це своєчасно виявляти тенденції соціального розвитку, його закономірності, організовувати, регулювати та контролювати рух цих закономірностей.

Принцип законності полягає в обов’язковому виконанні законів і підзаконних актів органами управління, посадовими особами, громадянами та громадськими організаціями. Це один з найбільш важливих принципів, тим більш для правоохоронних органів, до яких належить державна податкова служба.

Принцип гласності полягає у своєчасному, широкому та регулярному інформуванні громадян про діяльність органів управління, реальне становище у суспільстві. Реалізація досягається за допомогою обов’язкових звітів органів управління перед населенням, всебічного обговорення у встановленому порядку певних питань та рішень, що приймаються. Даний принцип є засобом формування громадської думки, включення у процес управління громадян, підвищення їх активності. Інструментом реалізації є засоби масової інформації.

Принцип гуманізму виражає систему поглядів, що визнає цінність людини як особистості, її права на волю, щастя, розвиток, виявлення здібностей, є одним з основоположних принципів управління у демократичному суспільстві та проходить червоною ниткою через Конституцію України.

Принцип розподілу влади (автор Шарль Монтеск’є – французький правознавець, філософ, письменник) визначає розподіл влади на законодавчу, виконавчу та судову (праця “Про дух законів”). Це створює гарантії від узурпації влади, безмежних повноважень, зловживань владою, дозволяє розмежувати сфери компетенції та відповідальності.

Принцип системності спрямований на поєднання (при відсутній диференціації) окремих взаємообумовлених видів управлінської діяльності на основі загальної мети, передбачає тісно пов’язані дії різних органів управління, що здійснюються в рамках однієї спрямованості. Це не означає тривіальну координацію, а передбачає поєднання дій у цілісній цільовій програмі, де окремі органи управління, їх завдання виступають як взаємопов’язані елементи, наділені своїм місцем та роллю у ході здійснення управлінського процесу. Реалізація вимагає певних зусиль, але забезпечує високий ефект.

Принцип плановості забезпечує пропорційний розвиток різних регіонів, галузей економіки, інших напрямів соціальної діяльності на різних рівнях системи з урахуванням законів, потреб суспільства, колективів, соціальних груп. Недостатня практика застосовування не робить поганим сам принцип, оскільки без нього управління взагалі неможливе.

Принцип конкретності полягає у тому, що необхідно вивчати конкретні процеси управління, зіставляти їх з відповідними законами, аналізувати їх дію у конкретних обставинах і готувати висновки та пропозиції для практичного використання.

Спеціальні принципи управління поділяють на 2 підгрупи. До першої підгрупи (принципи побудови, системи управління) належать наступні принципи.

• принцип ієрархічності побудови системи управління відображає багатоступінчатий розподіл обсягу повноважень між ланками структури, згідно з яким ланка вищого рівня управління керує ланкою нижчого управління, у той же час сама може бути об’єктом управління.

• функціональний означає, що організаційна структура будь-якої системи будується, виходячи з основних функцій, виконання яких покладаються на неї, і вимагає створення такої структури, яка б виключала виникнення структур з дубльованими функціями.

• територіально-галузевий полягає у поєднання галузевої організації управління з державним устроєм країни, адміністративно-територіальним розподілом і економічним районуванням.

• принцип норми керованості (обсягу контролю) полягає у тому, що, виходячи з певної межі, можливості засвоєння людиною інформації та практичного досвіду і спостережень видатних адміністраторів, обмежується чисельність працівників, безпосередньо підпорядкованих одному керівнику. А. Файоль визначив граничну чисельність підпорядкованих осіб одному керівнику – 6. Л. Гулік, зазначив, що при однорідності функцій керованою є група в 10–12 осіб, неоднорідності – 5–8 осіб.

Друга підгрупа спеціальних принципів – принципи, що визначають здійснення процесу управління:

• цілеспрямованість забезпечення чіткої спрямованості процесів відповідного регулювання для збереження або підтримки управлінських відносин у певному вигляді або надання їм нових якостей.

• принцип головної ланки визначає, що у ланцюгу подій необхідно відшукати головну ланку, основне завдання, вирішення якого дозволить вирішити всю сукупність або частину проблем, тобто на головному завданні повинні бути зосереджені основні завдання системи.

• принцип відповідності передбачає делегування керівництвом виконавцю такої кількості повноважень, яка йому необхідна, щоб виконати завдання, за які той несе відповідальність.

• принцип поєднання єдиноначальності та колегіальності – керівник конкретного рівня управління користується правом одноосібного вирішення питань, що входять до його компетенції. Колегіальність передбачає вироблення колективного рішення на основі думок керівників різного рівня, а також виконавців конкретних рішень. Дотримання оптимального співвідношення між єдиноначальністю і колегіальністю становить одне з найбільш важливих і складних завдань управління, від якого багато в чому залежить його ефективність.

• принцип відповідальності органів та посадових осіб за дії або бездіяльність пов’язаний із функціями органів управління, спрямованими на задоволення суспільних потреб. Діяльність указаних суб’єктів управління спрямована, насамперед, на виконання покладених на них обов’язків, для реалізації яких вони наділені певними правами у межах норм, визначених законодавством. Якщо такі норми порушуються або посадові особи не виконують належним чином покладені на них посадові обов’язки, настає їх відповідальність.

Принципи містить вимогу про необхідність попереднього визначення цілей кожного рішення, що приймається, у економічному, політичному, моральному та інших аспектах, тобто вивчаються можливі наслідки прийняття такого рішення. Якщо цілі чітко не визначені або суперечать одна одній, то можуть бути вибрані нераціональні способи їх досягнення, може виникнути дефіцит ресурсів тощо.

Метод управління - це сукупність прийомів і способів впливу на управлений об'єкт для досягнення поставлених організацією цілей. Через методи управління реалізується основ­ний зміст управлінської діяльності.

По суті способи здійснення управлінської діяльності, застосовувані для по­становки і досягнення цілей організації, виступають як методи управління. Вирі­шуючи ту чи іншу задачу управління, методи служать цілям практичного управ­ління, надаючи в його розпорядження систему правил, прийомів і підходів, що скорочують витрати часу й інших ресурсів на постановку і реалізацію цілей.

Розглянуті нами методи управління застосовуються стосовно трудових ко­лективів у цілому й окремих працівників зокрема. Тому їх слід інтерпретувати як способи управлінського впливу на трудові колективи і людину. Такий підхід від­биває концепцію управління як цілеспрямований вплив на керовані об'єкти, які виступають як підприємства, організації, об'єднання і колектив працівників.

Характеризуючи методи управління, необхідно розкрити їхню спрямова­ність, зміст і організаційну форму.

Спрямованість методів управління орієнтована на систему (об'єкт) управ­ління (фірма, відділ, підрозділ, компанія та ін.).

Зміст — це специфіка прийомів і способів впливу.

Організаційна форма - вплив на конкретно сформовану ситуацію. Це може бути прямий (безпосередній) чи непрямий (постановка задачі і створення стиму­люючих умов) впливи.

У практиці управління, як правило, одночасно застосовують різні методи і їхні сполучення (комбінації). Слід зазначити, що в економічній літературі немає єдиного тлумачення змісту, об'єкта впливу і класифікації методів управління.

Одні автори класифікують методи управління в залежності від їхнього змі­сту, спрямованості й організаційної форми, що відбиває, по суті, адміністратив­ний, економічний і соціальний вплив на керовану систему. Інші характеризують їх за способами і прийомами впливу. Так чи інакше, але всі методи управління органічно доповнюють один одного, знаходяться в постійній динамічній рівнова­зі.

Спрямованість методів управління завжди та сама - на людей, які здійс­нюють різні види трудової діяльності.

Слід виходити з того, що в конкретному методі управління певним чином сполучаються (взаємодіють) і зміст, і спрямованість, і організаційна форма. У зв'язку з цим можна виділити наступні методи управління:

• організаційно-адміністративні, засновані на прямих директивних указів­ках;

• економічними, обумовленими економічними стимулами;

• соціально-психологічні, застосовувані з метою підвищення соціальної активності співробітників

Під методом управління розуміються способи (або їх сукупність) впливу на колектив людей або окремих працівників, за допомогою яких реалізовується управлінська діяльність (реалізовуються функції управління).

Виходячи зі способів впливу всі методи управління можна розбити на та­кі групи:

- загальні методи управління (економічні, організаційно-розпорядливі, соціально-психологічні, правові);

- методи керівництва, зміст яких залежить від пізнання суб'єктом загаль­них методів управління;

- стиль керівництва, як сукупність типових і відносно стійких способів і прийомів впливу керівників на колектив, окремих працівників, що залежать від особистих якостей керівника, рівня культури, професіональної підготовки.

Можна виділити наступні методи управління:

1. Економічний метод (матеріальної мотивації) спрямовані на за­доволення матеріальних інтересів, існуючих в суспільстві. Найбільш важлива вимога, яка ставиться до методів колективної та індивідуальної спрямованості, полягає у тому, що вони мають спонукати колективи й окремих працівників за­безпечити досягнення мети ефективним шляхом з урахуванням колективних і суспільних інтересів. Отже, методи управління завжди повинні бути спрямовані на узгодження і реалізацію індивідуальних, колективних і суспільних інтересів.

2. Адміністративний метод (владна мотивація) спираються на во­лю та авторитет керівника. Шляхом використання організаційно-розпорядливих методів здійснюється вплив на об'єкт управління. Проте організаційно-розпорядливі методи не можуть здійсниш ефективного впливу на колективи, окремих працівників без економічного й соціального стимулювання діяльності, спрямованої на досягнення цілей управління.

3. Соціально – психологічний метод - формування здорового морально-психологічного клімату, виховання почуття товариської взаємодопомоги і колективізму більш активно відбувається в колективах ринкового типу. Таким чином, щоб вплив на колектив був найбільш результативним, необхідно не тільки знати моральні і психологічні особливості окремих виконав­ців, соціально-психологічні характеристики окремих груп і колективів, але і здій­снювати керуючий вплив. Головна мета застосування цих методів - формування в колективі позити­вного соціально-психологічного клімату, завдяки чому значною мірою будуть зважуватися виховні, організаційні й економічні задачі

У практиці управління всі методи взаємопов'язані між собою, як і взає­мопов'язані різні інтереси колективу і окремих працівників.