10.2. Характеристика напрямків культури управління

Можна сформувати два напрямки культури управління. Перший - функціональний, котрий відкриває рівень виконання і результати управлінських видів діяльності. Друге - соціально-психологічний напрямок, що характеризує уміння управлінських робітників виконувати ділова взаємодія, включаючи традиційні правила і норми ділового поводження, стиль одягу, відношення робітників між собою, до своєї роботи. Позначені напрямки трохи умовні, але мають між собою глибокі зв'язки.

Знаючи склад предмета, способи і результати правлінської праці, у галузі зв'язку проведемо аналіз напрямків і дамо їм характеристику.

Перший напрямок культури управління носить характер виконуваної управлінської діяльності, що визначає рівень організації управління в галузі і зв'язана зі здібностями людини ефективно виконувати цю діяльність.

Рівень організації управління як специфічної діяльності людей по керуванню виробництвом характеризуються продуктивністю й ефективністю праці, і залежить від функціональних, організаційних, економічних, техніко-технологічних і соціально-психологічних факторів. При цьому рівень організації управління залежить від узгодження відносин управління з критеріями ефективності досягнення цілей управління і продуктивності управлінської роботи,

Інший напрямок характеризується, соціально-психологічними аспектами, комунікативними діями і процесами, діловим спілкуванням.

10.3. Управлінська діяльність як процес ділового спілкування

Будь-які організовані зусилля людей, спрямовані на здійснення виробництва товарів і послуг, не обмежуються виконанням управлінських функцій і прийняттям рішень. Для того, щоб реалізувати прийняті рішення, необхідно виконати дію, що безпосередньо пов'язана з впливом на колектив людей чи окремих працівників, які вступають в управлінські відносини. По суті необхідно здійснити процес ділового спілкування між керівником і працівником, між колективами та працівниками.

Розглянемо поняття «ділове (управлінське) спілкування». Передусім про слово «управлінське». На практиці використовується термін «управлінська діяльність», а також говорять про «керівництво колективом». Якщо підходити суворо, то «управляти» і «керувати» означає впливати на об'єкт з метою змінити його стан, примусити рухатися в певному напрямку. При цьому термін «управляти» має ширше значення (управляти автомобілем, верстатом і тощо) та включає термін «керувати», який більше стосується людей. Таким чином, управлінське спілкування - це спілкування з метою здійснення впливу на колектив людей, окремих працівників для реалізації управлінської діяльності та досягнення цілей підприємства, організації. Застосування терміна «ділове» спілкування, таким чином, пов'язане з реалізацією управлінської діяльності - виконанням функцій управління виробництвом.

Залежно від змісту у діловому спілкуванні можуть траплятися такі його взаємозв'язані види; товариське, приятельське, робоче, випадкове, професійне, формально-поверхове.

Зрозуміло, що від виду ділового спілкування залежав зміст та відповідна поведінка сторін. Справжньою культурою ділового спілкування є уникнення приниження та образи партнера.

Історично склалися два види ділового спілкування безпосереднє і опосередковане.

Безпосереднє спілкування — це мовне спілкування у найбільш розвиненому вигляді. Воно підкріплюється мімікою жестами, інтонацією тощо. По суті, в цьому виді спілкування вся людська сутність стає своєрідним його «знаряддям» Спілкування суттєво впливає на розвиток усіх потреб людини; в ньому завжди наявний комунікативний момент.

Опосередковане спілкування виникло на основі безпосереднього. До нього відносять письмо (зауважимо: тут має місце втрата міміки, жестів, інтонації тощо), масові засоби інформування: газети, радіо, телебачення, книги, відео, комп'ютерна мережа, музичні записи тощо.

Уся система безпосереднього і опосередкованого спілкування впливає на розвиток як особистості, так і взаємин між людьми. Останнє особливо важливе, бо в процесі спілкування людина «присвоює» ті багатства, які створені і притаманні іншим, і водночас привносить у цей процес те, що вона має з власного досвіду. Невипадково говорять: 3 ким поведешся, від того і наберешся.

Ділове спілкування визначається як специфічна форма контактів і взаємодії людей, які представляють не лише самих себе, а й свої організації. Воно включає обмін інформацією, пропозиціями, вимогами, поглядами, мотивацією з метою розв'язання конкретних проблем як всередині організації, так і за її межами, а також укладення контрактів, договорів, встановлення інших відносин між підприємствами, фірмами, організаціями.

Ділове спілкування на відміну від його інших видів має певні особливості, а саме:

• наявність певного офіційного статусу об‘єкту;

• спрямованість на встановлення взаємовигідних контактів підтримку зв'язків між представниками взаємозацікавлених організацій;

• відповідність певним загальновизнаним і загальноприйнятим правилам;

• передбачуваність ділових контактів, які попередньо плануються, визначається їх мета, зміст і можливі наслідки;

• конструктивність характеру взаємовідносин, їх спрямування на розв'язання конкретних завдань, досягнення певної мети, як правило, не виходячи за рамки певного кола;

• взаємоузгодженість рішень, домовленість та подальша організація взаємодії партнерів;

• значущість кожного партнера як особистості;

• безпосередня діяльність, якою зайняті люди, а не проблеми, що бентежать їх внутрішній світ.

Людина, яка спрямовує інформацію (комунікатор), і людина, яка її приймає (реципієнт), у діловому спілкуванні постійно міняються місцями, завдяки чому у людей, що спілкуються, має бути однакове розуміння не тільки значень, а й змісту слів.

Ефективне ділове спілкування — це не стільки обмін значеннями, скільки обмін думками. Більше того, це пошук спільного рішення.

Ділове спілкування, як певний процес взаємодії людей, має свою стратегічну лінію, тактику проведення, а також певні фази. До фаз ділового спілкування відносяться початкова, основна і завершальна.

Початкова фаза — протягом якої встановлюють вихідні контакти, настроєність на спілкування, йде орієнтація в ситуації. У цій фазі постає завдання; спонукати ділового партнера до спілкування, зацікавити, створити максимальне поле для обговорення проблем. Тут також оцінюється стан партнера, визначаються стратегія і тактика спілкування, вибирається певний тон взаємин, виявляється намір партнера і йде орієнтація в розподілі ролей.

Основна фаза — протягом якої реалізується певна послідовність дій, а саме: встановлюється проміжна та кінцева мета спілкування, виконуються безпосередні мовні, немовні та документальні контакти, йде взаємний аналіз вихідних та проміжних пропозицій, пошук узгодження рішень, відбувається розподіл ролей за принципом «домінування-підпорядкування», визначення перспектив спілкування.

Завершальна фаза — протягом якої формулюються підсумки ділової взаємодії, відбувається вихід із контакту, формуються основи для подальшої взаємодії.

Здійснюються ділові взаємини у двох формах:

- контакт — це одиничний акт, в якому відсутня система узгодження дій партнерів стосовно один одного. основу ж ділових взаємин партнерів складають не контакти, а їх взаємодія.

- взаємодія (інтеракція) — аспект спілкування, що проявляється в організації людьми взаємних дій, спрямованих на реалізацію спільної діяльності, досягнення певної вигідної обом сторонам мети.

Змістом взаємодії між людьми є певна і специфічна для соціальної структури суспільства сукупність економічних, правових, політичних відносин, які реалізуються у спілкуванні.

Розрізняють два типи міжособистісної взаємодії співпраця (кооперація) і суперництво (конкуренція) залежать від обраної стратегії і тактики спілкування. У процесі спілкування знаходять свій вияв своєрідна суперечність: з одного боку, людина пристосовується життя суспільства, засвоює його досвід, добуті людство наукові І культурні досягнення, а з другого — відособлюється, формується її індивідуальна неповторність самобутність, що пояснюється його основними функціями.

У спілкуванні проявляються такі основні його функції:

- інформативно-комунікативна — з нею пов'язані усі процеси, які охоплюють сутність таких складників спілкування, як передача-прийом інформації та відповідна реакція на неї.

- регулятивно-комунікативна — відбувається процес коригування поведінки, коли людина може вплинути на мотиви, мету спілкування, програму дій, прийняття рішень.

- афективно-комунікативна — відбувається взаєморегуляція та взаємокорекція поведінки, здійснюється своєрідний контроль над усією сферою діяльності партнера. Тут можуть реалізуватися можливості навіювання, наслідування, вживаються усі можливі засоби переконання.

Ділове спілкування характеризується стилями. Стиль спілкування - індивідуальна стабільна форма комунікативної поведінки людини, яка проявляється за будь-яких умов взаємодії — в ділових стосунках, у стилі керівництва, у способах прийняття рішень та розв’язання конфліктів, в обраних прийомах впливу на людей.

Стилі спілкування мають своєрідне емоційно-вольове забарвлення, яке визначається темпераментом, психофізіологічними та індивідуальними особливостями людини, арсеналом її вербальних та невербальних засобів. В управлінському спілкуванні можна виділити такі стиль авторитарний, демократичний, ліберальний, які мають певні ознаки.

Ознаки авторитарного стилю: ділові, короткі розпорядження; чітка мова, казенний, непрозорий тон; емоції та етичні моменти не беруться до уваги. Позиція лідера — поза групою. Справи у групі плануються заздалегідь, визначаються лише поточні, безпосередні цілі. Голос керівника - вирішальний.

Ознаки демократичного стилю: товариський тон, інструкції подаються у формі пропозицій. Похвала та догана — з поясненнями. Розпорядження та заборони — з дискусіями. Позиція лідера - всередині групи. Всі заходи плануються колективно. За реалізацію пропозицій відповідають всі. Пропозиції обговорюються. Етичній стороні спілкування надається належна увага. Ознаки ліберального стилю: рівень — конвенціональний, погоджувальний, відсутність елементів схвалення чи догани. Позиція лідера майже не помітна для групи. Процеси в колективі відбуваються самі по собі. Лідер не дає вказівок; наявна безліч потурань. Робота розподіляється, виходячи з окремих інтересів або йде від одного лідера. На етичному аспекті спілкування особлива увага не фіксується

Керівник будь-якого рівня вступає в ділове спілкування з підлеглими, щоб:

- віддати розпорядження, вказівки, будь-що рекомендувати, порадити;

- отримати «зворотно» інформацію від підлеглого про виконання рішення, тобто здійснити зворотній зв'язок з об'єктом управління;

- дати оцінку виконаного завдання підлеглими.

Саме через управлінське спілкування здійснюється процес цілеспрямованого впливу на колектив людей чи окремих працівників, а через них - на предмети і засобі праці. У той самий час управлінське спілкування має й іншу функцію соціально-психологічного характеру. Ця функція спрямована на забезпечення співробітництва між керівниками (управляючими), між членами колективу, враховує як особливість виробництва, так груп і особистостей через навчання, інформованість, діалог, бесіду.

Для того, щоб побудувати ефективне управлінське спілкування, а, отже й ефективну реалізацію функцій управління, необхідно під час розгляду взаємодій керівників з підлеглими звертати увагу на найбільш уразливі моменти, багаті конфліктними ситуаціями. Тобто, керівник повинен іноді замислюватися над такими питаннями: чи знаєте Ви, чому він виконав Ваше розпорядження, зробив так, як Ви йому говорили? чи знаєте Ви, який дійсний мотив його дій?

Це необхідно для того, щоб, з одного боку, передбачати реакцію підлеглого (чи колективу), а з іншого - знаходити адекватні об'єкту способи впливу. Керівник (управляючий) повинен ураховувати психологічний фактор мотивації та створювати необхідні умови для якісного виконання завдань.

Виконання цієї функції можливе тільки в процесі ділового (управлінського) спілкування з робітниками. Тому управлінська діяльність завжди пов'язана з процесом ділового спілкування, роботою з людьми.

Контрольні запитання та завдання

Тести для самоконтролю

1. Культура управління це:

а. індивідуальна стабільна форма комунікативної поведінки людини, яка проявляється за будь-яких умов взаємодії — в ділових стосунках, у стилі керівництва, у способах прийняття рішень та розв’язання конфліктів, в обраних прийомах впливу на людей;

б. це спілкування з метою здійснення впливу на колектив людей, окремих працівників для реалізації управлінської діяльності та досягнення цілей підприємства, організації;

в. відображає рівень управління виробництвом, що характеризує діяльність людей, що виконують управління, і зв'язані зі здібностями людини керувати, ефективністю і продуктивністю управлінської праці.

2. Функціональний метод відкриває:

а. рівень виконання та результати управлінських видів діяльності

б. рівень альтернативи УР

в. рівень ефективності вибраної функції

3. Ділове спілкування – це…

а. індивідуальна стабільна форма комунікативної поведінки людини, яка проявляється за будь-яких умов взаємодії — в ділових стосунках, у стилі керівництва, у способах прийняття рішень та розв’язання конфліктів, в обраних прийомах впливу на людей;

б. це спілкування з метою здійснення впливу на колектив людей, окремих працівників для реалізації управлінської діяльності та досягнення цілей підприємства, організації;

в. відображає рівень управління виробництвом, що характеризує діяльність людей, що виконують управління, і зв'язані зі здібностями людини керувати, ефективністю і продуктивністю управлінської праці

4. Стиль спілкування – це…

а. індивідуальна стабільна форма комунікативної поведінки людини, яка проявляється за будь-яких умов взаємодії — в ділових стосунках, у стилі керівництва, у способах прийняття рішень та розв’язання конфліктів, в обраних прийомах впливу на людей;

б. це спілкування з метою здійснення впливу на колектив людей, окремих працівників для реалізації управлінської діяльності та досягнення цілей підприємства, організації;

в. відображає рівень управління виробництвом, що характеризує діяльність людей, що виконують управління, і зв'язані зі здібностями людини керувати, ефективністю і продуктивністю управлінської праці