3. Оформлення сторінки
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294x210) та А5 (146x210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні —на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4 — 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац — це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.
Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації — комбінована (традиційна) й нова.
Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.
Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:
· після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
· номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи — 1.; 2.; 3.; 4.;
номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою — 1.2.; 1.3.; номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.; 1.2.2.; номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.
4. Вимоги до тексту документів
Текст — головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів та висловів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.
Текст складається з таких логічних елементів:
1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання таін.);
2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);
3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).
Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, — складним.
Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.
6. Скорочування слів і словосполучень
Дотримуючись вимоги лаконічного, максимально стислого письма, під час укладання ділових паперів на позначення понять чи значень широко користуються системою скорочень, яка розроблена й рекомендована Держстандартом України (ДСТУ 3582 - 97), що чинний від 1998 року.
Основні правила скорочення 1. Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу. 2. Неприпустиме одне скорочення для двох різних за значенням слів без додаткового пояснення. 3. У скороченому слові слід залишати не менше ніж дві букви, незалежно від прийому, який використовується. Під час відсікання крапка ставиться, а під час стягування – ні. 4. Скорочення слова до однієї початкової літери припускається тільки для загальноприйнятих скорочень: к. (карта), м. (місто), с. (сторінка) та ін. 5. Іменники та інші частини мови, крім прикметників і дієприкметників, скорочують лише за наявності їх у переліку особливих випадків скорочень слів. Під час скорочення іменників ураховуються відмінкові закінчення однини і множини: д-р (доктор), д-ри (доктори); м-во (міністерство), м-ва (міністерства) та ін. 6. Прикметники й дієприкметники, що закінчуються на:
скорочують відсіканням цієї частини слів. 7. Прикметники, що закінчуються на: графічний, -логічний, -номічний, -навчий скорочують відсіканням частини слова: -афічний, -огічний, -омічний, -авчий: географічний - геогр., соціологічний - соціол. і под. 8. Прикметники, що утворені від власних імен, скорочуються відсіканням частини -ський: шевченківський - шевченків., франківський - франків. і под. 9. У прикметників, утворених від географічних назв і назв народів (як в етнографічному, так і в адміністративному значенні), зберігають найповнішу для розуміння форму скорочення: грузинський народ – грузин. народ, Луганська облась – Луган. обл. і под. Якщо назви району й області збігаються, то вони скорочуються ідентично: Запорізька область - Зап. обл., Запорізький район - Зап р-н і под. 10. Якщо відсіченій частині слова передує літера й або голосний, то слід зберігати наступниц за ним приголосний: калійний – калійн., червоний – червон. і под. 11. Якщо скороченню підлягає тільки одна літера, то слово не скорочують: вищий – вищ., але вища – не скорочують, учений – учен., але вчена – не скорочують і под. 12. Якщо відсіченій частині слова передує апостроф, то слід зберігати наступний за ним голосний і приголосний: торф'яний – торф'ян., слов'янський – слов'ян і под. 13. Якщо відсіченій частині передує літера ь, то скорочувати слід на приголосний, що стоїть перед ним: грецький – грец., гуцульський – гуцул. і под. 14. Якщо відсіченій частини передує подвоєний приголосний, то скорочене слово зберігає один із приголосних: законний – закон., іменний – імен. і под. 15. Якщо слово може скорочуватися відсіканням різної кількості літер, то відсікають максимальну, слідкуючи лише за тим, щоб не затемнювалося безпосереднє значення скорочуваного слова: експериментальний – експерим., а не експериментал., експеримент; графічний – графіч, комічний – коміч. і под. 16. У складних іменниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину або одну з них: обліково-видавничий аркуш – обл.-вид. арк. 17. У словосполученнях скорочують кожне слово: видавничий відділ – вид. від. В окремих усталених словосполученнях слова скорочують тільки в складі даного словосполучення: без року – б. р., без ціни – б. ц., і так далі – і т. д. 18. У географічних назвах, що пишуться через дефіс, відсікають другу складову частину, якщо вона має закінчення -ський: місто Кам'янець-Подільський – м. Кам'янець-Поділ. Географічні назви, що є складними іменниками та пишуться через дефіс, не підлягають скороченню: Івано-Франківськ, Михайло-Олександрівка. 19. У складних прикметниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину або одну з них відповідно до загальних правил скорочення: греко-католицький – греко-католиц., фізико-математичний – фіз.-мат. і под. 20. У складних прикметниках, що пишуться разом, відсікають другу частину слова відповідно до загальних правил скорочення: лісогосподарський – лісогосп. і под. 21. Однокорінні прикметники та дієприкметники, що відрізняються лише префіксами, скорочуються однаково: карпатський – карпат., закарпатський – закарпат., прикарпатський – прикарпат. і под. 22. У складених словах, що пишкуься разом, скорочують або першу, або останню частину слова чи залишають перші літери слів, які утворюють складне слово: відеофонограма – відеофоногр., діафільм – дф. і под. 23. Якщо слово є єдиним членом речення (у відомостях, що відносяться до назви), його не відсікають: Лікарські рослини: Словник-довідник, а не Лікарські рослини: Слов.-довід.; але Лікарські рослини: Словник-довідник лікаря – Лікарські рослини: Слов.-довід. лікаря. Лексичні (абревіатури) та графічні скорочення Лексичні скорочення (абревіатури) функціонують як самостійні слова. Графічні ж скорочення не є словами й використовуються лише на письмі. На відміну від лексичних вони обов'язково розшифровуються та читаються повністю. Лексичні скорочення бувають декількох типів. 1. Ініціальні (абревіація) – утворені з початкових букв слів, що означають поняття; вони, у свою чергу, поділяються на: а) буквені – читаючи їх, треба вимовляти букви: ПДВ (податок на додану вартісь), СБУ (Служба безпеки України), МВФ (Міжнародний валютний фонд); б) звукові – читаючи їх вимовляють звуки: ТОВ (товариство з обмеженою відповідальністю), ВАК (вища атестаційна комісія), рагс (реєстрація актів громадського стану), ЖЕУ (житлово-експлуатаційне управління); в) буквено-звукові (змішані) – частина слова вимовляється за буквами, частина – звуками: ЖЕК (житлово-експлуатаційна контора), ОП (орендне підприємство). 2. Складові скорочення – утворені з частин складів слів: завгар, техред, міськком; 3. Частково скорочені слова – утворені з частини або частин слів і повного слова: Донвугілля, Укрнафта, госпрозрахунок, заввідділу, техпрацівник. 4. Відсікання (усічення): зам., зав., пом., акад., доц., асист. 5. Телескопічні скорочення – утворені з початкової та кінцевої частини складових слів: рація (із ра/діостан/ція), біоніка (із біо/логія/ та /електро/ніка ). Змішаного типу (комбіновані): НДІторгмаш, ЗапБТІ, Райво. Абревіатури можуть писатись: · з великої літери (назви установ): Укрнафта; · з малої літери (родові назви): міськрада, педінститут; · з великої букви (якщо утворені з початкових букв): НЛО, АТС, МАУП, ГЕС; · з малої букви, якщо вони утворені від загальних назв: загс, неп; · комбіновані написання: КамАЗ, АвтоЗАЗбанк. Розрізняють декілька типів графічних скорочень: а) крапкові: ст. (станція), див. (дивись), гол. (головний), нац. (Національний); б) дефісні: з-д (завод), б-ка (бібліотека), ін-т (інститут), р-н (район); в) скіснолінійні: р/р (розрахунковий рахунок), а/с (абонентська скринька); г) нульові (курсивні) – на позначення фізичних, метричних величин, валют та ін. лише після цифрових назв: 2 хв, 47кг, 250г, 400 грн (після нихкрапка не ставиться, а на письмі вони виділяються курсивом); д) подвійні – графічні скорочення, як правило не подвоюються, виняток становлять: рр. (роки), пп. (пункти). Використовуючи абревіатури і графічні скорочення, слід дотримуватися таких вимог: 1. У документах припускається використання лише загальнонормативних графічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах та словниках. 2. Не можна перевантажувати текст графічними скороченнями, наприклад: НП, що сталася на ПУ півд.-схід. міської РМС через порушення ПТБ інженером Ковтуном В. С. 3. Скорочення не повинно збігатися за формою зі словом або скороченням, уже наявним у мові: ДонДУ (донецький державний університет), ДДУ (Дніпропетровський державний університет). 4. Скорочене слово чи словосполучення повинно зберігати однакову форму в одному тексті: скорочуючи слово пан один раз формою п., другийпан , порушує однотипність документа. Не можна скорочувати: 1) імена та імена по батькові (крім ініціалів): не Мих. Серг. Грушевський, а М. С. Грушевський; 2) псевдоніми: не Ж. Занд, а Жорж Занд; не Л. Українка, а Леся Українка; 3) подвійні прізвища: не Б.-Хом'як, а Богачевська-Хом'як |
7. оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);
- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;
Формуляр документа – внутрішня структура, зміст і стилістичні особливості тексту документа, які вперше сформував французький ерудит – Жан Мабільон. Характерною рисою формуляра є сталість побудови.
Бланк - макет документа у вигляді паперового листа, як правило формату А4 і менше, що містить елементи фірмового стилю або інформацію постійного характеру (накладні, акти, листи і т.п.); призначений для подальшого заповнення та внесення записів у відведені місця від руки або машинним способом.
Печатка — спеціальний інструмент (невеликий гумовий чи металевий предмет), призначений для відбитку зображення, а також отримуваний за його допомогою відбиток (відтиск) на папері, воску, сургучі, пластиліні та інших матеріалах, ставиться на документах чи упаковці, використовується для посвідчення справжності підпису або цілого документу.
Штамп — Відбиток штемпеля на документі.
Афори́зм (грец. αφορισμός, означення, вислів) — короткий влучний оригінальний вислів, що зробився усталеним; яка-небудь узагальнена думка, висловлена стисло в дуже виразній, легкій для запам'ятовування формі, яка згодом неодноразово відтворюється іншими людьми.
Кліше (фр. Cliché - відбиток) — друкарська форма. Спочатку слово мало стосунок до методу високого друку (де фарба лягає на опуклу поверхню), але потім стало означати будь-яку друкарську форму, з якої робляться відбитки.
Візитівка (візитна картка, business card) — традиційний носій контактної інформації про людину чи компанію.
Резюмé (фр. résumé), CV (лат. curriculum vitæ вимовляють курíкулюм вíте, що перекладається як «життєвий шлях») — це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.
Автобіогра́фія (грец. αὐτός — сам, грец. βίος — життя, грец. γράφω — пишу) — літературний жанр, головним героєм якого (в літературному сенсі) є сам автор; основа автобіографістики, що включає, крім автобіографії, мемуари (спогади), щоденники, почасти й листування, а також автобіографічні художні твори.
8. Список літератури - необхідний елемент довідкового апарату будь-якої друкованої праці (опублікованої чи неопублікованої): монографії, дисертації, дипломної або курсової роботи, статті.
1. Список включає цитовану, згадувану та вивчену автором літературу.
2. Зміст списку визначається автором роботи. Особлива увага приділяється відображенню літератури останніх 3-5 років, як показник інформованості автора про сучасний стан досліджуваної теми.
3. При оформленні бібліографічного списку доцільно його назвати «Список використаної літератури».
4. Список відображає всі види документів незалежно від форми (способу) їх представлення та носія (друковані матеріали, географічні карти, електронні носії, інформація віддаленого доступу тощо).
5. При складанні списку літератури можливі різні способи розстановки бібліографічних описів джерел:
алфавітна;
хронологічна;
систематична;
нумераційна (в порядку першого згадування публікацій у тексті роботи).
5.1. Найчастіше використовується алфавітна розстановка, тобто в алфавіті прізвищ авторів і заголовків, якщо автор не зазначений чи авторів більше трьох.
5.2. При хронологічній розстановці всі джерела розташовуються за роками публікацій, а в межах одного року - за алфавітом авторів або назв. Хронологічний принцип дозволяє показати історію вивчення досліджуваного питання (теми). Іноді використовують зворотно-хронологічне розташування джерел, коли автор головну увагу приділяє сучасному становленню теми, що вивчається.
5.3. При систематичній розстановці літератури бібліографічні описи групуються за галузями знань, окремими темами в їх логічному підпорядкуванні або за главами, розділами роботи, а в середині кожного розділу - за алфавітом чи в хронологічному порядку.
5.4. Досить часто застосовується розстановка літератури в порядку першого згадування в тексті роботи (нумераційна). Але, в такому списку важко проаналізувати охоплення теми, відповідність вказаних публікацій посиланням на них. Список, складений таким чином, не повний, тому що включає тільки згадану та цитовану літературу.
6. Вказані у списку публікації подають в наступному порядку:
роботи вітчизняних та іноземних авторів, надрукованих російською та українською мовами в загальному алфавіті, з урахуванням транскрипції написання;
твори вітчизняних та іноземних авторів іноземними мовами, спочатку латинський алфавіт, потім східні мови, якщо є;
інформація online;
статистичні матеріали.
Офіційні та керівні документи рекомендовано виносити на початок списку.
7. Роботи одного автора розташовуються за алфавітом назв, а автори-однофамільці - за алфавітом ініціалів. Скільки б робіт одного автора не було, обов'язково треба вказувати прізвище та ініціали, не замінюючи їх прочерками.
8. В бібліографічному списку літератури використовується наскрізна нумерація всіх джерел.
9. Наповнення бібліографічного списку до наукової роботи визначається автором.
Як правило, обсяг списку не повинен перевищувати 5 % обсягу рукопису. Наприклад, оптимальний обсяг вивченої літератури при написання реферату повинен бути не менше 5 джерел, курсової роботи - 10-15, дипломної чи магістерської роботи - 40-50 , а дисертаційної - близько 25 % обсягу наукової роботи.
У списку опублікованих праць здобувача, який наводять в авторефераті, необхідно вказати прізвища та ініціали всіх його співавторів незалежно від виду публікації.
9. 1. Прізвище, ім'я, по батькові; дата і місце народження. Ці дані можуть вказуватися по-різному. Можна написати ці відомості і за зразком анкети: «Смирнов Сергій Павлович. Дата народження. Місце народження.
2. За радянських часів в автобіографії потрібно було вказувати соціальний статус батьків, наприклад «у сім'ї інтелігентів (робітників, селян)». Нині так уже не пишуть - потреба вказувати соціальний клас зникла. Але відомості про батьків потрібні, їх варто написати відразу після зазначення прізвища, імені, по батькові, дати та місця свого народження.
3. Отримана освіта (які освітні установи, періоди, результати). Зазвичай, пишуть так: «Середню школу №3 міста Астрахані закінчив у 1974 році». Якщо укладач автобіографії закінчив школу з медаллю, і він вважає цю інформацію важливою, не слід обмежувати його в бажанні розповісти про свої успіхи і досягнення.
Після школи ідуть усі рівні освіти (середній, вищий, аспірантура і т.д.). Якщо якийсь навчальний заклад не закінчено - вказується причина. Про такі підстави відрахування, як академічна неуспішність, як правило, охочих писати немає. Зовсім інша справа, якщо відрахування носить «особистий», а то й «політичний» характер, наприклад: «З інституту був відрахований у 1978 році з другого курсу за «політичні виступи». Оскільки навчання (особливо, в середніх і вищих освітніх установах) часто співпадає з першими етапами трудової діяльності, бажано вказати, що одночасно з навчанням працював (на таких-то підприємствах, в такі-то періоди, в такій-то посади або за такою-то професією).
4. Трудова діяльність. Тут важливою є інформація про те, на якому підприємстві, в установі або організації почав працювати, в якому підрозділі, на якій посаді або за якою професією. Наприклад: «У вересні 1986 року з розподілу поступив на роботу на завод «Орбіта» на посаду техніка». Якщо на одному підприємстві упорядник автобіографії працював тривалий час і були переміщення, то вказуються підрозділи, посади (професії) і періоди. Наприклад: «У лютому 1980 року був взятий на роботу в Державний інститут автомобільного транспорту (НІІАТ) на посаду техніка інформаційно центру. З 1984 по 1987 - інженер з експлуатації обчислювальних машин, з 1987 по 1991 - начальник інформаційно центру». Далі вказуються етапи роботи на інших підприємствах. Якщо укладач ніде не працював, то бажано вказати інформацію про те, чи був він офіційно визнаний безробітним, був на обліку на біржі праці, чи проходив перепідготовку і т.д.
Описуючи етапи трудової діяльності, можна звернути увагу на причини звільнень, переміщень і зміни професії.
Зазначені блоки інформації є головними, але не єдиними. Одночасно з навчанням, трудовою діяльністю в житті людини відбуваються й інші важливі події. У першу чергу - це зміна сімейного стану (одружився, розлучився, овдовів, народилися діти і т.п.).
Для чоловіків обов'язковим є зазначення періоду військової служби (наприклад, «на військову службу був призваний в жовтні 1991 року») і терміновості, відношення до військового обов'язку, військових звань.
Жінкам у автобіографії бажано відобразити періоди перебування у відпустці по вагітності та пологах, по догляду за дітьми. Незайвими будуть і відомості про членство, участь у профспілкових та інших громадських організаціях (у період навчання у середніх та вищих навчальних закладах; протягом всієї трудової діяльності), про виконання громадської роботи і т.д.
Інформація про заохочення та нагороди в автобіографії, як правило, розкривається упорядником повніше, ніж в інших документах. Якщо при заповненні анкети людина обмежена графами і питаннями, то тут у неї немає чітких регуляторів. Тому найчастіше, читаючи в автобіографії відомості про заохочення та нагороди, відчувається, що їх писали з гордістю, усвідомлюючи значимість свого внеску в суспільне і трудове життя.
Наприкінці автобіографії вказуються паспортні дані, домашня адреса і телефон, дата складання автобіографії, а також проставляється підпис укладача. Автобіографія не завіряється ні підписом працівника відділу кадрів, ні іншої посадової особи. Не ставиться на ній і печатки. Автобіографія заповнюється від руки розбірливим почерком, чорнильною або кульковою ручкою. Використання зелених і червоних чорнил (пасти) не дозволяється. В автобіографії не допускаються виправлення і помарки.
Остаточний варіант автобіографії поміщається в особову справу. Але не слід забувати про неї назавжди. Зміни, що відбулися в автобіографії упорядника за час роботи на підприємстві, відображаються в окремому документі-додатку, т.зв. «Додатку до автобіографії». Через якийсь час можна цілком оновити автобіографію, при цьому стару автобіографію і доповнення до неї поміщають у розділ особової справи «Додатковий матеріал».
10. Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання. Заяви бувають від організацій, установ та особисті. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності: 1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява. 2. Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву.(якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ). 3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово заява з великої літери й не ставиться крапка. 4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням. 5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву. У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом). Заява пишеться від руки в одному примірнику.
11. Існують різні види візиток. У традиційному варіанті візиткає прямокутником з картону розміром 50*90 мм. Жіночівізитки можуть бути дещо менші, наприклад, 40*80.Візитки нестандартної форми (овальні, трикутні)замовляють рідше і в основному для особистогокористування. Вони не відповідають нормам бізнес-етикету, і що найголовніше, - їх незручно зберігати втрадиційній визитнице. Хорошим тоном вважаєтьсявиготовлення візиток на якісному дизайнерськомупапері.
Щоб створити ефективну візитку, треба, щоб інформаціяна ній легко читалася. Фахівці рекомендують використатине більше двох-трьох кольорів, щоб зайве декоруванняне відволікало увагу від інформації, що міститься навізитці. При оформленні візитної карти слід уникативикористання складних шрифтів, а також курсиву. Длябільшої наочності ім'я і прізвище співробітника, назвуорганізації можна виділити жирним шрифтом.Традиційний варіант оформлення візиток - це чорнийтекст на білому фоні.
Зараз все частіше використовують декоративні елементипри оформленні візитної карти. Наприклад, ви можетепомістити свою фотографію або додати логотипорганізації. При цьому важливо пам'ятати, що усіспівробітники фірми повинні мати візитки, оформлені воднаковому стилі. Фірмовий стиль компанії має на увазіпід собою безліч взаємозв'язаних один з однимкомпонентів, починаючи від торгової марки і емблемиорганізації і закінчуючи використанням конкретногошрифту і стилю тексту.
Усі ці особливості мають бути враховані при оформленнівізитної карти.
Традиційні правила оформлення візиток припускаютьрозміщення інформації тільки на одній стороні візитноїкарти. Порожня сторона служить для внесення якої-небудь додаткової інформації від руки. Наприклад, виможете дописати свій домашній телефон або номер ICQ.Подібні дії у багато разів підвищують ефективністьвзаємодії, а також міру довіри між діловими партнерами.Деякі організації використовують "виворітну" частинувізитки для надання інформації іноземним партнерам,наприклад, англійською мовою.
Хоча за правилами ділового етикету, шанованаорганізація повинна мати як мінімум два типи візиток -для вітчизняних партнерів і для іноземних колег.
Вручення візитки відбувається особисто при першійзустрічі або на початку ділових переговорів, якщо доцього партнери не були особисто знайомі. Якщо зякихось причин ви не можете у відповідь надати своюперсональну візитну карту, ви повинні вибачитися іпообіцяти вислати її при першій нагоді.
Резюме мусить мати яскраво виражену структуру і просту мову викладу. Роботодавець має витратити мінімум часу на перегляд резюме і прийняття рішення по ньому. В тексті повинні звертати на себе увагу ваші ключові здібності, досягнення, досвід.
Резюме має бути правильно оформленим. Увага при його читанні не повинна розсіюватися. Слід використовувати акуратні проміжки, рівні поля і дотримуватись абзаців. Друкувати резюме краще на лазерному принтері - так ваш текст виглядатиме презентабельнішим.
Резюме має бути коротким. Оптимальний обсяг - 1 сторінка. Викладіть детально ваш досвід за останні 5-7 років. Викладайте зміст обов'язково грамотно, уникайте другорядних деталей.
Резюме має бути осмисленим. Його зміст має цілком відповідати напрямкові роботи, на яку ви претендуєте. Якщо ви можете обіймати різні посади, надсилайте декілька резюме.
Резюме має бути насичене доказами. Наведіть результати вашої останньої роботи, використовуючи числа і проценти; продемонструйте реальний результат вашої діяльності.
Резюме має бути точним. Уникайте загальних місць і зайвих визначень.
Резюме має бути акуратним. Згадуючи свій позитивний досвід, не пишіть зайвого, не хваліться.
Резюме мусить мати привабливий вигляд. Використовуйте якісний папір, бажано білий або кремовий. Шрифт має добре читатися, використовуйте розмір у діапазоні від 12 до 14 пунктів.
Резюме має бути простим. Не захоплюйтеся графічними малюнками, химерними рамками, віньєтками та іншими нісенітницями. У жодному випадку не ускладнюйте текст абревіатурами, які, до речі, можуть бути незнайомі роботодавцю. Пишіть повні назви шкіл, інститутів та міст.
Резюме має бути енергійним. Характеризуючи свій досвід, використовуйте дієслова, що вказують на дію: "влаштував", "організував", "налагодив" та ін.
Резюме має бути коректним. Використовуйте короткі фрази і не захоплюйтеся довгими словосполученнями. Якщо є необхідність у специфічних технічних термінах, потурбуйтесь про те, щоб вони були зрозумілими неспеціалістам.
Резюме має бути бездоганним. Не довіряйте комп'ютерному редакторові. Обов'язково перечитайте вголос його текст після написання, щоб переконатися у відсутності помилок і двозначностей.
Резюме має бути читабельним. Пам'ятайте, що нерозбірливе резюме найчастіше залишається непрочитаним.
Резюме має бути офіційним. Не насичуйте його даними особистого характеру, а саме: відомостями про родичів, вашу вагу, зріст, здоров'я. У жодному випадку не додавайте до резюме свою фотографію (окрім тих випадків, коли цього вимагає роботодавець).
Резюме має бути завершеним. Роботодавці чудово розуміють, що якщо їм будуть необхідні рекомендації, то ви їх надасте. Тому не пишіть у кінці резюме: "Рекомендації додаються".