Функція менеджменту "контроль"

СУТНІСТЬ І ВИДИ УПРАВЛІНСЬКОГО КОНТРОЛЮ

Контроль - це процес, що забезпечує досягнення цілей організації. Як функція управління контроль включає виявлення ступеня відповідності процесу плановим показникам і природному руху.

Управлінський (службовий) контроль - це одна з функцій управління, без якої не можуть бути реалізова­ні в повному обсязі всі інші функції. Контроль забезпечує правильну оцінку реальної ситуації і тим самим створює умови для внесення коректив у заплановані показники.

Функція контролю полягає у встановленні стандартів, спостереженні за процесами, що відбуваються у керованому об' єкті, порівнянні його параметрів із заданою програмою функціонування і встановленими стан­дартами, виявленні відхилень, прийнятті й організації виконання відповідних коригувальних рішень (докладніше див. гл. 10.3.1).

Важливими елементами контролю є облік і аналіз діяльності.

Облік діяльності дозволяє одержати повну інформацію про стан справ в організації. Облік - це одержан­ня, обробка і систематизація зведень, виражених, як правило, у кількісній формі, про задачі, що підлягають виконанню, про наявні ресурси, результати виконання планів і управлінських рішень. Облік проводиться шля­хом виміру, реєстрації й групування за визначеними правилами даних, що характеризують об'єкт управління. Найчастіше застосовуються такі форми обліку, як бухгалтерський, оперативний і статистичний.

Аналіз діяльності полягає в комплексному вивченні звітної інформації для об'єктивної оцінки діяльності. Аналіз діяльності дає можливість:

• об'єктивно оцінити результати роботи організації за визначений період;

• виявити причини сформованого стану справ в організації і динаміки її розвитку;

• виявити складні взаємозв'язки поточного стану організації з різними факторами;

• одержати кількісну оцінку ефективності діяльності організації;

• виявити проблеми в діяльності організації;

• знайти прийнятні шляхи поліпшення стану справ.

Отже, аналіз діяльності дозволяє вирішити таку важливу задачу, як визначення ступеня живучості органі­зації - здатність протистояти зовнішнім і внутрішнім дестабілізуючим впливам.

Розрізняють три види службового контролю: попередній, поточний і заключний.

Попередній контроль здійснюється до початку виробничої діяльності. Його задача - визначення якості і кількості вихідних ресурсів (людських, матеріальних, фінансових, інформаційних) з метою запобігання ситуацій, що можуть завдати шкоди організації. Попередній контроль у сфері трудових ресурсів досягається в організаціях за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і навичок, що необхідні для виконання посадових обов' язків і наступного добору найкраще підготовлених і кваліфікованих людей.

Контроль матеріальних ресурсів здійснюють методом відпрацьовування стандартів і мінімально припусти­мих рівнів якості з наступним проведенням фізичних перевірок відповідності матеріалів вимогам стандартів.

Засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, що відіграє визначальну роль при здійс­ненні функції планування.

Контроль інформаційних ресурсів дозволяє оцінити наявність достатньої управлінської інформації для ефективної роботи апарату управління і прийняття обґрунтованих та своєчасних рішень.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виробничого процесу і ґрунтується на вимірі фактичних результатів діяльності й оперативному реагуванні керівництва на виникаючі відхилення. Об 'єктом контролю найчастіше є працівники, а здійснює його безпосередній начальник. Поточний контроль широко використовується в процесі управління, оскільки він дозволяє з'ясувати причини відхилень. Тут широко вико­ристовується зворотний зв 'язок, щоб усувати виникаючі проблеми, перш ніж вони приймуть широкі масшта­би і на їх усунення будуть потрібні значні витрати.

Заключний контроль застосовується після закінчення виробничого процесу, коли фіксуються отримані результати і відхилення від планових показників. Недолік цього виду контролю в тому, що він констатує наяв­ні відхилення від заданих стандартів, коли збитки чи збиток уже стали фактом, що здійснився. Таким чином, ефективність заключного контролю нижче ефективності попереднього і поточного. Однак для багатьох видів діяльності це єдино можливий вид контролю. Інша особливість заключного контролю полягає в тому, що він забезпечує отримання інформації для удосконалювання планування в майбутньому і дозволяє вибудувати ефек­тивну систему мотивації.

16 доповідач – Свєтаєв Олег

ОСНОВНІ ПРАВИЛА Й ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКОГО КОНТРОЛЮ

Контроль як функція управління покликаний стимулювати ефективну роботу і розвиток персоналу. Він повинен проводитися відкрито, оскільки гласний контроль зменшує невизначеність та імовірність виник­нення виробничих конфліктів. Прихований контроль повинен застосовуватися у виняткових випадках, оскіль­ки контроль без спілкування з працівником малоефективний. Керівництво і контроль найбільш ефективні в тих випадках, коли співробітників інформують про досягнуті ними успіхи, тобто коли існує зворотний зв'язок. Позитивні і негативні підсумки контролю не мають цінності, якщо не стають предметом обговорення в трудовому колективі.

Практичне здійснення функції контролю є прямим обов'язком менеджера, контроль не делегується. Це правило, яке не допускає виключень, оскільки менеджеру завжди важливо бачити реакцію працівника на критику, щоб прийняти вірне рішення. Виключенням може бути ситуація, коли проведення окремих етапів контролю є функціональним обов'язком фахівців апарату управління.

Здійснення функції контролю спирається на організацію системи обліку і звітності для отримання всеося­жної інформації про виробничу, комерційну, фінансову й іншу діяльність.

Безпосереднім об'єктом керівництва є люди. Керівництво і контроль дають гарні результати, коли вони менш усього обмежують індивідуальні дії й ініціативу виконавців.

Слід зазначити, що найчастіше основною причиною прагнення підлеглих виглядати краще з тих критері­їв, що контролюються, є некомплексна оцінка їхньої діяльності.

Функція контролю - це постійний процес, що найчастіше має форму звичайної щоденної бесіди менедже­ра з кожним своїм підлеглим, коли обговорюються поточні справи і нові задачі, спокійно, вчасно, без особли­вого натиску висловлюються прохання і критичні зауваження.

Основні причини втрат часу при організації контролю: відвідувачі, телефонні дзвінки, неповна інформа­ція, помилки, неефективна організація, невміння розпізнати неправильно виконану роботу, відсутність чітких критеріїв оцінки діяльності.