Прямое форматирование документов

После ввода документа и его редактирования следующей информационной задачей является задача форматирования. Форматирование документа заключается в придании ему нужного внешнего вида. Прямое форматирование осуществляется с использованием команд меню Формат и кнопок панели инструментов Форматирование на трех уровнях:

• форматирование страницы;

• форматирование абзаца;

• форматирование символов текста.

1. Выбор параметров страницы

Если параметры страницы или ее оформление (отличаются для различных частей документа, то документ разбивается на разделы, в каждом из которых может быть определен свой макет и свои элементы оформления (ориентация бумаги, колонтитулы и т.д.).

Задание 1. Откройте главное меню «ПУСК» ► «Программы» ► и загрузите текстовый редактор «Microsoft Word».

1. Откройте диалоговое окно Параметры страницы (Файл, Параметры страницы), выберите вкладку Поля и установите следующие параметры:

• Верхнее – 2 см. Нижнее – 2 см. Правое – 2,5 см. Левое - 1 см.

2. Перейдите на вкладку Размер бумаги и выберите формат А4 210х297 мм.

3. Перейдите на вкладку Источник бумаги и раскройте список Вертикальное выравнивание. Исследуйте расположение текста при каждом способе выравнивания и установите параметр По верхнему краю. Нажмите кнопку ОК. Сохраните документ в своей папке с именем formats.doc.

4. Добавьте верхние и нижние колонтитулы, выполнив следующие операции:

• Откройте панель инструментов Колонтитулы, выполнив команду: Вид, Колонтитулы;

• Раскройте список Вставить Автотекст и в качестве верхнего колонтитула вставьте параметры Имя файла и Дата создания. В качестве нижнего колонтитула вставьте номер страницы.

5. Закройте панель инструментов Колонтитулы нажав кнопку «Закрыть» внизу панели.

Введите следующий текст, содержащий два абзаца:

Основные компоненты Microsoft Office: текстовый процессор Microsoft Word; система электронных таблиц Microsoft Excel; система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint; система управления персональной информацией Microsoft Outlook; система управления базами данных Microsoft Access; система управления подшивками Microsoft Binder; система управления Web-узлами Microsoft FrontPage; графический редактор Microsoft PhotoDraw; Настольная издательская система Microsoft Publisher; система управления проектами Microsoft Project; система управления персоналом Microsoft Team Manager.

Вспомогательные приложения Microsoft Office: программа рисования блок-схем Microsoft Organization Chart; программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt; редактор математических формул Microsoft Equation; программа построения диаграмм Microsoft Graph; графический редактор Microsoft Photo Graph; коллекция картинок и клипов Microsoft ClipArt и т.д.

Текстовые процессоры могут автоматически устанавливать переносы слов, делая документ более компактным. Для запуска этого механизма нужно открыть диалоговое окно Расстановка переносов командой: Сервис, Язык, Расстановка переносов. Откройте это окно и установите флажок Автоматическая расстановка переносов. Обратите внимание на то, что ширину зоны переноса можно изменять. Действие этого флажка распространяется на весь документ.

Чтобы разбить документ на несколько разделов, нужно вставить разрывы разделов там, где изменяются параметры страницы документа, его макет или элементы оформления и затем задать формат и элементы оформления для каждого из разделов. В разделе можно изменить параметры форматирования (поля, размер и ориентацию бумаги, разбивку на колонки), нумерацию страниц и строк, и т.д.

Разрыв раздела отображается в тексте, если включен режим отображения непечатаемых символов (кнопкой “ ¶ ” на панели инструментов Стандартная). Его можно удалить, как и любой другой символ. Разрыв раздела определяет форматирование предыдущего точке разрыва текста. Например, при удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование.

При определении параметров страницы пользователь может назначить их всему документу или отдельной его части (разделу), выбрав соответствующий элемент в списке Источник бумаги - Применить.

Задание 2. Создайте в текущем документе два раздела и выберите параметры форматирования для каждого из них, выполнив следующие операции:

1. Установите курсор в конец первого абзаца и вставьте несколько пустых строк, нажав клавишу Enter.

2. Включите режим отображения непечатаемых символов.

3. Откройте диалоговое окно: Вставка – Разрыв, установите переключатель На текущей странице и нажмите кнопку ОК. Документ будет разорван на два раздела.

4. Установите курсор внутрь первого раздела и открыв диалоговое окно Параметры страницы на вкладке Поля установите левое поле шириной 5 см. Закройте окно Параметры страницы. Любой раздел может быть разбит на колонки с помощью диалогового окна Колонки. Откройте это окно, подав команду Формат, Колонки изучите его содержимое и разделите текст первого раздела на три колонки.

5. Переместите курсор внутрь второго раздела и в диалоговом окне Параметры страницы установите альбомную ориентацию. Закройте окно Параметры страницы. Перейдите в режим предварительного просмотра документа, нажав кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная. Проанализируйте полученный результат.

6. Сохраните документ.

Аналогичным образом можно задать параметры форматирования для каждого раздела.