3. Створити схему розміщення справ у номенклатурі справ структурного підрозділу:
Порядок розміщеннння справ у номенклатурі справ структурного підрозділу
4.Створити формуляр-зразок Зведена номенклатура справ закладу.
5. “Перелік типових документів…” як основний нормативний документ для встановлення термінів зберігання документів.
6. Формування справ
7.Оперативне зберігання документів
9. Результати роботи зберегти на зовнішньому носієві
Контрольні запитання:
1. Які обов’язкові реквізити документів вводять в ПК під час комп’ютеризованої реєстрації документів?
2. У чому полягають особливості комп’ютеризованої реєстрації документів?
3. У чому полягає процедура розгляду документів керівниками?
4. Які реквізити вихідних документів перевіряє канцелярія, приймаючи їх від виконавців?
5. Який порядок надсилання чи передачі вихідних документів адресатам?
Список використаної літератури:
1. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян./ А.С.Головач. ‒ К.: Сталкер, 1997.- 349 с.
2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб./ А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 1998.‒256 с.
3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов. / А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 2000. ‒ 284 с.
4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів / М.Зубков. ‒ Х.: Торсінг, 2001. ‒ 384 с.
5. Молдаванов М.І. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою / М.І.Молдаванов, Г.М.Сидорова. ‒ К.: Техніка, 1992. ‒399 с.
6. Паламар Л.М. Мова ділових паперів /Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець. ‒К.: Либідь, 1995.- 207 с.
Оформити звіт
Вимоги до звіту
Звіт повинен містити:
мету роботи.
короткітеоретичнівідомості.
описосновнихдій, яківиконувалисьпротягомлабораторноїроботи.
Графічнийматеріал у виглядіPrintScreen з відповіднимикоментарями до всіхпунктів ходу роботи.
Висновки.
Оформлена робота повинна міститиверхні та нижніколонтитули, в якихзокремавказати:
У верхньомуколонтитулі: групу, прізвище та ініціали, назвулабораторноїроботи.
У нижньомуколонтитулі: дату створення та нумераціюсторінок.
Лабораторна робота № 5 (6 год.)
Тема: Організація контролю за виконанням документів та підготовка справ до зберігання
Мета роботи: вивчитиорганізацію контролю за виконанням документів, підготовку справ до зберіганнята набути практичних навиків
Лабораторне і методичне забезпечення:
персональні комп'ютери, роздатковий матеріал.
Теоретичні відомості
Контроль за виконанням документів – заходи для забезпечення своєчасного та якісного виконання документів.
Визначити:
– документи, якіпідлягають взяттю на контроль:
– посадові особи, які несуть відповідальність за виконання документів.
– документи, які мають встановлені терміни виконання;
– правила зміни термінів виконання документів.
– процедуру контролю за виконанням документів;
– відмітки на документах і реєстраційно-контрольних картках про контроль за виконанням документів.
Експертиза цінності документів – це визначення їх цінності, встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
Опис справ структурного підрозділу – перелік справ, призначений для складання річного розділу зведеного опису справ установи та передавання справ на зберігання до державного архіву.
Зведений опис справ – це перелік справ, призначений для передавання справ до державного архіву.
Відомчий архів – це архів, який знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить до системи ДАС, або є структурним підрозділом установи.
Архівний документі – документ незалежно від його виду, виду матеріального носія, місця і часу створення та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника, а також як об’єкт рухомого майна.
Документ Національного архівного фонду – архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою і який зареєстрований як складник Національного архівного фонду.
Національний архівний фонд – сукупність архівних документів, що відображають історпію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну і є надбанням української нації.
Унікальний документ – документ Національного архівного фонду, що становлять виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину.
Архівна справа – галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, пов’’зані із нагромадженням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням відомостей, що в них вміщено.
Архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний відділ – відповідна установа чи структуний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них вміщено, та формування Національного архівного фонду і або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства.
Державна архівна установа – архівна установа, що здійснює свою діяльність за рахунок коштів Державного бюджету України.
Приватне архівне зберігання – зібрання архівних джокументів, що є власністю однієї або кількох осіб.
Таємний архів – архівна установа, про існування якої не заявлено публічно.
Користувач архівними документами – фізична або юридична особа, яка з дозволу власника або уповноваженою ним особи ознайомлюється з архівними документами.
Довідковий апарат – довідники у будь-якій формі (путівники, описи, каталоги, покажчики, бази даних, номенклатури справ тощо), призначені для пошуку архівних документів та відомостей, що вміщено в них.
Архівна довідка – документ архівної установи, оформлений відповідно до законодавства, що містить інформацію про предмет запиту на підставі архівних документів із зазначенням їх пошукових даних.
Хід роботи:
1.Відкрити Microsoft Word.
2. Створити текстову сторінку