Пример должностной инструкции секретаря – референта
ЗАО «Российские просторы» УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор
ЗАО «Российские просторы»
23.09.2006 № 53
Личная подпись В.А.Петров
Москва 23.09.2006
Секретаря – референта
1.Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей и подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование.
1.3. В своей деятельности секретарь руководствуется законодательством РФ: Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», федеральными законами от 26 декабря 1995 г. №208 –ФЗ «Об акционерных обществах», от 20 февраля 1995 г. № 24- ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», Уставом (положением) организации, нормативно – методическими материалами по организации делопроизводства, приказами руководства, настоящей должностной инструкцией.
1.4. Секретарь должен знать:
- структуру и руководящий состав предприятия, направления деятельности предприятия, обязанности заместителей руководителя, основные организации- партнеры;
- правила оформления и обработки документов, стандартов унифицированной системы организационно – распорядительной документации;
- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;
- приемы оказания первой медицинской помощи;
- русский и иностранный (желательно) языки.
1.5. Секретарь должен уметь:
- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
- пользоваться средствами связи и организационной техники;
- работать на компьютере в современных редакторах;
- пользоваться базой данных;
- использовать возможности Интернета;
- принимать и передавать документы по факсимильной связи, выполнять копировальные работы;
- набирать документы, редактировать тексты, выполнять корректорскую правку.
1.6. Секретарь в своей деятельности взаимодействует с руководителем предприятия, руководителями структурных подразделений, сторонних предприятий и организаций по исполнению своих должностных обязанностей.
2. Функциональные обязанности
2.1.Административные функции:
-организация приема посетителей;
- ведение телефонных переговоров;
- организация рабочего дня руководителя.
2.2. Организационные функции:
- организация и подготовка совещаний, их документирование;
- организация служебных командировок;
- организационно – техническое обеспечение руководителя (проверка наличия канцелярских принадлежностей, служебной и справочной литературы, периодических изданий, ведение подшивки газет и журналов, внесение изменений в телефонные справочники, обеспечение необходимого порядка в кабинете и приемной, составление заявок на необходимый инвентарь, оборудование, канцтовары).
2.3. Делопроизводственные функции (в соответствии с требованиями, установленными в акционерном обществе):
- прием, отправка документов;
- регистрация документов;
- передача документов на исполнение;
- контроль исполнения документов и поручений руководителя;
- информационно – справочное обеспечение;
- составление и оформление различных документов по поручению руководителя;
- ведение архивной работы: составление номенклатуры дел, формирование дел, обеспечение текущего хранения документов, подготовка и передача документов на хранение;
- контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представленных на подпись руководству организации, редактирование текста документов.
2.4. Ведение табеля явки сотрудников на работу.
3. Права
3.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
3.3. Запрашивать у сотрудников предприятия информацию и документы по производственным вопросам для доклада руководителю.
3.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения оргтехники.
3.5. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».
3.6. Организовывать телефонные переговоры, фильтруя поступающие к руководителю звонки.
3.7. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированным приходом посетителей, определять приоритетность их представления руководителю.
3.8. Повышать квалификацию и профессиональный уровень.
4.Ответственность
4.1. Секретарь несет ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими документами, регулирующими трудовые отношения в организации, за:
-несвоевременное или ненадлежащее исполнение функциональных обязанностей;
-разглашение сведений, ставших известными в процессе исполнения обязанностей;
- использование прав в корыстных целях, нарушение субординации;
- нарушение правил внутреннего трудового распорядка.
Заведующий канцелярии Личная подпись И.И.Иванов
СОГЛАСОВАНО
Начальник Личная подпись Е.И.Головин
юридического отдела
25.09.2006
Начальник Личная подпись А.Г.Ткачева
управления делами
25.09.2006
С инструкцией ознакомлена:
Секретарь – референт Личная подпись М.Л.Желнова