Форма журнала регистрации входящих документов
Номер документа |
Дата поступления документа |
Исходящий № |
Дата документа |
Автор-отправитель |
Краткое содержание |
Резолюция или кому направляется документ (исполнитель)т |
Срок исполнения |
Отметка об исполнении |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
171/1-3 (при поступлении) |
18.12.2003 |
|
|
|
О сокращении поставок |
|
|
|
Основные этапы обработки исходящих документов:
- составление проекта документа исполнителем ;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра(копии) документа в дело.
Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:
- номер документа, включающий номер дела;
- дата документа;
- адресат;
- краткое содержание или заголовок к тексту;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);
- исполнитель;
- примечание (например, о предоплате).
Основными принципами работы с документами являются:
- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;
- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, сканеры, электронная почта, системы электронного документооборота и т.д.).
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура предназначена:
- для группировки исполненных документов в дела;
- учета и обеспечения сохранности дел;
- оперативного поиска документов в делах.
Номенклатуры дел подразделяются на:
- типовые;
- примерные;
- конкретного предприятия.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например, типовая номенклатура дел учебного заведения. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел НИИ Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику.
Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 1 – соответствует номеру структурного подразделения, 2 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате.
Пример номенклатуры дел организации.
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Руководитель организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ подпись расшифровка