Использование справочной системы

Access содержит обширную справочную систему и средства ее визуализации, готовые дать ответ на подавляющее большинство вопросов, возникающих у пользователя. При этом сведения, предоставляемые справочной системой, можно не только прочесть, но и скопировать в буфер обмена или вывести на печать.

Существует несколько способов получить ответы на свои вопросы.

• С помощью специального поля для ввода вопроса в строке главного меню Access.

• Вызвав окно Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help).

• Задав вопрос Помощнику (Office Assistant).

• Обратившись за справкой на Web-сервер Microsoft.

Вызов окна справки

Чтобы вызвать окно справки, выполните одно из действий:

• выберите команду меню Справка, Справка Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help);

• нажмите кнопку Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) на стандартной панели инструментов Access (той, которая отображается в данный момент на экране);

• выберите команду Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) в области задач Создание файла (New File), если она отображается на экране.

В любом случае вы получите на экране окно Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help), которое выглядит так, как показано на рис. 1.20.

В левой части окна находится панель, которая содержит три вкладки, соответствующие трем способам поиска информации. В правой части отображается сама справочная информация. В случае необходимости левую панель окна справки можно легко скрыть с помощью кнопки Скрыть (Hide) на панели инструментов в верхней части окна справки.[ Если у вас левая панель не отображается, а видна только справочная информация, значит она уже скрыта. Тогда нажмите кнопку Показать (Show). ]

Первая вкладка, Содержание (Contents), представляет собой оглавление, которое отображается в виде иерархической структуры тем и разделов справки. Чтобы открыть нужную тему (она обозначается значком книги), достаточно дважды щелкнуть на ее значке или один раз на значке плюс (+) слева. На нижнем уровне иерархии размещаются разделы справки, которые помечаются значком со знаком вопроса. Щелкнув по заголовку раздела, вы получите текст этого раздела справки. Этот текст в большинстве случаев содержит ссылки на другие разделы, которые называются гиперссылками и выделяются по умолчанию синим цветом. Текст, скрытый за гиперссылкой, вы можете увидеть, только щелкнув по ней. Причем, если гиперссылка помечена треугольником слева, текст вставляется прямо в то место, где она расположена (исходный текст раздвигается), что отличает этот вариант справочной системы от предыдущих версий, когда выдавались всплывающие подсказки. Щелкните по гиперссылке второй раз, и соответствующий текст будет убран с экрана.

Рис. 1.20. Окно Справка Microsoft Access

Замечание

Обратите внимание на маленькую гиперссылку Показать все (Show all), которая часто присутствует в правом верхнем углу окна. Щелкнув на ней, вы можете раскрыть сразу все гиперссылки, присутствующие в данном разделе. А потом точно так же вы можете их все скрыть, щелкнув по гиперссылке Скрыть все (Hide All).

Вкладка Мастер ответов (Answer Wizard) позволяет найти все разделы справки, в которых встречается нужное слово или словосочетание (рис. 1.21).

Вы вводите нужное слово или предложение в поле Выберите действие (What would you like to do?) и нажимаете кнопку Найти (Search). Внизу появляется список разделов. Щелкнув на строке списка, в правой части окна, вы получите текст данного раздела. Если вам не удалось найти нужную информацию, вы можете тут же поискать ее на Web-сервере Microsoft, если нажмете кнопку Поиск в Интернете (Search on Web).

Последняя вкладка, Указатель (Index), обеспечивает поиск нужного термина по индексу (рис. 1.22). По сути такой поиск похож на поиск по предметному указателю, который обычно приводится в конце книги.

В текстовое поле 1. Введите ключевые слова (1. Type keywords) достаточно ввести первые буквы интересующего термина, чтобы в поле 2. Или выберите ключевые слова (2. Or choose keywords) были выбраны подходящие варианты. Можно также найти нужный термин прямо во втором текстовом поле. Затем щелкните по кнопке

Найти (Search). Тогда в поле 3. Выберите раздел (Choose a topic) появится список найденных разделов. Выбирайте нужный раздел и смотрите его текст.

Рис. 1.21. Вкладка Мастер ответов окна Справка Microsoft Access

В тексте разделов справки, кроме уже упомянутых гиперссылок, вам могут встретиться различные элементы управления, предоставляющие различные возможности, например мини-учебник. При наведении на элемент управления указатель мыши меняет форму. Чтобы активизировать элемент управления, необходимо щелкнуть на нем левой кнопкой мыши.

Совет

Если вы встретите в разделе справки нечто, не похожее на текст, подведите к нему указатель мыши и, если он изменит свою форму, щелкните левой кнопкой мыши.

При работе со справочной системой полезно пользоваться кнопками панели инструментов ее окна (панель инструментов находится под строкой заголовка).

• Кнопка Автомозаика/Разобрать (Auto Tile/Untile). Эта кнопка позволяет изменять расположение окон Microsoft Access и Справка Microsoft Access на рабочем столе операционной системы. Режим Автомозаика (Auto Tile) означает, что рабочий стол будет разделен между двумя этими окнами. Режим Разобрать (Untile) означает, что главное окно Microsoft Access будет иметь максимальный экранный размер (или любой другой, который был установлен вручную). Окно Справка Microsoft Access будет располагаться независимо поверх него.

Рис. 1.22. Вкладка Указатель окна Справка Microsoft Access

• Кнопка Показать/Скрыть (Show/Hide) показывает или скрывает панель со вкладками.

• Кнопки Назад (Back) и Вперед (Forward) позволяют возвращаться к тем разделам, которые вы смотрели, и перемещаться между ними в обоих направлениях

• Кнопка Печать (Print) дает возможность вывести на печать содержание либо текущего раздела, либо всех разделов выделенного заголовка в оглавлении.

• Кнопка Параметры (Options) отображает меню, с помощью которого можно настроить ряд параметров окна справочной системы.

Работа с помощником

В последних версиях пакета Microsoft Office в дополнение к классической справочной системе предлагается новое средство — Помощник по Офису (Office Assistant). Помощник дает советы, причем весьма уместные, ибо советы начинающим чередуются с напоминаниями, полезными и тем, кто давно знаком с Access. Помощник помогает быстро разыскать нужную справочную информацию, часто пытается заранее предугадать, какая помощь может понадобиться в данный момент. Помощник во многих случаях берет на себя диалог с пользователем. Обычно пользователи настраивают помощника в соответствии со своим вкусом.

Замечание

Поскольку помощник работает во всех приложениях Microsoft Office, настройки, сделанные для Access, распространятся и на все другие приложения.

В отличие от предыдущей версии Microsoft Office, помощник не запускается автоматически при каждом запуске приложения. По умолчанию он теперь спрятан.

Чтобы активизировать помощника нужно выполнить команду меню Справка, Показать Помощника (Help, Show Assistant). Работать с помощником очень просто. Если вы хотите к нему обратиться, щелкните на нем левой кнопкой мыши. Появится диалоговое окно, в котором он спросит, что вы хотите сделать (рис. 1.23). Введите в поле этого окна свой вопрос, слово или словосочетание и нажмите кнопку Поиск (Search). Как правило, он сначала уточняет вопрос, предлагая выбрать из списка нужное действие (рис. 1.24), а когда вы выберете, он выведет диалоговое окно справки, в котором будет раскрыт соответствующий раздел.

Рис. 1.23. Окно вопросов-ответов помощника

Иногда помощник старается привлечь внимание пользователя необычным поведением (кроме того, над ним может зажечься лампочка). Это означает, что он готов поделиться полезным советом, уместным в данной ситуации. Если вы хотите принять его помощь, щелкните по лампочке, чтобы прочитать совет.

Если вам кажется, что помощник больше не нужен, удалите его с экрана. Для этого щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Скрыть (Hide).

Как и другие средства Microsoft Office, помощник можно настраивать. Для этого выберите из контекстного меню команду Параметры (Options). Появится диалоговое окно Помощник (Office Assistant) (рис. 1.25), в котором автоматически будет активизирована вкладка Параметры (Options).

Если вы совсем хотите отказаться от услуг помощника, сбросьте флажок Использовать Помощника (Use the Office Assistant). С помощью других флажков вы можете отрегулировать, какие именно справки и советы будет выдавать вам помощник. Назначение этих флажков представлено в табл. 1.1.

Рис. 1.24. Список предлагаемых действий

Рис. 1.25. Вкладка Параметры диалогового окна Помощник

Таблица 1.1, Флажки в диалоговом окне Помощник

	Название флажка	Назначение
	Вызывать при нажатии клавиши <F1> (Respond to F1 Key)	Установить, чтобы при нажатой клавише <F1> отображался помощник, а не диалоговое окно справочной системы
	Отображать справку для мастеров (Help with Wizards)	Установить, чтобы при обращении к мастерам помощник предоставлял информацию по работе с ними
	Отображать сообщения Помощника (Display Alerts)	Установить, чтобы сообщения приложений отображались помощником, если он активизирован, а не в диалоговом окне
	Просматривать две справочных системы при работе с VBA (Search for Both Product and Programming Help When Programming)	Установить, чтобы при работе с Visual Basic для приложений (VBA) справки выдавались как по программированию, так и по продукту. Если нужны справки только по программированию, флажок необходимо сбросить. (Подробнее о VBA см. гл. 13.)
	He закрывать данные (Move When in the Way)	Установить, чтобы помощник автоматически перемещался, если он перекрывает диалоговые окна или другие элементы экрана. Если Помощник не используется в течение пяти минут, он уменьшается в размерах.
	Подбирать разделы справки (Guess Help Topics)	Установить, чтобы разделы справки относительно действий, выполняемых в данный момент, отображались до обращения к ней
	Звуковое сопровождение (Make Sounds)	Включить звуки, издаваемые помощником
	Об использовании возможностей программы (Using Features More Effectively)	Установить, чтобы отображались сведения о средствах, BОЗМОЖНО, неизвестных пользователю, и советы об эффективном использовании уже известных ему средств
	Об операциях с мышью (Using the Mouse More Effectively)	Установить, чтобы отображались советы по более эффективному использованию мыши
	О сочетаниях клавиш (Keyboard Shortcuts)	Установить, чтобы отображались комбинации клавиш для используемых средств
	Отображать только важные советы (Only Show High Priority Tips)	Установить, чтобы отображались только важные советы: например, о средствах, сберегающих время
	Отображать совет дня при запуске (Show the Tip of the Day at Startup)	Установить, чтобы при запуске приложения всегда отображался совет дня

Кнопка Очистить журнал (Reset My Tips) позволяет очистить журнал помощника, содержащий полученные ранее советы.

Помощник Microsoft Office имеет целую коллекцию разных персонажей (по умолчанию отображается известный Скрепыш). Чтобы сменить персонаж помощника, выберите из контекстного меню команду Выбрать Помощника (Choose Assistant). Откроется диалоговое окно Помощник (Office Assistant) с автоматически раскрытой вкладкой Коллекция (Gallery) (рис. 1.26).

Рис. 1.26 . Вкладка с коллекцией Помощников

Используя кнопки Далее (Next) и Назад (Back), познакомьтесь со всеми персонажами и выберите того, кто вам понравится.

Замечание

С анимацией персонажей можно познакомиться, выбирая команду Мотор! (Animate!) из контекстного меню помощника.

Другие средства получения справки

Новое средство для быстрого ответа на вопрос появилось во всех продуктах Microsoft Office 2002. Это текстовое поле в правой части строки главного меню. В это поле можно ввести слово, словосочетание или предложение и нажать клавишу <Enter>. После этого появляется окно, очень похожее на окно со списком предлагаемых действий помощника. Вы выбираете нужное действие, и раскрывается соответствующий раздел справки Microsoft Access.

Если вы имеете со своего компьютера выход в Интернет, т. е. возможность соединиться с Web-сервером Microsoft (страничкой, посвященной Microsoft Office), то это можно сделать прямо из Access. Для этого в меню Справка (Help) есть команда Office в Интернете (Office on the Web).

Выводы

В данной главе мы сделали беглый обзор того, с чем вам придется работать, если вы хотите создать приложение в среде Access. Мы вынесли в эту главу те общие приемы, которые будут вами использоваться при работе с разными объектами базы данных Access. В дальнейших главах первой части вы последовательно познакомитесь с каждым из этих объектов более подробно. Возможно этих сведений будет достаточно для того, чтобы решить те задачи, которые перед вами стоят и которые побудили вас взяться за эту книгу. Если же это не так, то вам придется изучить и остальные" части, чтобы ваше знакомство с СУБД Access было более глубоким.