Реквизиты:
Государственный герб РФ
Герб субъекта РФ
Эмблема организации или товарный знак
Код организации
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Идентификационный номер налогоплательщика/Код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Код формы документа
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа (пишется заглавными буквами)
Дата документа (формат даты 00.00.0000)
Регистрационный номер (формат номера № 00, может содержать буквы)
Ссылка на регистрационный номер и дату
Место составления или издания документа (формат г. Омск)
Адресат (см. правила оформления адресата)
Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок к тексту (без красной строки, если больше половины ширины строки, размещается на нескольких строках, через одинарный интервал)
Отметка о контроле
Текст документа (С красной строки, через полуторный интервал)
Отметка о наличии приложения
Подпись
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Печать (располагается на подписи)
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка о поступлении документа и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа в организацию
Идентификатор электронной копии документа.
Названные реквизиты документов располагаются на стандартных листах бумаги формата А4. Правильное оформление и расположение каждого реквизита имеет принципиальное значение, т.к. без этого документ не может иметь юридической силы.
Схема расположения реквизитов
и границы зон на формате А4
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.
Заголовочная часть (реквизиты №№ 1-17 и № 19) – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.
Содержательная часть (реквизиты №№ 18, 20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.
Оформляющая часть (реквизиты №№ 22-30) – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.
Технические требования к изготовлению документов
Для изготовления документов используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).
Печатная страница должна иметь поля:
левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм;
правое – не менее 10 мм.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером шрифта 12, 13, 14, 15.
Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.
Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 1,25 см от границы левого поля (т.е. с «красной строки»).
Реквизиты, состоящие из нескольких строк (за исключением основного текста документа), печатают через один межстрочный интервал.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5—2 межстрочными интервалами.
Каждый реквизит документа отделяют от предыдущего 2—4 межстрочными интервалами.
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
Реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа», а также ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из следующих способов (см. п. 4.5 ГОСТ Р 6.30—2003):
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.
При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.
В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
При печатании документов используют