2 Практическая часть

2.1 Анализ документооборота

В работу сотрудников Приемной комиссии входит заполнение различных документов: «Заявление на поступление», «Регистрационный журнал», « Журнал изменений», «Приказ о зачислении», «Список группы», «Расписка».

Для наглядности документооборот представлен ниже в таблице 1.

Таблица 1 - Документооборот

Название документа	Тип документа (входной/выходной)	Кем используется	Как часто заполняется
Журнал изменений	входной	Сотрудниками приемной комиссии	По мере поступлений изменений
Регистрационный журнал	входной	Сотрудниками приемной комиссии	По мере подачи заявлений
Приказ о зачислении	выходной	Абитуриентом	1-5 раз
Список группы	выходной	Сотрудником приемной комиссии	1-5 раз
Заявление на поступление	выходной	Сотрудником приемной комиссии	По мере подачи заявлений
Расписка	входной	Сотрудниками приемной комиссии	По мере подачи заявлений

Перечисленные документы являются документами строгой отчетности. Потеря отдельных документов не допустима.

Журнал изменений

Для начала необходимо определить формат надписей в ячейках, что представлено в таблице 2.

Таблица 2 – Формат надписи в ячейках журнала изменений

Название полей	Формат надписи	Количество допустимых символов
Дата	дата	8
ФИО	текстовый	30
Специальность	текстовый	10
Было	текстовый	40
Ставим	текстовый	40
Подпись	рисунок

Проанализируем «Журнал изменений». Он заполняется вручную сотрудником комиссии. Доступ к нему имеют только сотрудники Приемной комиссии.

Журнал состоит из 6 столбцов и не ограниченного количества строк.

Первый столбец «Дата». В него записывается дата внесения изменения в документ, поэтому столбец имеет формат дата. Последующие столбцы имеют текстовый формат.

Второй столбец «ФИО» - столбец с инициалами абитуриента.

В следующем столбце «Специальность» указана специальность абитуриента по первому приоритету.

Четвертый столбец с названием «Было», содержит в себе информацию, требующую изменений, а в пятом столбце «Ставим» записывается информация с необходимым изменением.

В заключительном шестом столбце «Подпись», ставится подпись абитуриента.

Регистрационный журнал

Формат надписей в ячейках представлен в таблице 3.

Таблица 3 – Формат надписи в ячейках регистрационного журнала

Название полей	Формат надписи	Количество допустимых символов
№ п/п	числовой	8
Дата приема документов указать:	числовой	8
Код личного дела	числовой	8
Фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже)	текстовый	30
Полный дом. адрес, д. тел., E-mail. Контактные реквизиты: адрес согласно регистрации, сот. тел., дом. тел. и др.	текстовый и числовой	50
Наименование документа о среднем (полном) общем образовании, серия, номер (оригинал или заверенная копия)	текстовый	15
Особые отметки (инвалид, сирота, медаль, красный диплом, квотник и тд.)	текстовый	15
Наличие свидетельства ЕГЭ ( предметы)	текстовый	15
Потребность в общежитии	текстовый	3
ФИО и подпись принявшего документы	текстовый и рисунок	15
Отметки о зачислении, причина не зачисления	текстовый	7
(Передача личных дел) ФИО выдавшего документы. ФИО забравшего документы (подписи)	текстовый и рисунок

Далее рассмотрим регистрационный журнал приемной комиссии СФУ.

Данный журнал на развороте имеет один лист, в верхнем левом углу которого заполняется соответствующая графа: «Приемная комиссия СФУ. Площадка №__, окно №__. Регистрационный журнал. Лист №__». Этот журнал заполняется вручную сотрудником комиссии, шапка которого содержит 12 столбцов и две строки.

В первой строке отражается название столбцов:

• «№ п/п» - номер по порядку;

• «Дата приема документов указать: (по почте, по эл. Почте, лично из рук)» - указывается дата приема документов и способ их получения;

• «Код личного дела» - указывается код личного деле и является индивидуальным для каждого абитуриента;

• «Фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже)» - указывается фамилия, имя и отчество поступающего;

• «Полный дом. адрес, д. тел., E-mail. Контактные реквизиты: адрес согласно регистрации, сот. тел., дом. тел. и др.» - указываются контактные данные абитуриента;

• «Наименование документа о среднем (полном) общем образовании, серия, номер (оригинал или заверенная копия)» - в данном столбце указывается данные о документе об образовании полученном ранее;

• «Особые отметки (инвалид, сирота, медаль, красный диплом, квотник и тд.)» - в данный столбец вписываются особые отметки для льготного поступления, если они имеются;

• «Наличие свидетельства ЕГЭ (предметы)» - данные о сдаче ЕГЭ по предметам;

• «Потребность в общежитии» - отметка о потребности в общежитии;

• «ФИО и подпись принявшего документы» - Фамилия, имя и отчество о сотруднике приемной комиссии, принимающего документы поступающего;

• «Отметки о зачислении, причина не зачисления» - при зачислении ставится отметка, либо причина не зачисления;

• «(Передача личных дел) ФИО выдавшего документы. ФИО забравшего документы (подписи)» - При возврате документа, указывается фамилия, имя, отчество сотрудника приемной комиссии и человека забравшего документа, а так же ставится личная подпись каждого;

Вторая стока шапки содержит нумерацию столбцов, количество строк в журнале не ограничено.

Приказ о зачислении.

Образец приказа о зачислении представлен в приложении В. Структура документа состоит из шапки, номера и даты приказа, текста приказа и подписей ректора, проректора - директора ИФП, отв. секретаря приемной комиссии и директора института. Некоторые поля в приказе заполняются в ручную и представлены в таблице 4.

Таблица 4 – Формат надписи в приказе о зачислении

Название полей	Формат надписи	Количество допустимых символов
Номер приказ	числовой	8
Дата приказа	числовой	10
Номер протокола	числовой	4
Количество листов вложенных приложений	числовой	3
Подпись ректора	рисунок
Подпись проректора - директора ИФП	рисунок
Подпись отв. секретаря приемной комиссии	рисунок
Подпись директора института	рисунок

Далее подробно опишем каждое поле:

• «Номер приказ» - в данном поле пишется номер приказа о зачислении;

• «Дата приказа» - указывается дата в формате «от "_____"_________20__г.»;

• «Номер протокола» - указывается номер протокола;

• «Количество листов вложенных приложений» - указывается количество листов приложений приказа;

• «Подпись ректора» - подпись ректора;

• «Подпись проректора - директора ИФП» - подпись проректора - директора ИФП;

• «Подпись отв. секретаря приемной комиссии» - подпись ответственного секретаря приемной комиссии;

• «Подпись директора института» - подпись директора института.

Количество приказов соответствует количеству институтов, т.е. в СФУ

их 19.

Списки групп.

Списки сформировавшихся групп являются приложением к приказу о зачислении. Пример представлен в приложении Г. Список отдельной группы состоит из:

• шапки, в которой указывается направление (специальность), код направления (специальности) и название направления (специальности). Состав шапки представлен ниже в таблице 5.

Таблица 5 – Формат надписи в приказе о зачислении

Название полей	Формат надписи	Количество допустимых символов
Направление (специальность)	Текстовый	10
Код направления (специальности)	числовой	10
Название направления (специальности)	текстовый	20

• таблицы, включающей в себя шесть столбцов, а количество строк зависти от количества зачисленных студентов на данное направление (специальность). Поля таблицы представлены в таблице 6.

Таблица 6 – Формат ячеек в списках групп

Название полей	Формат надписи	Количество допустимых символов
№ п/п	числовой
Фамилия	текстовый	20
Имя	текстовый	20
Отчество	текстовый	20
Основание	текстовый	30
Сумма баллов	числовой	5

Далее подробнее о каждом из полей:

• «№ п/п» - указывается номер студента по порядку;

• «Фамилия» - указывается фамилия студента;

• «Имя» - указывается имя поступившего;

• «Отчество» - указывается Отчество студента;

• «Основание» - указывается основание зачисления на направление (специальность);

• «Сумма баллов» - заполняется в соответствии с набранными баллами по ЕГЭ.

Количество списков соответствует количеству направлений (специальностей), представленных в данном институте в текущем году.

Заявление на поступление.

Для того, чтобы стать абитуриентом, необходимо заполнить заявление на поступление, данные из которого нужны для внесения в АИС «Абитуриент». Т.к. документ имеет сложную структуру, то для его заполнения требуется обязательная помощь сотрудников приемной комиссии. Далее перейдем к рассмотрению заявления и его отдельных полей, которые представлены в таблице 7.

Таблица 7 – Формат полей в заявлении на поступление

Название полей	Формат надписи (допустимое количество символов)
Регистрационный номер	Числовой (20)
Фамилия	Текстовый (20)
Имя	Текстовый (20)
Отчество	Текстовый (20)
Пол	Логический (2)
Серия документа (паспорта)	Текстовый (7)
Номер документа (паспорта)	текстовый (12)
Дата выдачи документа (паспорта)	Дата (6)
Кем выдан документ (паспорт)	Текстовый (40)
Число даты рождения	Числовой (2)
Месяц даты рождения	Числовой (2)
Год даты рождения	Числовой (4)
Контактный телефон	Числовой (11)
Институт или филиал*	Текстовый (5)
Направление или специальность*	Текстовый (10)
Форма обучения*	Логический (2)
Бюджет*	Логический (3)
Платное обучение*	Логический (1)
По сокращенной программе*	Логический (1)
Иностранный язык	Логический (5)
Продолжение таблицы 7
Название полей	Формат надписи (допустимое количество символов)
Другой иностранный язык	Текстовый (25)
Высшее профессиональное образование получаю	Логический (2)
Основания для участия в собственных вступительных испытаниях ВУЗа	Логический (4)
Подпись абитуриента	Рисунок (5)
Дата заполнения заявления	Дата (5)
Адрес регистрации	Текстовый
Адрес проживания	Текстовый
Проживаю в	Логический (2)
Место рождения	Текстовый
Гражданство	Текстовый
E-mail	Текстовый
Документ об образовании	Логический (3)
Серия документа об образовании	Текстовый (5)
Номер документа об образовании	Текстовый (7)
Особая отметка в документе об образовании	Логический (3)
Тип учебного заведения	Логический (9)
Краткое наименование учебного заведения	Текстовый
Год окончания учебного заведения	Числовой
Баллы**	Числовой
Свидетельство ЕГЭ (типографский номер)	Текстовый (8)
Другое свидетельство ЕГЭ (типографский номер)	Текстовый (8)
Название олимпиады***	Текстовый
Номер диплома олимпиады***	Текстовый (10)
Предмет олимпиады***	Текстовый
Степень диплома***	Логический (3)
Дополнительная подготовка в СФУ	Логический (7)
Другая дополнительная подготовка	Логический (2)
Общежития на время обучения	Логический (2)
Подпись абитуриента	Рисунок
Документ об образовании	Логический (2)
Льгота (согласно представленным документам)	Логический (8)
Другие льготы	Текстовый
Документ подтверждающий льготы	Текстовый
Подпись секретаря отборочной комиссии	Рисунок
Дата заполнения	Дата
Данные внесены в АИС Абитуриент	Текстовый и рисунок
*заполняется до трех различных вариантов **заполняется до 13 раз, в зависимости от тех, какие предметы будут использоваться ***заполняется до 2 раз, в зависимости от количества олимпиад

Некоторые поля заявления ограничены лишь окончанием строки, остальные же ограничения указаны в таблице 7. После заполнения заявления, пример которого представлен в приложении Д, поступающий становится полноправным абитуриентом СФУ и все его данные заносятся в базу данных АИС «Абитуриент».

Расписка.

После того как поступающий сдал документы, заполнил заявление и данные внесены в АИС Абитуриент, абитуриенту выдается расписка на случай, если он решит обратно забрать документы. Расписка изготавливается в двух экземплярах, одна остается в личном деле, другая выдается сдающему документы. Документ имеет шапку и следующие атрибуты, представленные в таблице 8.

Таблица 8 – Формат полей в расписке

Название полей	Формат надписи	Количество допустимых символов
Расписка №	числовой	20
ФИО поступающего	текстовый	40
Институт	текстовый	20
Направление/специальность	текстовый	10
Приняты документы по описи	Логический
№ диплома (аттестата)	текстовый	15
Дата выдачи диплома (аттестата)	Дата	10
Подпись технического секретаря приемной комиссии	Рисунок	10
Фамилия технического секретаря приемной комиссии	текстовый	20

В случае потери расписки поступающий немедленно заявляет об этом в приемную комиссию. Ответственность за документы ведет секретарь, выдавший расписку. Забирать документы в приемной комиссии только при предъявлении расписки и паспорта. Более подробно с распиской можно ознакомиться в приложении Е.