1. Сфера применения электронных таблиц

Многие документы, особенно экономические и управленческие, имеют простую табличную структуру, где сведения об одном объекте занимают одну строку, а вся таблица в целом содержит сведения о множестве однотипных объектов.

Как правило, часть каждой строки табличного документа – числовые данные, расположенные в одной или нескольких колонках, на основе которых по определенным правилам выполняется расчет содержимого ряда оставшихся колонок иногда простым, иногда весьма сложным способом. При этом структура всех или, по крайней мере, больших групп строк таких документов идентична, т.е. необходимые расчеты являются типовыми.

	Ф. И. О.	Оклад	Надбавки (%)	Зарплата
	Иванов И. П.	330	35	445,50
	Петров П. А.	330	45	478,50
	Мольков В. А.	500	20	600,00
	Пашин Ю. Я.	200	20	240,00
	Яшин В. С.	400	30	520,00
			Итого:	2284,00

Рис. 1. Пример ведомости на зарплату как типичного образца табличного документа

Пример несложного документа, имеющего табличную форму – упрощенный вариант ведомости на заработную плату – приведен на рис. 1. В первых трех колонках этого документа находятся исходные данные (текстовые – Фамилия Имя Отчество и числовые – оклад, надбавки), а в четвертой – расчетные (полная зарплата без вычетов, рассчитываемая как оклад, увеличенный на процент надбавок).

На примере приведенного документа нетрудно отметить недостатки, возникающие при традиционной, т. е. бумажной технологии его подготовки. Если документ готовится вручную, то в случае любой, даже незначительной, ошибки придется переделывать его целиком, поскольку в бухгалтерской деятельности подчистки и исправления чаще всего не допускаются. Незначительно облегчает работу в таких ситуациях использование текстового редактора, поскольку при обнаружении ошибок в вычислениях перерасчет выполняется опять-таки вручную, без использования вычислительных возможностей компьютера.

Отмеченный недостаток легко преодолим в случае использования электронной таблицы, которая является открытой средой, в которой пользователь без больших усилий может быстро сформировать документ, имеющий форму таблицы, и задать правила расчета результатных данных, после чего все расчеты выполняются автоматически по мере ввода или коррекции исходных данных.

В среде электронной таблицы возможно решение задач не только расчетного характера, в частности математических, но и задач моделирования ситуаций по принципу "что будет, если?", когда, задавая исходные данные, пользователь сразу же может оценивать получаемые при этом результаты. Например, в нашем случае, устанавливая разным работникам различные оклады, легко проверить, не будет ли превышен фонд заработной платы. Таким образом, сфера возможного применения электронных таблиц весьма широка.