Тема 8. Контроль в деятельности организации Основные теоретические положения по теме

Контроль – процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систем наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Перед контролем обычно ставят следующие цели:

- своевременно и полно вскрыть промахи, ошибки и недостатки в работе подчиненных лиц и структурных подразделений;

- наметить пути устранения недостатков и посредством инструктирования, показа, личного примера и обучения работников оказать им реальную практическую помощь;

- обобщить и распространить передовой опыт работы, показать возможности прогрессивных методов для совершенствования деятельности и системы управления.

Задачи контроля в управленческой деятельности: диагностика состояния дел на предприятии; обратная связь с работниками; информирование работников; ориентирование деятельности; побуждение или мотивация; организация деятельности подчиненных; изучение и распространение передового опыта.

Выделяют следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления – реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Это анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор персонала; составление бюджета, выработка стандартов минимально допустимых уровней качества.

2. Текущий контроль. Осуществляется в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов. Для осуществления контроля необходима эффективная обратная связь.

3. Заключительный контроль. Осуществляется после завершения всех работ. Контроль предоставляет информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Данный вид контроля способствует мотивации, поскольку измеряет достигнутую результативность.

Технология контроля осуществляется по следующей схеме:

1) выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);

2) определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность, эффективность контроля);

3) установление норм контроля (этические, производственные, правовые);

4) выбор методов контроля (диагностический, предварительный и т.д.);

5) определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции и т.д.).

Процесс контроля:

1) установление стандартов (достижимые, точные, обоснованные);

2) сравнение достигнутых результатов со стандартами (масштаб допустимых отклонений и принцип исключения; измерение результатов, передача и распространение информации, оценка информации о результатах);

3) принятие необходимых корректирующих действий (ничего не предпринимать; устранить отклонения; пересмотр стандартов).

Назначение контроля можно сформулировать следующим образом: фиксирование результатов управленческой деятельности и ее оценка; фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и ее оценка; фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий.

Различают две формы контроля: финансовый и административный.

Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют такие подразделения, как планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры. Административный контроль ведется на всех уровнях управления фирмой и призван оценивать деятельность сотрудников фирмы. Он осуществляется как специальными подразделениями, так и руководителями на всех иерархических уровнях организации.

Выделяют следующие негативные проявления контроля:

1) тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуждает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает задумываться над своими автоматически протекающими действиями и теряет уверенность в себе;

2) контроль является признаком разницы в статусе; он идет вразрез с человеческой потребностью в признании и высокой оценке;

3) контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точно, что именно контролируют;

4) так как контроль узаконен, никто не может от него защититься; возникающие по этой причине раздражение «выливается» где-нибудь в другом месте;

5) контроль зачастую воспринимается как придирки, хотя руководитель об этом не думает;

6) контроль может восприниматься как недоверие, в этом случае он препятствует хорошим отношениям между руководителем и подчиненными;

7) приводит к формированию поведения подчиненных, ориентированных на контроль (более эффективно выполнять контролируемую работу, и уделять незначительное внимание участкам работы, не подверженных процессу контроля).

Выделят правила, которых необходимо придерживаться при проведении контроля:

1) сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность, а на рабочий процесс;

2) сотрудник должен знать, что именно контролируется;

3) система контроля должна быть открытой и прозрачной;

4) осуществлять контроль надо за результатом, а не за действиями;

5) при доведении рабочих указаний особое внимание следует уделять изложению признаков контроля;

6) необходимо постоянно иметь в виду целевую установку контроля, не позволять ему превратиться в самостоятельную функцию;

7) необходимо обосновывать контроль, делать понятной его цель.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии:

1. Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.

2. Эффективность влияния не людей. Необходимо выяснить: какие стимулы вызывает контроль, вызывает ли стрессовые реакции.

3. Выполнение задач контроля. Контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений.

4. Определение границ контроля. Контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

В настоящее время арсенал методов контроля пополнился еще одним эффективным средством — системой контроллинга, позво­ляющей определять ход выполнения оперативных и долгосрочных планов. Контроллинг является детищем основных видов современ­ного менеджмента: стратегического, инновационного и финансово­го и нашел широкую сферу практического применения, особенно в крупных фирмах. Расширяя функции привычного контроля, контроллинг на ос­нове анализа данных внутреннего производственного учета дол­жен определять ход достижения поставленных стратегических це­лей и определять причины отклонений от заданных параметров. Благодаря деятельности системы контроллинга своевременно вно­сятся необходимые коррективы в оперативные планы предприя­тия и таким образом он охватывает не только подсистему контро­ля и учета, но и технико-экономического планирования. Все су­щественные изменения во внешней конкурентной среде находятся под постоянным прицелом системы контроллинга, что обеспечива­ет выживаемость предприятия. Следует отметить, что с каждым годом расширяется отечествен­ная база программных продуктов контроллинга (например, систе­мы "Стадия", "Эвриста"), которые по своим качественным пока­зателям не уступают зарубежным, но значительно дешевле их.

Наука и искусство управления должны обеспечивать целенаправленное воздействие на управляемый объект для достиже­ния поставленных целей и обязаны учитывать логические причин­но-следственные связи между элементами системы.