5. Индивидуальное задание Технология ведения документации в подразделении

Документ – информация, зафиксированная на бумаге или другом носителе, имеющая реквизиты. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере называют системой документации.

Правила составления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов.» - он устанавливает общие требования к организационно-распорядительной документации, оформленной машинописным способом, оговаривает разрешенные форматы документов, расположение и состав информационных элементов, приводит требования к бланкам и текстам документов.

В организации, как и в ее подразделении документацию можно классифицировать на 3 группы:

• Организационные документы

• Распорядительная документация

• Справочно-информационная документация

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

• Прием и первичная обработка документов

• Их предварительное рассмотрение и распределение

• Регистрация документов

• Контроль исполнения документов

• Информационно-справочная работа

• Использование документов

• Их отправки

• Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов

Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много - на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600. В то же время, основных типов документов бывает весьма немного - всего три:

Входящие. Это документы от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки.

Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов, например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу... в срок до...".

Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия.

Все документы организации являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие.

В пример документации подразделения университета, можно привести перечень основных документов на кафедре:

• Положение о кафедре.

• Учебные планы по направлениям (специальностям) подготовки.

• Рабочие программы учебных курсов, реализуемых на кафедре.

• Календарный график учебного процесса.

• График консультаций.

• Индивидуальный план работы преподавателя (соискателя, аспиранта, докторанта).

• Протоколы заседаний кафедры.

• План работы кафедры на учебный год.

• План работы кафедры на месяц.

• Расписание учебных занятий.

• План повышения квалификации ППС.

• План подготовки докторских и кандидатских диссертаций.

• План развития учебно-материальной базы кафедры.

• План научной работы

• Отчет о работе кафедры за учебный год.

• Учебно-методические комплексы по дисциплинам.

• Положение о проведении текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся.

• Положение по организации и проведению лабораторных работ.

• Положение по организации и проведению практических занятий и семинаров

• Положение по организации курсового проектирования.

• Положение по организации самостоятельной работы.

• Положение об учебно-методическом комплексе дисциплин.