Тема 7 «Бухгалтерские документы»

Студент должен знать:

• классификацию документов,

• особенности составления, обработки и хранения.

Студент должен уметь:

• правильно составлять первичные и сводные документы.

План лекции

1. Классификация документов.

2. Реквизиты документов.

3. Формы документов.

4. Порядок составления документов.

5. Бухгалтерская обработка документов.

6. Понятие документооборота.

7. Порядок хранения документов.*

1

Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или разрешение на её проведение получено.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков. Рассмотрим группировку первичных документов.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счёт, чек). Эти документы служат основанием для отражения в учёте хозяйственной операции.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственной операции. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения её в учётных регистрах (таблицы, в которых производятся учётные записи). Например, накладные, счета – фактуры и т. д.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «требование на отпуск материалов».

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций или сразу после её совершения. Например, приходный и расходный кассовые ордера.

Сводные документы обобщают данные первичных документов. Например, авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость.

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (накладные на поступление и отпуск материалов).

Накопительные документы составляются за определённый период времени (декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. Например, реестр сдачи документов не приход и расход материалов.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (накладные, лимитно - заборные карты), а внешние поступают на предприятие от других организаций и лиц и используются на данном предприятии (платёжные поручения, счета – фактуры поставщиков).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Например, договор о материальной ответственности.

При табличной структуре реквизиты документов расположены в определённой таблице. Например, оборотные ведомости.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд – по табличной. Например, счёт-фактура, накладная и ряд других документов.

При классификации документов по указанным признакам один и тот же документ может быть отнесён к нескольким классификационным группам. Например, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным по назначению, первичным по времени составления и разовым по объёму информации.

2

Реквизиты – это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций.

К числу обязательных реквизитов относятся:

• Название документа, его порядковый номер;

• Название и адрес предприятия, в котором составлен документ;

• Указание сторон, участвовавших в совершении операции, оформленной документом;

• Дата составления документа;

• Содержание операции, условия её выполнения, основания для её совершения (ссылка на договор, приказ, наряд);

• Измерители операции (натуральные, трудовые и денежные);

• Подписи лиц, ответственных за совершение операции и за правильное её оформление в документе.

Указанные реквизиты являются общими для всех бухгалтерских документов.

3

Форма документов – это состав и расположение его реквизитов.

Для составления документов применяются обычно типографские бланки. На них постоянные неменяющиеся элементы (строки, клетки, графы, не изменяющаяся часть текста) отпечатаны типографским способом.

Все остальные меняющиеся элементы сведений, характеризующие только данную операцию (номер, дата, количество, сумма) заполняются от руки или на ПЭВМ.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:

• Типовые документы. Они предназначены для регистрации однородных распространённых операций, имеющих место в большинстве организаций.

• Специализированные документы. Они служат для регистрации операций специального характера, имеющие место в отдельных группах предприятий или отраслей экономики.

Основными принципами рациональной разработки форм документов являются унификация и стандартизация документов.

Унификация документов – это установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в разных предприятиях.

Стандартизация документов – это установление стандартных одинаковых размеров бланков типовых документов.

4

Для правильного составления документа необходимо:

1. Заполнить документ на бланке или на чистом листе бумаги чернилами или на ПЭВМ.

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа.

3. Точно и ясно излагать содержание документа.

4. Чётко и разборчиво писать текст и цифры.

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочёркивать.

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью.

7. Снабжать документ необходимыми подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, то есть одновременно с совершением операции или непосредственно вслед за её совершением.

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Для исправления ошибки в документе необходимо неправильную запись зачеркнуть тонкой чертой и надписать над ней правильную запись. О произведённом исправлении на документе надо сделать оговорку, которая должна быть заверена лицами, подписавшими документ.

Во всех денежных первичных документах (приходные и расходные кассовые ордера, платёжные поручения, денежные чеки) исправление ошибок не допускаются. Их надо переписать.

5

Бухгалтерская обработка документов заключается в их проверке, шифровке, таксировке и группировке.

Проверка документов проводится при их приёмке бухгалтерией. Каждый документ подвергается всесторонней проверке и контролю по следующим признакам:

1. Проверка соблюдения установленной формы имеет цель выяснить:

• Содержит ли документ необходимые данные для учёта;

• Все ли реквизиты в нём заполнены;

• Оформлен ли документ подписями.

2. Проверка по существу устанавливает необходимость, целесообразность и законность указанной в документе операции.

3. Арифметическая проверка контролирует правильность произведённых в документе вычислений и подсчётов.

Шифровка документов применяется для того, чтобы все показатели, содержащиеся в документах и все направления их последующей обработки выразить в цифрах. Существуют шифры операций, шифры синтетических и аналитических счетов.

Таксировка (расценивание документа) – это определение и проставление денежных сумм по количественным показателям операции (обычно в накладных). Часто расценка производится в момент составления документа.

Группировка данных однородных документов производится, если много однородных документов, отражающих операции, носящие массовый характер. Она осуществляется путём составления накопительных ведомостей.

Обрабатываемые документы подвергаются гашению – это отметка на документах об их использовании. Гашение бывает:

• Оперативное. Ему подвергаются все денежные документы после их исполнения. На приходных документах ставят штамп «получено», а на расходных – «оплачено».

• Учётное. Ему подвергаются все документы после их записи по счетам.

6

Документооборот – это движение документов в учётном процессе с момента их составления до сдачи в архив.

Документооборот организуется на предприятии в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР).

Основные этапы документооборота:

• Составление и оформление документа;

• Приём документа бухгалтерией;

• Движение документа по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учётных записей;

• Передача документов на обработку в информационно – вычислительный центр и получение их обратно;

• Передача документов в архив.

График документооборота устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

7

В соответствии со статьёй 17 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в определённом порядке и переплетаются в папках, которые называются делами.

Бухгалтерские документы, на основании которых сделаны записи по счетам, хранятся с подразделением по видам операций (кассовые, расчётные, материальные) по месяцам и по числам месяца.

Порядок и сроки хранения документов определены в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г.) (с изм. и доп. от 27 июня 1996 г., 6 октября 2000 г.)

Рассмотрим сроки хранения бухгалтерских документов в соответствии с вышеуказанным перечнем.

• Бухгалтерские отчеты и балансы организаций, и объяснительные записки к ним:

а) сводные годовые: постоянно

б) годовые: постоянно

в) квартальные: 3 года.

• Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие) 5 лет

• Лицевые счета:

а) рабочих и служащих: 75 лет - "В",

где «В» – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счёта.

б) получателей пенсий и пособий: 5 лет,

При прекращении деятельности предприятия документы по заработной плате сдаются в государственный архив.