Тема14. Общие требования к подготовке проектов документов

14.1. Содержание документа

Под содержанием документа следует понимать всю включенную в документ информацию. Основным информационным компонентом документа является его текст - выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированного в документе управленческого решения и вытекающих из него действий. Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

1) сведения об авторе документа;

2) сведения об адресате;

3) сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (в зависимости от его функционального назначения);

4) сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;

5) сведения вспомогательного характера.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта РФ, используемом в качестве государственного наряду с русским. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.

В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их комбинации.

Связный текст - грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности. Связный текст образует упорядоченная последовательность предложений, как правило, объединенных в абзацы. Отметим, что в отдельных документах наиболее значимый по смыслу текст может излагаться в основной части (в составе так называемого основного текста), а второстепенные (вспомогательные) фрагменты текста - в составе приложений.

Анкетный способ представления текста применяется, как правило, в случаях, когда в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос).

Табличный способ представления текста применяется, как правило, в случаях, когда в содержании документа по определенным признакам (одному или нескольким) характеризуются два и более объектов (вопросов) одновременно.

В необходимых случаях для подготовки текстов документов допускается использовать унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов, а также текстовые формуляры (шаблоны, трафареты) и текстовые образцы.

Подготовка содержания документа во всех случаях должна начинаться с изучения существа вопроса (направления) деятельности компании, излагаемого в данном документе, положений законодательных и нормативно-правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, имеющих отношение к излагаемому вопросу (направлению) деятельности компании, а также имеющихся в распоряжении компании материалов деловой переписки. Содержание документа должно:

- включать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах (событиях);

- увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными, например, в рамках деловой переписки) по данному вопросу (направлению) деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а при необходимости иметь соответствующие ссылки на них;

- не противоречить законодательным и нормативно-правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе;

- излагаться ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко;

- соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложения языка.