Инструменты:

1.Сортировка базы данных

Вызывается командой Данные > Сортировка

Диалоговое окно Сортировка диапазона служит для выбора поля, по которому производится сортировка. Если заданы заголовки полей, то в качестве обозначений используются именно они, если заголовки отсутствуют, в качестве заголовков используются обозначения столбцов. Первое из выбранных полей определяет режим первичной сортировки. Если при совпадении значений в этом поле существуют дополнительные критерии, определяющие порядок записей, то можно также задать поля для вторичной и третичной сортировки. По любому из полей сортировка может выполняться в порядке возрастания или убывания. 2.Фильтрация базы данных

Так как база данных может включать огромное число записей, не всегда требуется отображать все эти записи, тогда вызывается фильтрация – это выделение подмножества из общего набора записей. Наиболее простым способом фильтрации в программе Excel является использование автофильтра. 1)Автофильтр

Данные > Фильтр Автофильтр

Для каждого поля базы данных автоматически создается набор стандартных фильтров, доступных через раскрывающиеся списки. Раскрывающие кнопки этих списков отображаются возле поля заголовка каждого столбца Вариант Первые 10 позволяет отобрать определенное число (или процент) записей по какому-либо критерию. Вариант Условие позволяет задать специальное условие фильтрации. Кроме того, имеется возможность отбора записей, имеющих в нужном поле конкретное значение. Записи, не попадающие в отобранное подмножество, скрываются и не отображаются. Общее число записей базы данных и число отобранных записей отображается в строке состояния программы. 2)Расширенная фильтрация

Расширенный фильтр оперирует с двумя базами данных одинаковой структуры, то есть с одинаковым набором полей. Обычно, для записи условий фильтрации создают отдельный рабочий лист. Запись в базе данных условий может содержать пустые поля. Каждое непустое поле задает определенное условие фильтрации. Условия, заданные в пределах одной записи, должны выполняться одновременно. Для условий, заданных в рамках разных записей, достаточно выполнения хотя бы одного. При выборе расширенной фильтрации командой Данные > Фильтр > Расширенный фильтр можно выполнить фильтрацию на месте или извлечь фильтр записи и поместить их отдельно, на любой рабочий лист.

Анализ данных

Анализ и агрегирование данных можно производить тремя элементами : сводная таблица(сводная диаграмма); промежуточные итоги; консолидация данных.

1.Построение сводных таблиц.

Данные>сводная таблица. В Word до 2007 года называется мастер построения сводных таблиц.

На первом этапе выбирается тип данных и тип оформления. Затем, после щелчка на кнопке Далее, надо уточнить, правильно ли был выбран диапазон, охватывающий базу данных.  Далее выбирается местоположение сводной таблицы. В большинстве случаев следует размещать ее на новом рабочем листе. надо сформировать содержание и оформление сводной таблицы. Для выбора содержания надо щелкнуть на кнопке Макет. Сводная таблица состоит из четырех областей: Страница, Строка, Столбец и Данные. Каждой области сводной таблицы должны соответствовать одно или несколько полей базы данных. Исключение делается только для поля Страница, которое можно оставить пустым. При заполнении сводной таблицы данные из соответствующих полей берутся автоматически. Область Страница играет роль внешнего фильтра. Данные в остальной части таблицы относятся к значению, выбранному в этом поле. Область Строка содержит значения, определяющие содержимое строки таблицы, и задает второй уровень сортировки, область Столбец определяет содержимое столбцов.  Область Данные определяет собственно содержимое таблицы. В отличие от всех остальных областей, к данным, попадающим в ячейку таблицы, применяется функция для итоговых вычислений (по умолчанию — суммирование). Для настройки внешнего вида сводной таблицы надо щелкнуть на кнопке Параметры. Здесь можно задать имя листа сводной таблицы, включить режим суммирования данных по строкам и столбцам, разрешить доступ к информации, использованной при вычислении, выполнить другие настройки. Сводная таблица остается динамично связанной с данными, на основании которых она была построена.

Построение сводных диаграмм.

1 шаг-выбираем не сводную таблицу, а сводную диаграмму. Формирование содержимого диаграммы осуществляется точно так же, как формирование сводной таблицы: перетаскиванием кнопок, соответствующих полям базы данных, в нужные области диаграммы. Таких областей три. • Область страницы располагается в верхней части диаграммы.

• Область данных совпадает с областью построения.

• Область категорий (включающая строки и столбцы промежуточной сводной таблицы) располагается в нижней части диаграммы или слева от нее.

Дальнейшее форматирование и настройка диаграммы осуществляется через контекстные меню.