Создание отчетов

Рис. П.26

Существует три основных способа создания отчета: с использованием автоотчета, с помощью мастера и в режиме конструктора.

Чтобы создать отчет, используются данные из одного или нескольких источников в виде таблиц или запросов. Для использования нескольких таблиц, требуется сначала создать запрос для извлечения данных из этих таблиц.

Автоотчет

Рис. П.27

Где одни и те же данные, представленные в виде столбчатого автоотчета(1) и в виде ленточного автоотчета (2).

Автоотчет - это самый быстрый способ создания отчета, но он предоставляет минимальные возможности управления структурой отчета и его внешним видом. В автоотчет автоматически вносятся все поля источника данных, будь то таблица или запрос. Структура автоотчета может быть либо столбчатой, либо ленточной.

Автоотчет: столбчатый. Каждое поле находится на отдельной строке с обозначением, расположенным слева. В любой момент времени видна только одна запись.

Автоотчет: ленточный. Обозначения всех полей отображаются на одной строке вверху отчета, а все записи выводятся под этой строкой.

Автоотчет лучше всего подходит для двух типов ситуаций: когда необходим быстрый обзор данных из таблицы или запроса (например, начальнику требуется распечатка для деловой встречи, которая начинается через 10 минут) или когда необходимо быстро создать отчет, который позднее будет дорабатываться.

Мастер отчетов

Рис. П.28

Мастером выводятся вопросы и выполняются действия в соответствии с ответами пользователя.

Мастер отчетов выводит вопросы и формирует отчет на основе ответов пользователя.

Этот метод лучше всего подходит для ситуаций, когда пользователь желает выполнить пошагово процедуру создания отчета.

Мастер отчетов выводит вопрос о том, на каких таблицах или запросах будет основан отчет и какие поля из этих источников данных должны использоваться. Также выводится вопрос о том, следует ли группировать данные и как выполнять сортировку и обобщение данных.

После вопросов о данных мастер отчетов выводит вопросы о внешнем виде отчета: макете, ориентации и выборе одного из шести визуальных представлений. В заключение выводится вопрос о названии отчета и затем на основе полученных ответов генерируется отчет.

Режим конструктора

Рис. П.29

1.Панель элементов управления.

2.Бланк режима конструктора

Режим Конструктора позволяет вносить различные изменения, начиная от источника базовых данных и заканчивая цветом текста. Сведения о настройке отчетов в режиме конструктора приводятся в следующем уроке. Об использовании режима конструктора для создания отчета с самого начала читайте дальше.

Если необходимы свобода действий и управление в полном объеме с самого начала (возможно, вы предпочитаете шить без выкройки или готовить без рецепта), тогда вам понравится создавать отчеты в режиме конструктора.

В режиме конструктора предоставляется панель элементов, с которой можно перетаскивать выбранные элементы управления и размещать их на бланке. Элементы управления могут быть присоединенными к данным из базы данных, отображая их напрямую, или они могут быть свободными, без связи с источником данных. Описательный текст, разделительные линии, эмблема продукта и другие элементы оформления обычно являются свободными.