Создание табличного отчета по данным нескольких таблиц с помощью мастера отчетов
В этом случае отчет строится аналогичным способом по значениям выбранных полей родительской и дочерней таблиц.
1. Первый шаг «Step 1 – Select Parent Table Fields» Мастера отчетов аналогичен построению отчета по значениям полей одной таблицы. Здесь указываются имя родительской таблицы и определяются имена полей родительской таблицы, значения которых надо поместить в отчет.
2. На втором шаге «Step 2 – Select Child Table Fields» аналогичным образом выбираются дочерняя таблица и поля из дочерней таблицы.
3. На третьем шаге «Step 3 – Relate Tables» Мастера отчетов проверяют правильность установления взаимосвязи родительской и дочерней таблиц. При необходимости можно изменить внешний ключ дочерней таблицы и альтернативный ключ родительской таблицы, указав их в соответствующих раскрывающихся списках.
4. Последующие шаги выполняются аналогично их выполнению при создании отчета по данным одной таблицы.
8. 3. Создание отчета с помощью конструктора отчетов
Для запуска Конструктора отчетов в диалоговой панели New Report необходимо выбрать кнопку New Report – на экране появится рабочее окно Конструктора отчетов:
Рис. 8.5 Рабочее окно Конструктора отчетов и панель инструментов
Назначение кнопок панели инструментов:
Кнопка |
Название |
Назначение |
|
Select Object |
Указатель выбора объекта отчета |
|
Label |
Размещает текст |
|
Field |
Размещает поле |
|
Line |
Рисует линию |
|
Rectangle |
Рисует прямоугольник |
|
Rounded Rectangle |
Рисует прямоугольник с закругленными краями |
|
Picture/ OLE Bound Control |
Помещает рисунок в отчет |
|
Button Lock |
Закрепляет выбор кнопки |
Первоначально рабочее окно Конструктора отчетов содержит три области (полосы):
Page Header – информация, размещенная в этой полосе, распечатывается в начале каждой страницы (верхний колонтитул).
Detail – размещается содержимое полей таблиц или результат вычислений над полями.
Page Footer – информация, размещенная в этой полосе, распечатывается в конце каждой страницы (нижний колонтитул).
Дополнительно могут быть добавлены следующие области:
Title – информация перед основным отчетом: может быть имя отчета, сопроводительное письмо и т.д.
Group Header – информация, используемая при группировке. Группы помогают идентифицировать информацию, содержащуюся на каждом уровне группировки.
Group Footer – итоговая информация по группе.
Summary – информация размещается один раз после основного отчета и содержит общие суммы или текст, подводящий итого содержимого отчета.
Задание среды окружения
Под средой окружения понимают набор таблиц из базы данных, по значениям которых будет построен отчет, определение индексов и установление отношений между таблицами. Если с помощью Конструктора отчетов вносятся изменения в существующий отчет, то среда окружения уже задана. Если отчет создается заново с помощью Конструктора отчетов, то среду окружения надо задать принудительно. Вся информация о среде окружения хранится в файле описания отчета.
Для задания среды окружения сначала запускают Конструктор отчетов, а затем выполняют одно из действий:
из главного меню подаю команду View – Data Environment;
из контекстного меню выбирают команду Data Environment.
В любом случае на экран выводится диалоговая панель Data Environment (рис. 8.6), куда с помощью команды Add контекстного меню добавляются таблицы. Взаимосвязи устанавливаются буксировкой общих (ключевых) полей.
Рис 8.6. Задание среды окружения
После выбора команды Add на экран выводится диалоговая панель Add Table or View для определения таблиц по значениям полей которых будет построен отчет.
Для задания полей, значения которых будут помещены в отчет, надо из главного меню подать команду Report – Quick Report, и на экран выведется диалоговая панель Quick Report (рис.8.7), где надо определить вариант размещения полей по горизонтали или по вертикали.
Рис. 8.7 Определение варианта размещения полей в отчете
Назначение флажков в панели Quick Report:
Titles – при включенном флажке имена полей отображаются над полем, при выключенном – рядом с полем.
Add Alias – при включенном флажке к имени поля добавляется псевдоним таблицы в рабочем окне Конструктора.
Add Table to Data Environment – добавляет таблицу в окружение.
Для помещения полей в отчет необходимо нажать кнопку Fields – на экране появится диалоговая панель Field Picker, которая позволяет выбрать необходимые поля.
В полосу Page Footer обычно помещают поле с функцией DATE() – текущая дата и поле с функцией _PAGENO – номер страницы.
Для задания шрифта сначала выделяют нужный объект, а затем из главного меню подают команду Format – Font и определяют желаемый шрифт.
Для добавления полосы заголовка и полосы итогов надо из главного меню подать команду: Report – Title/Summary, на экране появится диалоговая панель Title/Summary, где надо включить соответствующие флажки.
Допускается размещение в отчете рисунков и разделительных линий с использованием инструментов Line и Picture.
В созданный отчет также можно добавить две полосы: Group Header (Верхняя полоса группировки) и Group Footer (Нижняя полоса группировки). Для добавления полос необходимо из главного меню подать команду Report – Data Grouping.
Как правило, в верхней полосе размещают название (заголовок) группы, а в нижней полосе – итоговые суммы по группе.