67.Систематизация документов. Номенклатура дел.

дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

1.предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;

2.содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

3.закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

4.имеет справочное значение при изучении структуры организации;

5.является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

6.используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

7.может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. 3

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.

Формуляр номенклатуры дел включает:1)постоянные реквизиты «единого» бланка:эмблема ; наименование организации ;наименование вида документа, 2.переменные реквизиты «единого» бланка:дата ;регистрационный номер ; место составления или издания документа,заголовок ;текст ;подпись составителя ;гриф согласования;гриф утверждения .

68.Состав и содержание кадровой документации.

Вся кадровая документация подразделяется на группы в зависимости от ее функц.назначения. Информационные показатели, содержащиеся в кадровой документации, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие постановлением Госстандарта России в 1994 г., служит для определения состава кадров по их категориям, уровню квалификации, обеспечению занятости, организации заработной платы и др. Документы кадровой политики организации подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деят-ти самой кадровой службы: организационно-распорядительных, персональных, учетных, плановых, отчетно-статистических. Разновидности документов по функциям и задачам УП включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) введенный Госстандартом РФ (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе, относятся: 1) организационные документы (положение о службе УП, должностные инструкции работников этой службы и других подразделений, правила внутреннего труд.распорядка, положение о персонале, штатное расписание); 2) распорядительные документы (приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с персоналом - распорядительные документы, относящиеся к основной деят-ти организации); 3) справочные-журналы, личные карточки,приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д; 4) информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении труд.дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, и т.п.). Персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, хар-ки или рекомендательные письма, автобиографии и др. Из учетных документов следует выделить личную карточку формы Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д