39. Понятие и сущность информационной системы организации

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

• первичная обработка поступивших документов

• предварительное рассмотрение документов

• регистрация

• рассмотрение документов руководством

• направление на исполнение

• контроль исполнения

• подшивка документов в деле

• формирование дел

• оформление дел

• передача дел в архив

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

40. Сущность уу. Сравн-я хар-ка ф и уу.

Ист-я разв-я УУ. Происх-е термина «УУ». Предпосылки выдел-я УУ в самост-у подсист-му БУ. На рубеже 19-20 в. в усл-ях созд-я и функ-ния транснацион-х корпораций (ТНК), усиления концентрации кап-ла, внеш-й и внутр-й конкур-ции изм-сь треб-я к вед-ю БУ. Существ-ший калькул-ный учет имел много недост-в: усредненные данные о с/с (н-р, при изгот-и продукта неск-ми смеж-ми цехами) не позволяли эффек-но управлять затр-ми и с/с. С целью соверш-ния этого учета в нек-х странах стали прим-ся новые м-ды у. з-т на пр-во и кальк-е с/с. Появился у. по ЦО (стр-ное подразд-е орг-и, во главе к-го стоит ответ-е лицо, приним-щее реш-е и контрол-щее з-ты), кальк-е по с-мам стандарт-кост, директ-костинг. В процессе дальн-го разв-я сис-ма произв-го учета стала выпол-ть ф-ции учета и ф-ции управления (план-е, ан-з, контроль), что превратило произ-ный учет в УУ. УУ от америк. – учет для цели упр-я. УУ в сам-ю подсис-му выдел-ся к сер. 20 в., впервые возник в США. Офиц. признан в 1972 г. америк. ассоц-ей бух-в, к-я разраб-ла прогр-му подгот-ки спец-тов по УУ – бух-р-аналитик. В РФ УУ появился с сер. 90-х гг. В наст-ее время сис-ма УУ развита на крупн-х пр-ях, в обяз-м порядке - на пр-ях с ин-м кап-лом.

Предмет, м-д, цель и з-чи УУ. УУ — это установл-я орг-ей систе­ма сбора, регистр-и (упоряд-е и послед-ное отраж-е хоз. опер. в первич. док-тах), обобщен-я (ан-з инф-и, подготовка к интерпритации) и представл-я инф-и о хоз. деят-ти орг-ции и ее стр-ных подразд-й для осуществ-я планир-я, контроля и упр-я этой деят-тью. Предметом УУ явл-ся произв-я деят-ть орг-и в целом и его отдельных стр-ных подразд-й. Объектами УУ явл-ся: изд-ки пред-ия и его отдельных стр-ных подразд. (ЦО); рез-ты хоз. деят-ти пр-я и ЦО; внутрен-е ценообраз-е; бюджетир-е и внутр-яя отч-сть. В УУ исп-ся след. м-ды: некоторые эл-ты м-да бух. (фин.) у. (счета, 2ная запись, инв-ция и документ-я, балансовое обобщ-е, отч-сть, оценка и кальк-ция); приемы и методы, примен-мые в статистике и эк. ан-зе (индексный м-д, нормативный, факторный ан-з и т.д.); математ. м-ды (корреляция, линейное программир-е, м-д наименьших квадратов и т.д.). Осн-я цель УУ — предоставл-е ру­к-лям и специалистам орг-и и стр-ных подраз­д-й плановой, фактической и прогнозной инф-и о де­ят-ти орг-и и внешнем окружении для обеспеч-я возможности принятия обоснован-х управленчх реш-й. Осн-ми пользов-ли инф-и у/у — высшее руков-во орг-и, рук-ли стр-ных под­разд-й и специалисты.

Осн. з-чи: - учет наличия и движ-я материаль-х, финансовых и трудовых рес-в и предоставл-е инф-и по ним менеджерам; - у. з-т, дох-в и отклоненной по ним от установл-е норм, стандартов и смет по орг-и в целом, стр-ным подразд-м, ЦО, группам изделий, технологическим реш-ям; - исчисл-е различных пок-лей факт-й с/с прод-ции (р., у.) и их отклонений от норм-ных и плановых пок-лей; - опр-е фин. рез-тов деят-ти отдельных стр-ных подразд-й по ЦО, технологическим реш-ям, реализованным изделиям, выполн-м работам и услугам; - контроль и а-з фин.-хоз. деят-ти орг-и, ее стр-ных подразд. и др. ЦО; - планир-е ф.-х. деят-ти орг-и в целом, ее стр-ных подразд. и ЦО; прогнозир-е и оценка прогноза, т.е. предоставл-е заключ-я о воздействии ожидаемых в буд. событий на основе ан-за прошлых соб-й и их количеств-я оценка для целей планир-я; - составл-е упр. Отч-сти и представл-е ее управленч-му персоналу и специал-м для упр-я произв-вом и принятия реш-й на перспективу.

Различия м/д ФУ и УУ. 1. Обязательность ведения: ФУ – Обяз-но (предусм-но з/д). УУ – не обяз-но, вводится по реш-ю админ-ции. 2. Цель ведения учета: ФУ – формир-е достов-й инф-и, необх-й для составл-я БО, осущ-ния контроля и выявл-я резервов. УУ – формир-е достов-й инф-и для руков-ва, необх-мой им для упр-я (обеспеч-е внутрипроизв-го планир-я, управ-я, контр-ля). 3. Польз-ли инф-и: ФУ – в осн. внеш. польз-ли. УУ – внутр. польз-и. 4. Стр-ра инф-и: ФУ - Строится на основополаг-м равенстве: А=П. УУ – Стр-ра инф-и зависит от запросов польз-лей. 5. Правила учета: ФУ - Ведется в соотв-и с нормами и правилами БУ. УУ – устанавл-ся орг-ей. 6. Временной период: ФУ – прошедший отч. период, отражает фин. историю орг-и («как это было»). Проводки делаются после соверш-я операций. УУ – прошедший, тек. и буд. отч. периоды («как это должно быть»). 7. Используемые измерители: ФУ – труд., натур. и обязат. стоимостные. УУ – более широкое использ-е натур. и труд. пок-ли и специфич. стоим. пок-ли (н-р, будущий рубль). 8. Степень точности инф-и: ФУ – достов-я, док-но обоснов-я. УУ – допускаются приблизит-е и примерные оц-ки. 9. Способы гр-ки з-т: ФУ – по эконом. эл-там, УУ – по носителям з-т (виды прод-и) в разрезе статей кальк-ции. 10. Период-сть отч-сти: ФУ – ежемес., ежекварт., ежегод. УУ - ежемесячно; м. за более короткие периоды. 11. Сроки предост-я отч-ти: ФУ – ч/з неск-ко недель после оконч-я отч. периода, УУ - в теч. неск-х дней после оконч-я отч. периода; при оперативных отчетах - на след. утро, немедленно.12. Осн. объект учета: ФУ – орг-я в целом, УУ – подразд-я, обособленные по отдельным произв-вам, видам деят-ти, ЦО. 13. Ответственность за правильность ведения учета: ФУ - налоговые органы м. наложить штрафные санкции за неправ-ое отраж-е отч-сти (админ-ная и уголов. отв-ть). УУ – рук-ля м. привлечь к ответств-сти только за неправильное управленч. реш-е на основе данных УУ, но не за сами данные УУ. 14. Доступность данных отч-ти: ФУ – доступна, УУ – ком. тайна. 15. Регул-щий орган: ФУ – МФ РФ, УУ – Минэкономразвития.

Сходства ФУ и УУ. 1. Данные ФУ и УУ исп-ся для принятия управленч. реш-й. 2. Общепринятые пр-ципы ФУ действуют и в УУ (непрерыв. деят-ти, имущ. обособл., времен-я опред-ть фактов ХД, послед-ть применения учет. пол-ки). 3.ФУ и УУ основываются на единой оперативной инф-и, поэтому к сбору перв. данных предъяв-ся общие треб-я.