2.2. Методика автоматизированного учета расчетов с поставщиками и покупателями, дебиторами и кредиторами на базе программного средства "1с:Предприятие"

Методика и организация автоматизированного учета расчетов на базе программы "1С:Предприятие" строится на основе тесной интеграции учета материальных ресурсов и учета банковских операций. Учет материальных ресурсов и учет банковских операций — являются источниками большей части оперативных данных для учета расчетов. Там обрабатываются документы по поступлению материалов от поставщиков, формируются документы по отгрузке готовой продукции, отражаются данные об оплатах. В условиях компьютеризации учет расчетов базируется на уже сформированной первичной информации — базе данных оперативной информации по расчетам.

Центральным элементом организации учета расчетов является формирование и ведение детальной базы данных контрагентов. Для этой цели на этапе внедрения программы формируется справочник "Контрагенты", куда заносятся все организации, с которыми у предприятия имеются хозяйственные взаимосвязи. Для детализации данных по контрагенту внутри него формируется справочник "Договора", который может быть использован для контроля расчетов по отдельным договорам или конкретным операциям. Работа со справочником организована в режиме "Операции" подрежиме "Справочники".

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Операции – Справочники – Контрагенты

На день внедрения программы по всем контрагентам организуется начальное сальдо по соответствующим бухгалтерским счетам. При этом используется функция "Ввод начальных остатков НДС" для корректного ввода данных по НДС и расчетам.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Ввод начальных остатков – Ввод начальных остатков НДС

На крупном производственном предприятии на участке учета расчетов с поставщиками и покупателями, дебиторами и кредиторами, как правило, задействовано несколько бухгалтерских работников. Соответственно на базе программы "1С:Предприятие" могут создаваться отдельные информационные системы, такие как:

- АРМ-ПОСТАВЩИКИ,

- АРМ-ПОКУПАТЕЛИ,

- АРМ-ДЕБИТОРЫ/КРЕДИТОРЫ.

Все информационные системы, задействованные в учете расчетов, работают с единым справочником контрагентов и единой базой данных оперативной информации, созданной в основном усилиями банковского учета и учета материальных ресурсов.

АРМ-ПОСТАВЩИКИ отражает процессы ресурсного обеспечения производства. Он основан на обработке документов по поступлению сырья, материалов, других товарно-материальных ценностей с одной стороны, а с другой стороны включает формирование и обработку документов по оплате задолженности поставщикам.

Основные типы хозяйственных операций, обрабатываемые в АРМ-ПОСТАВЩИКИ, следующие.

 Поступление материалов (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Покупка – Поступление товаров и услуг – Insert – Выбор вида операции документа – покупка, комиссия – Цены и валюта – <установка типа цен для оформления документа: "Закупочная цена"> – <заполнение закладки "Товары"> – <заполнение закладки "Счета учета расчетов"> – ОК – < проведение документа >

 Отражение дополнительных расходов при поставке материалов (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Покупка – Поступление доп.расходов – Заполнить – Заполнить по поступлению – <выбрать основной документ поступления> – <ввести сумму дополнительных расходов> – Распределить – ОК – < проведение документа > – Основание для вычета НДС – <оформление счет-фактуры по НДС от суммы транспортных услуг>

 Списание денежных средств на оплату счетов поставщиков.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Банк – Платёжное поручение исходящее – Insert – Операция – Оплата поставщику

На АРМ-ПОКУПАТЕЛИ оформляются документы на отгрузку и реализацию готовой продукции. С другой стороны обрабатываются документы по оплате отгрузок. Основная задача АРМ-ПОКУПАТЕЛИ — контролировать своевременное прохождение платежей от покупателей по выпискам банка.

Основные типы хозяйственных операций, обрабатываемые в АРМ-ПОКУПАТЕЛИ, следующие.

 Отпуск и реализация готовой продукции (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Продажа – Реализация товаров и услуг – Выбор вида операции документа – Продажа, комиссия – <оформление документа>

 Зачисление денежных средств от покупателя по платёжному поручению входящему (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Банк – Платёжное поручение входящее – Insert – Операция – Оплата от покупателя – <оформление документа>

 Зачисление средств от покупателя по платёжному ордеру (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Банк – Платёжный ордер на поступление денежных средств – Insert – Операция – Оплата от покупателя – <оформление документа>

Функция "Платёжный ордер на поступление денежных средств" используется в том случае, когда поступление денежных средств оформляется не платёжным поручением входящим, а иными документами.

 Зачисление средств от покупателя по платёжному требованию выставленному (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Банк – Платёжное требование выставленное – Insert – <оформление документа>

 Оформление реестра платёжных требований для банка (не проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Банк – Реестр требований – Insert – Заполнить

 Контроль платёжных документов и формирование электронных выписок банка.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Банк – Выписка банка – <вход в таблицу "Банковские выписки", где указывается банковский счет и период> – <автоматическое формирование списка выписок по датам>

Введенные в программе платёжные документы могут быть просмотрены, отредактированы, дополнены в журнале "Банковские расчетные документы".

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Банк – Банковские расчетные документы

АРМ-ДЕБИТОРЫ/КРЕДИТОРЫ, как правило, обрабатывает операции связанные с оплатой услуг, обязательных платежей и т.п., а также с поступлениями средств по разовым операциям. Многообразие расчетных взаимоотношений с дебиторами и кредиторами обычно не позволяет добиться их глубокой автоматизации, поэтому технология автоматизированной обработки информации на данном участке опирается на унифицированные алгоритмы.

При этом используются режимы:

 Списание средств по платёжному ордеру.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Банк – Платёжный ордер на списание денежных средств

 Зачисление средств по платёжному ордеру.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Банк – Платёжный ордер на поступление денежных средств

 Приобретение услуг (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Покупка – Поступление товаров и услуг – Insert – Операция – покупка, комиссия – <заполнение закладки "Услуги"> – <заполнение закладки "Счета учета расчетов" и параметра "Основание для вычета НДС"> – ОК – < проведение документа >

При оформлении документа рекомендуется отключить функцию (пиктограмму) "Скрыть счета учета".

Основная функция бухгалтерских работников по расчетам — обеспечить оперативный контроль всех расчетных операций, их полное и правильное документальное оформление (в информационных системах по расчетам открыты функции для выписки и редактирования всех типов документов, связанных с расчетами), а также отражения на счетах бухгалтерского учета. Программа "1С:Предприятие" не полно обеспечивает возможности обработки данных по расчетам методом "от документа" (например, по претензионной работе) поэтому ряд данных в автоматизированном учете расчетов может вноситься в базу данных проводок на прямую — через "Журнал Операций".

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Операции – Операция, введенные в ручную – <заполнить шапку документа> – ввести проводки на закладке "Бухгалтерский учет" ("Налоговый учет")

К концу отчетного периода АРМ, задействованные в учете расчетов, должны обеспечить полное формирование базы данных по расчетам. На основе которой формируются сводные машинограммы синтетического и аналитического учета расчетов (режим "Отчеты").

Программа "1С:Предприятие" позволяет также решать задачи оперативного учета и контроля расчетов в течение отчетного периода для этого используются машинограммы по субконто.

Основные типы машинограмм по учету расчетов следующие.

Для целей синтетического учета выпускаются:

- Главная книга;

- Анализ счета (аналог главной книги);

- Обороты счета (аналог журнала-ордера и ведомости);

- Карточка счета (аналог журнала регистрации хозяйственных операций).

Для целей аналитического учета выпускаются:

- Оборотно-сальдовая ведомость по счету;

- Карточка субконто.

Для целей оперативного учета выпускаются:

- Анализ субконто;

- Обороты между субконто.