18.2. Информационные системы делопроизводства в органах прокуратуры

Информационные системы в сфере делопроизводства представлены в настоящее время автоматизированными рабочими местами, обеспечивающими те или иные направ­ления работы с документами, которые могут действовать и в составе локальной вычислительной сети.

Развитие информатизации органов прокуратуры выра­жается в создании и развитии информационной системы обеспечения надзора за исполнением законов по четырем основным направлениям: ведомственный документообо­рот; системы для обработки статистической информации; правовые системы; кадровая система.

Электронный (автоматизированный) документооборот в органах прокуратуры обеспечивает выполнение следую­щих функций, включающих организацию:

• регистрации входящих, исходящих документов;

• учета картографических документов в хранилище объектов учета (карточек) и объединением документов в папки надзорных производств;

• учета папок документов путем упрощенного их рас­положения по разделам, главам, томам, в алфавитном порядке, по контрольным датам исполнения и другим учет­ным способом;

• контроля исполнения документов;

• хранилища архивных документов;

• уничтожения документов в соответствии с принятым порядком.

Система электронного документооборота является ос­новой информационной системы органов прокуратуры. Организация такого документооборота предполагает охват всех подразделений органов прокуратуры вычислитель­ной сетью и образованием автоматизированных рабочих мест в канцелярии каждого подразделения. Автомати­зированный документооборот защищен специальными программно-техническими средствами, системами разгра­ничения доступа к информации.

Уникальность документооборота в органах прокуратуры заключается в многообразии форм и средств регистра­ции документов, характеризующихся созданием большого количества регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов, книг, картотек, объектов учета.

Системы для обработки статистической информации. Возложение на органы прокуратуры функций координации деятельности правоохранительных органов по борьбе с пре­ступностью повысило значение обобщающей и аналитиче­ской работы со статистической информацией, что вызвало необходимость построения в органах прокуратуры инте­грированного банка данных статистических показателей о состоянии законности и состоянии преступности в Рос­сии. Этот банк данных, наряду с учетными данными право­охранительной статистики, должен содержать и обобщен­ные показатели.

Сейчас основу банка данных составляют государствен­ные и ведомственные формы статистического учета. Но уже сегодня ставится вопрос о том, что такой банк данных дол­жен охватывать всю имеющуюся информацию: сведения из отраслевых министерств и ведомств, данные контролиру­ющих органов, результаты собственной надзорной деятель­ности, статистические данные работы судебных органов и тематические обзоры судебной практики, аналитические обзоры правоохранительных органов. Его наполнение пред­полагает своевременное получение в электронном виде достоверной статистической отчетности, что представляет самостоятельную проблему.

Программа АРМ «Статистика» обеспечивает веде­ние сводной базы данных формирования статистической информации о деятельности органов прокуратуры всех уровней. Она является основой для проведения аналитиче­ской работы.

Информационные правовые системы. Следующей за­дачей является информационное обеспечение органов про­куратуры всех уровней правовыми базами данных. Она решается в рамках самостоятельного направления в АСИО «Прокуратура». Это создание и использование ведом­ственных информационно-правовых фондов в органах прокуратуры. На федеральном уровне задача обеспечения такими фондами решается специализированными подраз­делениями (Центрами правовой информации ФСО России и НТЦ «Система»), Такие фонды предназначаются глав­ным образом для организации межведомственного инфор­мационного обмена и для обеспечения «электронными ори­гиналами» нормативных правовых актов из официального источника.

Наибольшее распространение в органах прокуратуры получили справочные правовые системы «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс», которые содержат огромные массивы правовой информации (нормативные правовые акты и комментарии к ним, обзоры судебной практики и практики судов по конкретным делам, периодические правовые издания и др.).

Кадровая информационная система. Основной ком­понентой информационного обеспечения деятельности кадровых подразделений является автоматизированная информационная система «Кадры». Она построена и техно­логически увязана с документами личного дела сотрудника: личным листком по учету кадров, анкетой, личной карточ­кой сотрудника, приказами. Информация об аттестации заносится в аттестационную карточку, а о резерве — в кар­точку резерва. После ввода данных полная информация содержится в удобной для работы электронной карточке сотрудника. В дополнение к таким карточкам формируются различные списки документов, приказов, информационно обеспечивающих деятельность кадровых подразделений: по районам, по должностям, по классному чину, образова­нию, семейному положению, возрасту, о сотрудниках, нахо­дящихся в следственной бригаде, выдвинутых в резерв, награжденных и поощренных, о сотрудниках, имеющих взыскание, пониженных в должности, уволенных из орга­нов прокуратуры.

На основе электронного массива документов формиру­ется отчет о работе с кадрами. Информационная система «Кадры» внедрена во многих прокуратурах субъектов РФ.

Наличие телекоммуникационной системы, отвечающей тре­бованиям безопасности, позволяет создать распределенный электронный банк данных персонального учета сотрудни­ков прокуратуры.