Регламентация организации процесса управления
Организационная структура может успешно функционировать при наличии ряда документов, регламентирующих отношения, связи и процедуры управления, на которых строится организационный механизм. Их можно разделить на две группы.
Первая группа это нормативно-правовые акты и положения, определяющие отношения между работниками аппарата управления в процессе выполнения поставленных задач (Устав предприятия, положения о звеньях производственного и управленческого аппарата, должностные инструкции).
Вторая группа это нормативно-технологические регламенты, определяющие процедурную сторону выполнения отдельных управленческих работ, операций и процесса управления в целом (инструкции, правила, маршрутные и операционные технологические карты, матрицы полномочий и др.).
Наиболее важную роль в регламентации системного распределения полномочий и ответственности играют должностные инструкции. Они являются основными универсальными документами, определяющими отношения между руководителями, специалистами и техническими исполнителями. Существуют различные правила построения должностных инструкций. Рассмотрим отечественную практику, которая, по мнению некоторых авторов, например А.С.Курочкин, в большей степени, чем зарубежная, системно-целевому подходу к формированию структуры и организации процесса управления.
Все должности делятся на категории в зависимости от их места и роли в процессе управления – руководители предприятия, его подсистем, производственных и функциональных звеньев, функциональные специалисты, технические исполнители. Для каждой категории должностей существуют общие права и ответственность. Они обусловлены трудовым законодательством и хозяйственным правом, производственной и технологической дисциплиной. Общая часть должностных инструкций не должна иметь, как правило, индивидуальных отклонений.
В то же время решение конкретных задач управления требует учета специфики каждой должности. В связи с этим устанавливаются следующие регламентируемые и контролируемые параметры, которые обеспечивают целевую ориентацию работников и условия его эффективной деятельности.
1. Требования к образованию (квалификации) и стажу работы по специальности. Данные требования устанавливаются с целью обеспечения наличия соответствующего образования и опыта у сотрудников, занимающих определенную должность.
2. Сфера ответственности. Она определяется границами объекта управления, на функционирование, состояние или использование которого влияет соответствующее должностное лицо.
3. Задачи (обязанности) каждого должностного лица устанавливаются исходя из разработанной системы целей для того структурного уровня, который соответствует принятой сфере ответственности.
4. Права должностного лица могут быть практически регламентированы возможностями его участия в принятии решений, влияющих на выполнение поставленных задач или на условия, в которых происходит этот процесс. Например, право утвердить документ означает возможность принять решение, связанное с распоряжением ресурсами, которые определены сферой ответственности. Право согласовать документ соответствует возможности препятствовать или не препятствовать определенным действиям. Право участвовать в разработке документа означает право предлагать собственные решения. Право контролировать означает возможность воздействовать на поведение объекта управления, включенного в сферу ответственности должностного лица.
Необходимо отметить, что при достаточно высокой динамичности производства, многообразии управленческих задач, проблем и условий их решения зачастую интуиция и способности отдельных руководителей и специалистов могут оказывать на эффективность работы не меньшее влияние, чем строгое соблюдение процедур и предписаний. Поэтому в реальных условиях должна присутствовать разумная минимальность стандартизации и нормирования управленческой деятельности.
Контрольные вопросы
Какие принципы организации процесса управления Вы знаете?
Что такое функциональная матрица?
Является ли матричная схема полномочий отражением делегирования полномочий?
На какие группы делятся документы, регламентирующие отношения, связи и процедуры управления?
Какие регламентируемые и контролируемые параметры, которые обеспечивают целевую ориентацию работников и условия его эффективной деятельности, должны найти отражение в должностных инструкциях?