1.1 Документы системы менеджмента качества организации
В организациях действует иерархическая система документации, которая изображена на рисунке 1.
Документами руководящего и стратегического уровня являются:
- политика (ПК) и цели руководства организации в области качества;
- руководство по качеству (РК);
- стандарты организации (обязательные документированные процедуры стандарта ИСО 9001:2000);
- документированные процедуры (ДП) верхнего уровня и спецификации процессов (положения о видах деятельности организации);
- план стратегического развития организации.
Рисунок 1 Иерархическая система документации СМК
Документы руководящего и стратегического уровня дают ответы на следующие вопросы: какие цели в области качества ставит перед собой руководство; какие задачи при этом надо решить и каким образом управляется деятельность для достижения поставленных целей.
Документами тактического и оперативного уровня являются:
- документированные процедуры на уровне подразделений (положения о различных видах деятельности подразделений);
- методические инструкции;
- рабочие инструкции;
- перспективные планы развития подразделений организации;
- индивидуальные планы работы.
Создание и применение документированных процедур на всех уровнях управления организации позволяет:
- распределять полномочия и ответственность;
- устанавливать порядок и взаимодействия должностных лиц и подразделений;
- осуществлять управление материальными ресурсами и материальными потоками при выполнении процессов.
Документы тактического и оперативного уровня дают ответы на вопросы: кто, где и в каком порядке, на основании каких документов-требований, при взаимодействии с кем, в течение какого времени выполняет требования системы менеджмента качества, как это документируется в рамках реализации политики и целей в области качества.
Записи – это документированная информация, представляющая объективное
доказательство о проделанной работе или достигнутых результатах в отношении степени выполнения требований к качеству продукции или эффективности функционирования конкретных элементов СМК.
К первичным записям, подтверждающим качество, относятся следующие документы:
- протоколы обучения и повышения квалификации персонала;
- акты состояния зданий, помещений, оборудования и рабочих мест;
- описи дел (постоянного хранения, по личному составу);
- справки, докладные записки;
- перечни оборудования, средств измерения, испытаний и контроля, номенклатура дел и т.п.;
- регистрационные журналы, книги, карточки, книги учёта;
- списки сотрудников;
- личные карточки;
- записи о выполнении планов, графиков, смет.
Результаты анализа первичных записей включают:
- годовые статистические отчёты о наличии, учёте, текучести и распределении кадров;
- отчёты об анкетировании персонала;
- отчёты о деятельности организации;
- отчёты о деятельности состава;
- отчёты о выполнении планов, графиков и смет.
Принятие решений по улучшению процессов:
- протоколы совещаний;
-контракты.
Документы по подтверждению качества (записи) дают ответы на следующие вопросы:
- как документировать фактическое выполнение работ в установленных формах;
- чем подтверждается факт выполнения работ в соответствии с требованиями СМК;
- с каким качеством выполнены работы.
Например, процедура управления записями по качеству описана в стандарте организации СТО-СМК-01.01-2007 «Управление записями». [1]